De risico’s van zakenreizen boeken

Fysieke ontmoetingen blijven noodzakelijk – ondanks de opkomst van Skype en andere virtuele vergadermogelijkheden. Als secretaresse of Office Manager ben je vaak verantwoordelijk voor het organiseren van deze ontmoetingen over de landgrens. Maar het boeken van zakenreizen is een vak apart. Welke risico’s loop je bij het boeken van zakenreizen? Wat zijn de meest voorkomende fouten – en hoe zorg je ervoor dat dit jou niet overkomt? De experts van ATPI Corporate Travel geven raad.

Verkeerde luchthaven

Onze eerste vragen zijn altijd: wie gaat er reizen, wat is het reisdoel en zijn er bijzonderheden? Dit om de risico’s van foutieve boekingen te voorkomen.

‘’Veel zakenreizen binnen Europa gaan naar Londen, maar dat is voor ons als Travel Management Company een breed begrip met zes verschillende luchthavens. Het scheelt een hoop als we weten waar bijvoorbeeld een congres plaatsvindt of waar het kantoor ligt waar de reiziger naartoe moet. Zo boeken we altijd de juiste luchthaven, zo dicht mogelijk bij de plaats van bestemming.’’

Geen visum

Ticket, overnachting en transfer, check. Maar heb je écht overal aan gedacht? Voor veel bestemmingen is een zakelijk visum noodzakelijk. Denk aan Turkije, Rusland, de Verenigde Staten en Canada. Het duurt soms enkele dagen voordat het visum verwerkt is – dus vraag hem op tijd aan.

‘’Wij wijzen onze klanten erop als er een visum geregeld moet worden. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie en wordt vaak vergeten. Ook is een foutje zo gemaakt, denk aan de letter O in plaats van het cijfer 0 in het documentnummer van je paspoort. Het zal je maar gebeuren dat de reis door zo’n klein foutje niet doorgaat.’’

Foutieve naam

Wist je dat je de exacte naam uit het paspoort aan moet houden voor een boeking? Wijzigen kan met kosten gepaard gaan en in het ergste geval mag een reiziger niet mee bij een foutief doorgegeven naam.

‘’We zien regelmatig dat tickets geboekt worden onder bijvoorbeeld de naam Jan de Vries, terwijl de (doop)naam Johannes is. Of dat bijvoorbeeld de gehuwde achternaam wordt gebruikt in plaats van de eigen naam die in het paspoort staat. Bij namen waarvan we het vermoeden kunnen hebben dat het een roepnaam is, vragen we het voor de zekerheid altijd na, maar we kunnen het helaas niet altijd weten. Een goede oplossing is om reizigersprofielen aan te maken, waardoor het niet meer fout kan gaan.’’ 

Niet verzekerd 
Boek je de zakenreizen van reizigers die last-minute vertrekken of die bijvoorbeeld kostbare apparatuur meenemen? Dan is het slim om na te denken over een Doorlopende Zakenreisverzekering voor een individuele reiziger of een Collectieve Reisverzekering voor de gehele organisatie. Een zakenreis moeten annuleren of afbreken, dat is vervelend genoeg. Daar kun je geen financiële zorgen bij gebruiken.

‘’Het zal je maar gebeuren; door onvoorziene omstandigheden moet je de zakenreis annuleren. Dan is het wel zo fijn om bepaalde kosten vergoed te krijgen. Goedkoop – door kosten te besparen op verzekeringen – is in dit geval al snel duurkoop. Wij raden iedereen aan om goed verzekerd op reis te gaan.’’

In het geval van een noodsituatie…

Wist je dat je als bedrijf een wettelijke zorgplicht hebt voor je medewerkers – ook op zakenreis? Het omvat een heel scala aan mogelijke situaties: van het verlies van reisdocumenten tot de garantie dat medewerkers niet in de auto moeten stappen na een lange vlucht. Maar ook in het geval van een noodsituatie ligt er als werkgever een belangrijke taak voor je.

‘’Duty of care is in deze branche van cruciaal belang. Je kunt zelf een aantal dingen doen. Bereid reizigers zo goed mogelijk voor op de risico’s van de zakenreis bestemming. En spreek met elkaar af wat te doen en wie te contacten in het geval van calamiteiten. Wij bieden je daarnaast een gratis Alertserviceaan, waardoor je als boeker altijd op de hoogte bent van de calamiteiten in de wereld. Daarnaast kunnen we je helpen bij het traceren van je reizigers, waar ook ter wereld.’’

Wil je meer weten over het slim en efficiënt boeken van zakenreizen? Download dan nu onze whitepaper voor zakenreis boekers.

Download de whitepaper