Dette er for deg hvis du noen gang har lurt på hvordan et TMC støtter reise og logistikk under OL-turneringen. Fra et kjølig Pyeongchang deler Jeroen van Hest, direktør for konsernmarkedsføring & kommersielle tjenester, hvordan teamet gjorde vinter-OL til en suksess!
Planlegging for suksess
Våre forberedelser til lekene startet rett etter vinter-OL 2014 i Sotsji. Internasjonale sportsarrangementer som OL endrer seg betydelig fra arrangement til arrangement, på grunn av forskjellene i vertsbyene og deres fasiliteter. Pyeongchang skilte seg fra tidligere OL som Rio, London eller Vancouver på grunn av et begrenset antall hoteller av internasjonal standard. Dette betydde at våre innledende forberedelser til lekene var fokusert på å undersøke og inngå kontrakter med hoteller på grunn av mangelen på overnatting. ATPI Sports Events måtte bygge relasjoner med hotelleiere, da alle forsøkte å sikre et begrenset antall hotellrom. For å sikre et sterkt nettverk av relasjoner lokalt i Sør-Korea, besøkte ATPIs hotellinnkjøper vertslandet over femten ganger i forkant av lekene!
Etter at rom var sikret, organiserte ATPI Sports Events-teamet flyplanen, dette inkluderte charterfly og innhenting av rutefly. Omtrent ett år før den olympiske flammen ble tent i Pyeongchang, ble tildelingen av inngangsbilletter avtalt med Pyeongchang Olympic Organising Committee (POCOG).
På bakken i Pyeongchang
ATPI Sports Events-teamet i Pyeongchang besto av medlemmer fra Canada, Nederland og Storbritannia. Teamet håndterte reiseoperasjonene for de nederlandske og kanadiske olympiske komiteene, dette innebar å jobbe med deres idrettsutøvere, sponsorer, supportere og familie og venner, et kollektiv på over to tusen gjester. ATPI Sports Events-prosjektteamet var delt mellom rundt tjuefem backoffice-ansatte som håndterte flyreiser, hoteller, lokal transport, billetter og utflukter, og frontlinjeteamet. Frontlinjeteamet besto av rundt tjue personer, med frilans reiseledere fra Nederland og Canada, samt koreansk personell som inkluderte turassistenter, sjåfører og løpere. Det var viktig at teamet inkluderte koreansk personell, da språk, i motsetning til noen tidligere leker, var en utfordring.
Mitt hovedansvar for vinterlekene var å jobbe med nederlandske og kanadiske medier som rapporterte om lekene. Dette inkluderte å gi journalister bakgrunnsinformasjon om vår rolle under arrangementet, utføre TV- og presseintervjuer og vise frem teamets prestasjoner under en tredagers medietur rundt ulike sportsøkter og nasjonale hus.
Moder natur i full kraft
Det ekstreme været, inkludert lave temperaturer og sterk vind som rammet Pyeongchang under lekene, hadde konsekvenser for teamet vårt og klientene. Effektene av dårlig vær var mest fremtredende den første uken av lekene, med mange forsinkede alpine ski- og snowboardøkter. Været hadde en enorm logistisk innvirkning, da klienter forståelig nok endret agendaen sin for å se en annen sport. Dette betydde at hele kjeder av lokale transporter, inngangsbilletter og restaurantbestillinger ble endret. Imidlertid, under utfordrende forhold presterer teamet vårt best! Vi sørget for at til tross for de mange endringene i tidsplaner og reiseruter, hadde alle gjester en fantastisk opplevelse under lekene, spesielt siden mange gjester besøker OL i bare noen få dager.
Tid for å være fans
I tillegg til å støtte de nederlandske og kanadiske olympiske komiteene fikk vårt team av ansatte på bakken muligheten til å se favorittidrettene sine og heie på medaljehåp. De nederlandske medlemmene av ATPI Sports Events-teamet (inkludert meg selv!) likte å heie på de nederlandske skøyteløperne som vant mange medaljer. Kortbaneløp og snowboard viste seg også å være ekstremt populært. For Canada er ishockey massivt populært, og kontrasten til deres nest (kunstløp) og tredje (curling) mest populære idretter er ganske stor!
Og opplev lokal kultur!
Mens man er i en vertsland, er det viktig å ta seg tid til å lære om den lokale kulturen og menneskene. Jeg ble overrasket over vennligheten til det koreanske folket og hvor stolte de var over å være vertskap for et sportsarrangement som hele verden fulgte med på. Det var mange frivillige som jobbet på arenaer, eskorterte lokal transport og veiledet besøkende gjennom byen, de gjorde arrangementet for meg!
Skip to content
