1.380 hotelkamers, honderden koffers, slimme event-tech en persoonlijke service

Van de buitenkant kan een groot bedrijfsevenement met een meerdaags programma er verrassend eenvoudig uitzien. Gasten arriveren, scannen hun badge, gaan naar hun sessies en op de een of andere manier verschijnt hun koffer later die dag als door tovenarij in hun hotelkamer. Achter de schermen gebeurt er natuurlijk heel wat. ATPI ondersteunde een bedrijfsevenement met een volledig scala aan evenementendiensten, logistiek en digitale oplossingen. Het team coördineerde de accommodatie, het bagagemanagement, de ondersteuning op locatie en de volledige digitale klantreis voor meer dan duizend deelnemers. En ja, dat betekende ook dat er heel wat koffers verwerkt moesten worden.

1.380 hotelkamers verspreid over de stad

Een van de grootste onderdelen van het project was het accommodatiebeheer. Voor dit evenement regelde ATPI ongeveer 1.380 hotelkamers in negen hotels in de regio Amsterdam en Zaandam. Het coördineren van zoveel kamers betekent het beheren van kamertoewijzingen, gastenlijsten, last-minute wijzigingen en aankomstschema’s over meerdere hotels. “Mensen denken soms dat hotelboekingen alleen bestaan uit het doorsturen van een kamerlijst,” zegt Gaby Smits, Project Manager bij ATPI. “Maar als je werkt met meer dan duizend gasten in verschillende hotels, wordt het al snel een gigantische puzzel. Gelukkig houden we van puzzels.” Het doel is natuurlijk dat gasten nooit iets merken van die complexiteit. Ze komen gewoon aan bij hun hotel en checken in.

De kofferoperatie

Een van de diensten die gasten tijdens het evenement het meest waardeerden, was het bagagemanagement. Wanneer deelnemers op de evenementlocatie aankwamen, konden ze hun koffer overhandigen aan de hosts ter plaatse en direct doorgaan naar het programma. ATPI organiseerde vervolgens de distributie van alle bagage naar de verschillende hotels, waarbij werd gezorgd dat elke koffer rechtstreeks in de juiste kamer terechtkwam. Het resultaat was een foutloze levering van 100%, iets waar het team bijzonder trots op was. “Er is altijd een moment waarop je naar honderden koffers kijkt die op een rij staan en denkt: oké team… laten we ervoor zorgen dat elke koffer in de juiste kamer belandt,” lacht Gaby. “Als alles perfect verloopt, voelt het een beetje als logistieke magie.”

Teams op locatie

Tijdens de evenementweek had ATPI teams aanwezig op zowel de evenementlocatie als in de hotels. Op de locatie ondersteunde het team ter plaatse bij het scannen van deelnemers, het coördineren van de bagagelogistiek, het beantwoorden van vragen van gasten en het helpen van aanwezigen met de event-app. Ondertussen waren er tourleaders aanwezig in alle negen hotels om gasten te assisteren bij het inchecken en te fungeren als lokaal aanspreekpunt. “Het zijn vaak de kleine vragen die het grootste verschil maken,” legt Gaby uit. “Iemand die zich afvraagt waar de volgende sessie is, iemand die later aankomt dan verwacht, of iemand die gewoon vraagt waar je de beste koffie in de buurt kunt vinden. Door mensen beschikbaar te hebben, voelt de hele ervaring soepeler aan.”

De event-app in ieders broekzak

Naast de logistiek beheerde ATPI ook de volledige digitale gastervaring. Dit omvatte het volledige registratieproces voor gasten, de gepersonaliseerde gasten-app en de live rapportagedashboards die door het organiserende team werden gebruikt. Voor alle aanwezigen werd de app al snel de centrale spil van het evenement. Gasten konden hun persoonlijke programma, hotelinformatie, transportdetails en hun persoonlijke QR-code op één plek vinden. Met meer dan 80 verschillende sessies in het programma maakte de app het voor aanwezigen eenvoudig om door hun eigen schema te navigeren. “We zeggen altijd dat de app de officieuze assistent van het evenement wordt,” zegt Gaby. “Als iemand vraagt waar ze vervolgens moeten zijn, is het antwoord meestal: check de app.” Gedurende de week gebruikte het team ook pushmeldingen om in contact te blijven met alle aanwezigen en informatie bij te werken wanneer dat nodig was.

Realtime inzicht voor organisatoren

Achter de schermen hielp de digitale tool het organiserende team ook om op de hoogte te blijven van de bewegingen van gasten en de logistiek van het evenement. Via live rapportage had de klant continu inzicht in de gastenaantallen en de deelnemersstromen tijdens het evenement. Transportleveranciers konden ook realtime updates van gastgegevens inzien, waardoor de bekende uitdaging van talloze e-mailketens en verouderde transportlijsten werd vermeden. “Evenementen zijn altijd dynamisch,” zegt Gaby. “Mensen wisselen van sessie, komen eerder of later aan dan gepland, en soms vertrekken bussen iets sneller dan verwacht. Wanneer iedereen met dezelfde realtime informatie werkt, maakt dat de zaken veel eenvoudiger.”

Een soepele start van het evenement

Een ander klein maar belangrijk onderdeel van de ervaring was het scansysteem op locatie, waarmee het team bij aankomst badges en bagagelabel kon printen. Dit hielp bij het creëren van een snel en gastvrij incheckproces. “Het is een van die eerste momenten die echt de toon zetten,” legt Gaby uit. “Als gasten aankomen en alles werkt meteen soepel, voelen ze zich direct ontzorgd.”

Het echte geheim achter een vlekkeloos evenement

Hoewel logistiek en digitale tools een belangrijke rol spelen, gelooft Gaby dat het echte succes van een evenement van deze omvang altijd neerkomt op mensen. “Er is een moment tijdens elk evenement waarop je om je heen kijkt en je realiseert hoeveel teams er achter de schermen samenwerken,” zegt ze. “Hotels, transportpartners, organisatoren, ons team ter plaatse. Iedereen draagt bij aan het laten slagen van de ervaring.” En wanneer alles samenkomt? “Dat is wanneer gasten zeggen: ‘Dit evenement is zo goed georganiseerd.’ En dat is precies wat je hoopt te horen.”