Savita Oil Technologies Limited is een toonaangevende petroleumspecialist, een vertrouwd en bekend merk in India. De groep die petroleumspecialiteiten produceert, lanceerde onlangs een breed assortiment smeermiddelen voor de auto-industrie en de industrie onder de merknaam Savsol, om tegemoet te komen aan een groeiend aantal kwaliteitsbewuste klanten.
De uitdaging
Savita Oil, gevestigd in Mumbai, nodigde prominente evenementenbedrijven uit de hele stad uit voor offertes om 160 werknemers uit vier metros, Mumbai, New Delhi, Chennai en Kolkata, te begeleiden naar een bestemming buiten het land om een nieuw product te lanceren.
De eis was om een spannende locatie te zoeken voor de productlancering, omdat het bedrijf een breder publiek wilde aanspreken. Naast de productlancering wilde het bedrijf de kenmerken en voordelen van het product benadrukken door middel van een nieuwe tv-commercial die tegelijkertijd werd gepresenteerd.
Savita Oil zocht een vindingrijk team om relevante locatieopties voor te stellen, voor een driedaags verblijf op een buitenlandse locatie, de logistiek
te regelen voor alle medewerkers die vanuit vier grote metropolen van het land reisden, en de productlancering van begin tot eind te verzorgen.
De oplossing
Als het gekozen evenementenbedrijf voor Savita Oil, ATPI Corporate Eventsvoerde het evenement effectief uit, van conceptuele plannen en het vinden van de bestemming tot het management ter plaatse. Savita Oil kon kiezen uit de bestemmingen Singapore, Griekenland en Turkije en het bedrijf koos voor Istanbul, Turkije.
ATPI Corporate Events deed strategische aanbevelingen om het evenement te verbeteren en zorgde voor een winnende ervaring. Daarnaast hielp het team de klant ook met het opzetten en de logistiek, pre-event en registratie, het regelen van de heen- en terugreis van afgevaardigden door het hele land.
Een van de grootste hordes die genomen moest worden, was op het gebied van ticketing en visa. De meeste afgevaardigden voor het evenement kwamen uit verschillende Tier 2- en Tier 3-steden in het land. Het zou een gigantische taak zijn geweest om alle documenten van de afgevaardigden voor de visumprocedure te verzamelen. De verwerking van het visum bleek echter vlekkeloos te verlopen, dankzij de hartelijke medewerking van het consulaat-generaal van Turkije dat hielp om de situatie te vergemakkelijken.
Alle vragen over accommodatie en vervoer, a/v-vereisten, eten en drinken, materiaal voor delegatieleden en weggevertjes, het maken van een thema en branding, entertainment, budgettering en boekhouding werden soepel uitgevoerd. Het evenement bestond uit workshops en een tentoonstelling, die vlekkeloos verliep.
Om de logistiek te coördineren, zorgde ATPI Corporate Events ervoor dat elke werknemer van de vier metro’s werd vergezeld door een lid van het MICE-team om een coherente techniek te garanderen.
Het evenement bestond uit een eendaagse conferentie op de eerste dag met workshops, plenaire en parallelle sessies. Daarna volgde de grootse productlancering en onthulling van de televisiespot. Tot slot werden sightseeing en vrijetijdsactiviteiten opgenomen als een dagvullend evenement op de Princess Islands, op het laatste deel van de tour. Het ATPI Corporate Events-team zorgde verder voor een succesvolle gala-avond in het Gar Muzikhol en een met sterren bezaaide cruise op de Bosporusstraat.
Het resultaat
Het team van Savita Oil prees de productlancering met ATPI Corporate Events “als alle verwachtingen overtroffen”. Het team van ATPI Corporate Events werd door Savita Oil geprezen voor het helpen van het bedrijf om belangrijke boodschappen te presenteren in een exclusieve omgeving met een buitengewone ervaring. Door te werken aan een succesvol platform, zorgde ATPI Corporate Events voor een productief evenement voor Savita Oil.
Skip to content
