Dit is voor je als je je ooit hebt afgevraagd hoe een TMC reizen en logistiek ondersteunt tijdens het Olympisch toernooi. Vanuit het kille Pyeongchang deelt Jeroen van Hest, directeur Group Marketing & Commercial Services, hoe het team de Olympische Winterspelen tot een succes heeft gemaakt!
Plannen voor succes
Onze voorbereidingen voor de Spelen begonnen direct na de Olympische Winterspelen van 2014 in Sotsji. Internationale sportevenementen zoals de Olympische Spelen veranderen sterk van evenement tot evenement door de verschillen in de gaststeden en hun faciliteiten. Pyeongchang verschilde van eerdere Olympische Spelen zoals Rio, Londen of Vancouver door het beperkte aantal hotels van internationale standaard. Dit betekende dat onze eerste voorbereiding voor de Spelen gericht was op het onderzoeken en contracteren van hotels vanwege het tekort aan accommodatie. ATPI Sports Events moest relaties opbouwen met hoteleigenaren omdat iedereen probeerde een beperkt aantal hotelkamers te bemachtigen. Om ervoor te zorgen dat er lokaal in Zuid-Korea een sterk netwerk van relaties werd opgebouwd, bezocht de hotelinkoper van ATPI het gastland meer dan vijftien keer in de aanloop naar de Spelen!
Nadat de zalen waren gereserveerd, organiseerde het ATPI Sports Events-team het vluchtschema, inclusief het charteren van vliegtuigen en het vinden van lijnvluchten. Ongeveer een jaar voor het ontsteken van de Olympische vlam in Pyeongchang werd de toewijzing van toegangskaarten overeengekomen met het Pyeongchang Olympic Organising Committee (POCOG).
Ter plaatse in Pyeongchang
Het ATPI Sports Events team in Pyeongchang bestond uit leden uit Canada, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het team beheerde de reisactiviteiten voor het Nederlands en Canadees Olympisch Comité en werkte samen met hun atleten, sponsors, supporters en familie en vrienden, een collectief van meer dan tweeduizend gasten. Het projectteam van ATPI Sportevenementen was verdeeld tussen ongeveer vijfentwintig backofficemedewerkers die vluchten, hotels, plaatselijk vervoer, kaartverkoop en excursies beheerden en de frontliniemedewerkers. De eerstelijnsploeg bestond uit ongeveer twintig personen, met freelance reisleiders uit Nederland en Canada, en een Koreaanse crew die bestond uit reisassistenten, chauffeurs en hardlopers. Het was belangrijk dat het team Koreaanse bemanning betrok, aangezien, in tegenstelling tot sommige eerdere Spelen, taal een uitdaging was.
Mijn belangrijkste verantwoordelijkheid voor de Winterspelen was het samenwerken met de Nederlandse en Canadese media die verslag deden van de Spelen. Dit omvatte het geven van achtergrondinformatie aan journalisten over onze rol tijdens het evenement, het doen van tv- en persinterviews en het laten zien van de prestaties van ons team tijdens een driedaagse mediatrip langs verschillende sportsessies en natiehuizen.
Moeder natuur in volle kracht
Het extreme weer, waaronder lage temperaturen en harde wind, dat Pyeongchang teisterde tijdens de Spelen, had gevolgen voor ons team en onze klanten. De gevolgen van het slechte weer waren het meest voelbaar tijdens de eerste week van de Spelen, toen veel ski- en snowboardsessies werden uitgesteld. Het weer had een enorme logistieke impact, omdat klanten begrijpelijkerwijs hun agenda veranderden om een andere sport te zien. Dit betekende dat hele ketens van lokale transfers, toegangskaarten en restaurantreserveringen werden gewijzigd. Onder uitdagende omstandigheden presteert ons team echter het best! We zorgden ervoor dat alle gasten, ondanks de vele veranderingen in schema’s en routes, een geweldige ervaring hadden tijdens de Spelen, vooral omdat veel gasten de Olympische Spelen maar een paar dagen bezoeken.
Tijd om fans te zijn
Naast het ondersteunen van het Nederlands en Canadees Olympisch Comité kreeg ons team van medewerkers ter plaatse de kans om hun favoriete sport te bekijken en medaillekandidaten aan te moedigen. De Nederlandse leden van het ATPI Sports Events team (inclusief ikzelf!) genoten van het aanmoedigen van de Nederlandse schaatsers die veel medailles wonnen. Shorttrack en snowboarden bleken ook erg populair. Voor Canada is ijshockey enorm populair en het contrast met hun tweede (kunstschaatsen) en derde (curling) populairste sporten is behoorlijk groot!
En geniet van de plaatselijke cultuur!
Terwijl je in een gastland bent, is het belangrijk dat je de tijd neemt om meer te leren over de lokale cultuur en mensen. Ik stond versteld van de vriendelijkheid van de Koreaanse mensen en hoe trots ze waren dat ze gastheer waren van een sportevenement waar de hele wereld naar keek. Er waren veel vrijwilligers die op de locaties werkten, lokaal vervoer begeleidden en bezoekers door de stad leidden, zij maakten het evenement voor mij!
Skip to content
