Live en online: een digitale wetenschappelijke conferentie

Ontdek hoe ATPI Events een hybride digitale wetenschappelijke conferentie organiseerde voor 150 gasten en 42 sprekers

Als gevolg van COVID-19 kon een driedaagse wetenschappelijke conferentie met meer dan 42 sprekers en 100 internationale gasten niet in de gebruikelijke vorm plaatsvinden.

Het annuleren van de conferentie was geen optie voor de klant, aangezien het delen van kennis en het samenkomen als gemeenschap essentiële onderdelen zijn van het doen van ontwikkelingen en nieuwe ontdekkingen

De uitdaging van de klant: “Kan een fysiek, live evenement online worden gebracht en toch hetzelfde effect hebben?”

De evenementenexperts van ATPI werkten samen om de conferentie te realiseren, met ATPI’s 5-stappenplan voor digitale evenementen als leidraad.

Stap 1: onderzoeken

Bij het creëren van een digitaal evenement beginnen onze projectmanagers met belangrijk onderzoek.

De klant wilde zoveel mogelijk van het format van de live versie van de conferentie behouden en vond dat platforms zoals Skype en Webex de sfeer van het evenement zouden aantasten, dus begon het ATPI-team met het zoeken naar een geschikt digitaal platform. Het team zocht naar een platform dat zoveel mogelijk variatie en creativiteit zou bieden en vond dit bij Let’s Get Digital.

Drie essentiële vereisten. In samenwerking met de klant bekeken we wat zij als essentiële mogelijkheden van een digitaal platform beschouwden en kwamen tot de volgende conclusies;

1. Sprekers moesten vanuit huis kunnen presenteren
2. Deelnemers moesten kunnen netwerken
3. Sessies moesten worden opgenomen voor later te bekijken

Stap 2: creëren

Zodra het digitale platform was gekozen, was het tijd om het communicatieproces te starten en gasten over het evenement te informeren. De deelnemers werd meteen verteld dat het evenement dit jaar online zou plaatsvinden en dat er geen speciale software of technologie nodig zou zijn. Bovendien werd er speciaal voor de conferentie een web-app gemaakt, zodat gasten al in een vroeg stadium met elkaar in contact konden komen.

Nadat de agenda voor het evenement was opgesteld, begon ATPI met het bouwen van het platform voor de klant om ervoor te zorgen dat de uitstraling van de ervaring aansloot bij het merk.

Voorbeeldprogramma – Dag 1
09:00 – 10:10: Welkomst & introductie
10:10 – 10:40: Tijd om te netwerken
10:40 – 12:40: Sessie 1 – Concurrent Engineering Faciliteiten
12:40 – 13:40: Lunch
13:40 tot 15:40: Sessie 2 – Concurrent Design Tool Box
15:40 tot 16:20: Sessie 3 – X jaar Concurrent Design teams
16:20 tot 16:30: Afsluiting

Stap 3: converteren

Het team begon vervolgens met de inhoudelijke voorbereidingen die nodig waren voor de conferentie. De sprekers kregen deadlines voor het indienen van de samenvattingen van hun wetenschappelijk onderzoek en presentatiedia’s, en ontvingen vervolgens instructies over wat er tijdens de conferentie nodig zou zijn.

Na het opzetten van het platform richtten we ons op het verkrijgen van antwoorden op de volgende vragen: Hoe moest de inhoud voor de presentaties worden aangeleverd? Hoe werkte het platform voor de sprekers, en welke opties waren voor hen beschikbaar?

Alle sprekers werden vooraf geïnformeerd over de mogelijkheden van het platform. Twee weken voor het evenement werd ook een ’testrit’ georganiseerd, waarbij alle sprekers werden uitgenodigd om het platform onder begeleiding te testen. Bij meer gebruik bleek dat het platform zeer gebruiksvriendelijk was en sprekers snel begrepen hoe de verschillende functies werkten.

Stap 4: Beheren

Aangezien dit de eerste keer was dat ATPI een digitale wetenschappelijke conferentie voor deze klant organiseerde, was het proces uitdagend. De tijd vloog voorbij
en voor we het wisten, was het tijd voor de conferentie, verspreid over 3 dagen met meer dan 150 gasten, om live te gaan. Er waren maar liefst 7 sessies, met 42 verschillende sprekers, evenals 400 ‘netwerksessies’ van 3 minuten waarbij gasten willekeurig aan elkaar werden gekoppeld.

Natuurlijk ontstonden er tijdens de conferentie verschillende uitdagingen; sprekers die te laat online kwamen, camera’s die aanvankelijk niet werkten, internetverbindingen die te traag waren en zelfs moderators die vergaten bepaalde sessies op te nemen. Gelukkig zijn dit allemaal uitdagingen die ATPI snel kon oplossen.

Een conferentie verspreid over 3 dagen
+ 42 sprekers
+ 150 gasten
= een uitdaging!

Stap 5: evalueren en leren

Tijdens de afronding van het driedaagse evenement ontvingen we een virtueel applaus van de gasten! De klant was ook zeer tevreden met het succes van de conferentie en was onder de indruk van hoe goed het gemeenschapsgevoel tijdens het evenement behouden bleef.

• Tijdens de ontwikkeling van de conferentie kwamen we erachter dat er behoorlijk wat mensen nodig waren om het evenement soepel te laten verlopen. Binnen het team werden extra taken verdeeld, zoals een moderator voor de lobbychat en mensen die aanwezig waren bij de Helpdesk (waar gasten terechtkonden met vragen over het platform).
• Trage en onbetrouwbare internetverbindingen zijn de vijand van elk online evenement en daarom ontdekten we dat het hebben van een back-up van alle presentaties, voorafgaand aan het evenement gedeeld, essentieel was om sessies soepel te laten verlopen.

We ontvingen zelfs een virtueel applaus van de deelnemers!

Meer informatie over ATPI’s sectorspecifieke oplossing voor evenementbeheer