Savita Oil Technologies Limited est un spécialiste du pétrole de premier plan, une marque de confiance et bien connue en Inde. Son groupe de fabrication de spécialités pétrolières a récemment lancé une large gamme de lubrifiants automobiles et industriels sous la marque Savsol, afin de répondre aux besoins d’un nombre croissant de clients soucieux de la qualité.
Le défi
Basée à Mumbai, Savita Oil a invité d’importantes sociétés d’événementiel de toute la ville à faire des offres pour aider 160 employés de quatre métropoles (Mumbai, New Delhi, Chennai et Kolkata) à se rendre à l’étranger pour le lancement d’un nouveau produit.
Il s’agissait de trouver un lieu passionnant pour le lancement du produit, l’entreprise souhaitant attirer un public plus large. Outre le lancement du produit, l’entreprise souhaitait mettre en avant les caractéristiques et les avantages du produit par le biais d’un nouveau spot télévisé qui devait être présenté en même temps.
Savita Oil recherchait une équipe pleine de ressources pour suggérer des options de lieux pertinents, pour un séjour de trois nuits à l’étranger, pour mettre en place la logistique…
pour tous les employés qui voyagent à partir de quatre grandes métropoles du pays, et s’occuper du lancement du produit du début à la fin.
La solution
En tant que société événementielle choisie par Savita Oil, ATPI Corporate Eventsa efficacement exécuté l’événement, depuis les plans conceptuels et la recherche de la destination jusqu’à la gestion sur place. Savita Oil avait le choix entre Singapour, la Grèce et la Turquie et a opté pour Istanbul, en Turquie.
ATPI Corporate Events a fait des recommandations stratégiques pour améliorer l’événement et a fourni une expérience gagnante. En outre, l’équipe a également aidé le client dans l’organisation et la logistique, la préparation de l’événement et l’inscription, la prise en charge des délégués se déplaçant dans tout le pays.
L’un des obstacles les plus importants a été franchi dans le domaine de la billetterie et des visas. La plupart des délégués présents à l’événement venaient de différentes villes de niveau 2 et 3 du pays. Rassembler tous les documents des délégués pour la procédure de visa aurait été une tâche colossale. Cependant, le traitement des demandes de visa s’est déroulé sans problème, grâce à la coopération totale du Consulat général de Turquie qui a contribué à faciliter la situation.
Toutes les questions relatives à l’hébergement et au transport, aux besoins audiovisuels, à la nourriture et aux boissons, au matériel des délégués et aux articles à offrir, à la création d’un thème et d’une image de marque, aux divertissements, à la budgétisation et à la comptabilité ont été exécutées sans problème. L’événement comprenait des ateliers ainsi qu’une exposition, ce qui a été réalisé sans faille.
Pour coordonner la logistique, ATPI Corporate Events a veillé à ce que chaque employé des quatre métros soit accompagné par un membre de l’équipe MICE afin de garantir une ingénierie cohérente.
L’événement a consisté en une conférence d’une journée le premier jour, comprenant des ateliers, des séances plénières et des sessions parallèles. Elle a été suivie par le grand lancement du produit et le dévoilement de la publicité télévisée. Enfin, des visites touristiques et des activités de loisirs ont été organisées pendant toute une journée aux îles Princesse, lors de la dernière étape du voyage. L’équipe d’ATPI Corporate Events a également assuré le succès de la soirée de gala au Gar Muzikhol et de la croisière sur le détroit du Bosphore.
Le résultat
L’équipe de Savita Oil a salué le lancement du produit avec ATPI Corporate Events “comme dépassant toutes les attentes”. L’équipe d’ATPI Corporate Events a été saluée par Savita Oil pour avoir aidé l’entreprise à présenter des messages clés dans un environnement exclusif avec une une expérience plus grande que nature. En s’appuyant sur une plateforme performante, ATPI Corporate Events a assuré la réussite de l’événement. événement productif pour l’huile de Savita.
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