Hoe ATPI Sports Travel een van Canada’s grootste logistieke uitdagingen beheerste: de Canada Games van 2025

De schaal: Canada’s op een na grootste menselijke logistieke operatie

Het beheren van complexe reislogistiek voor grote sportevenementen is waar ATPI Sports Travel het beste in is. Tijdens de Canada Games van 2025 in St. John’s, Newfoundland en Labrador, stond ons team voor de uitdaging om een beweging te coördineren op een schaal die in Canada zelden wordt gezien buiten militaire operaties.

Gedurende twee weken competitie moesten 5.500 atleten, coaches, teammanagers en officials op tijd aankomen en klaar zijn om te presteren in 19 verschillende sporten. Achter de schermen betekende dit het verplaatsen van 300.000 pond bagage en sportuitrusting, het boeken van 11.000 stoelen op 83 commerciële en gecharterde vluchten, en het coördineren van aankomsten en vertrekken via 15 verschillende Canadese luchthavens, die allemaal op één bestemming aankwamen.

De druk bereikte een hoogtepunt op de Wisseldag, wanneer de atleten van week één vertrokken en de atleten van week twee aankwamen. Shelley Fleming, Senior Project Manager bij ATPI Sports Travel, legt uit: “De Wisseldag is waar de ware complexiteit van een evenement als dit tot leven komt. Het gaat erom ervoor te zorgen dat elke atleet heeft wat hij nodig heeft, precies wanneer hij het nodig heeft, zodat de Spelen zonder onderbreking door kunnen gaan.”

Voor ATPI ging het niet alleen om het beheren van reislogistiek; het ging erom vertrouwen te creëren, stress weg te nemen en atleten en coaches in staat te stellen zich te concentreren op wat het belangrijkst was: de Spelen zelf.

De uitdaging: twee gevallen van overmacht tegelijk

Ondanks 18 maanden zorgvuldige planning kreeg ATPI Sports Travel niet één, maar twee gevallen van overmacht te maken tijdens het evenement.

Op 11 augustus brak er een bosbrand uit op minder dan 20 km van St. John’s. Hele gemeenschappen werden geëvacueerd en de tweede week van de competitie stond op het punt geannuleerd te worden. Binnen slechts 12 uur waren er back-upplannen gemaakt om de atleten en staf van week één naar huis te vliegen. Gelukkig voorkwamen veranderende windrichtingen en toegewijde brandbestrijdingsinspanningen dat het ergste gebeurde.

Twee dagen later, op 13 augustus, deed zich nog een uitdaging voor. Canada’s nationale luchtvaartmaatschappij kondigde een staking aan, waardoor 1.200 geboekte stoelen in gevaar kwamen, waarvan vele gereserveerd waren voor Team Québec, Team Ontario en Technische Officials.

“Alles was tot in de kleinste details gepland,” zegt Shelley Fleming. “En toen werden we plotseling geconfronteerd met twee gelijktijdige crises, één natuurlijk, één industrieel. Elk van hen had de Spelen tot stilstand kunnen brengen. Samen testten ze elke gram van onze veerkracht.”

Met snelle beslissingen, betrouwbare partners en een echte teamgeest hield ATPI Sports Travel elke atleet en official veilig en op tijd in beweging.

De oplossing: snelle reactie en onvermoeibare coördinatie

Gedurende 72 intense uren werkten ATPI’s experts de klok rond om de Spelen in beweging te houden. Er werden twee extra chartervluchten veiliggesteld om verloren Air Canada-inventaris te vervangen, terwijl atleten, coaches en officials werden omgeboekt en omgeleid via een lappendeken van commerciële en charterdiensten. Tegelijkertijd moesten meer dan 7.500 stuks overmaatse bagage en uitrusting worden gevolgd en overgedragen, terwijl er real-time communicatie werd beheerd tussen nationale sportorganisaties, Canada Games-organisatoren en luchtvaartmaatschappijen. “De snelheid waarmee ons team samenkwam om de uitdagingen aan te pakken was ongelooflijk,” zegt Shelley. “Onze missie was eenvoudig: zorg dat elke atleet, coach en official op tijd en stressvrij komt waar ze moeten zijn. We stopten niet tot dat bereikt was.”

Het resultaat: een vakkundig uitgevoerde Wisseldag

Ondanks brandgevaar, een nationale luchtvaartmaatschappijstaking en een reeks operationele uitdagingen, van vertraagde bagage tot crashes van incheckingssystemen en storingen van bagagebanden, leverde ATPI Sports Travel een feilloze Wisseldag bij de Canada Games. Meer dan 5.500 passagiers maakten naadloos de overgang tussen de weken, elke stoel en tas werd verantwoord, en geen enkele atleet of official miste een wedstrijd.

Zoals Jayne MacDonald van Diving Canada reflecteerde,
“Jullie hebben een wonder verricht waarvan ik niet zeker was dat het mogelijk was. Jullie verdienen allemaal een enorme schouderklopje. Heel erg bedankt.”

Belangrijkste leerpunten

ATPI Sports Travel beheerde met succes een van de meest complexe logistieke operaties in de Canadese sport: het verplaatsen van 5.500 atleten, coaches, teammanagers en officials, 300.000 pond uitrusting en meer dan 11.000 geboekte stoelen. Binnen dezelfde week overwon het team zowel een nationale luchtvaartmaatschappijstaking als een nabije bosbrand. In slechts 72 uur werd alternatief vervoer geregeld voor 1.200 passagiers. Het resultaat: geen van de atleten strandde en geen enkele wedstrijd werd gemist.

ATPI Sports Travel: waar precisie prestatie ontmoet

“Ons werk gaat veel verder dan het boeken van vluchten,” zegt Shelley. “Het gaat erom uitdagingen te zien voordat ze zich voordoen, problemen snel op te lossen en elke atleet de vrijheid te geven om zich te concentreren op hun prestatie, niet op de reislogistiek. Dat is waar we het beste in zijn.”

“Van bosbranden tot stakingen bij luchtvaartmaatschappijen, we hebben bewezen dat geen uitdaging te groot is. Ontdek hoe ATPI Sports Travel zekerheid kan bieden, zelfs in de meest complexe situaties.”