고객은 온라인 등록, 호텔 예약, 그리고 컨퍼런스 전후 커뮤니케이션에 사용될 수 있는 기술 플랫폼을 통해 대표단의 경험을 향상시키기를 원했습니다. ATPI Corporate Events는 또한 선정된 장소 인근 호텔에서 대표단을 위한 숙소를 할당 방식으로 조달해달라는 요청을 받았습니다. CSM은 컨퍼런스 의제에 대한 자문도 요청했으며, 이는 ATPI Corporate Events가 행사 교통편을 처리해야 할 필요성을 강조했습니다.
고객사
CSM Bakery Solutions는 국제적인 선두 기업의 베이킹 산업으로, 100개국 이상의 고객에게 다양한 베이커리 제품을 생산하여 제공합니다.
이 회사는 34개의 제조 시설, 26개의 유통 센터, 4개의 혁신 우수 센터, 그리고 8,500명 이상의 직원을 보유하고 있습니다.
CSM 프로젝트 팀은 영국에서 270명의 대표단을 대상으로 개최되는 국제 영업 컨퍼런스를 위해 온라인 등록 플랫폼과 여행 관리를 필요로 했습니다. 사전 선정된 장소는 상징적인 맨체스터 유나이티드 축구 경기장인 올드 트래포드였습니다.
당면 과제
고객의 요청은 대표단이 등록, 호텔 예약, 그리고 컨퍼런스 전후 커뮤니케이션에 사용될 수 있는 기술 플랫폼을 갖기를 원한다는 것이었습니다.
또한, ATPI Corporate Events는 선정된 장소 인근 호텔에서 대표단을 위한 숙소를 할당 방식으로 조달해달라는 요청을 받았습니다. 과제는 최대 3마일 반경 내 호텔의 250개 이상의 객실을 여러 대규모 숙소 블록에서 3주라는 짧은 기간 내에 확보하는 것이었습니다.
CSM은 또한 컨퍼런스 의제에 대한 자문을 요청했으며, 이는 ATPI Corporate Events가 행사 교통편을 처리해야 할 필요성을 강조했습니다.
해결책
ATPI Corporate Events는 성공적으로 긍정적인 대표단 경험을 창출하고 행사의 여행 관리를 처리했습니다. 참석자들은 ATPI Corporate Events가 디자인한 개인 맞춤형 이메일 초대장을 통해 행사에 소개되었습니다.
콘텐츠에는 온라인 등록 플랫폼 링크와 함께, CSM이 의제, 연사, 호텔 선택 및 현지 정보에 대한 업데이트를 대표단에게 제공할 수 있도록 하는 브랜드 맞춤형 웹사이트가 포함되었습니다.
온라인 시스템을 통한 대표단과의 정기적인 이메일 소통 외에도, 행사를 위한 앱도 출시되었습니다. ATPI Corporate Events는 대표단이 복장 규정 및 좌석 배치도와 같은 추가 콘텐츠와 함께 모든 주요 데이터에 접근할 수 있는 맞춤형 모바일 앱을 디자인했습니다.
온라인 시스템을 통한 대표단과의 정기적인 이메일 소통 외에도, 행사를 위한 앱도 출시되었습니다. ATPI Corporate Events는 대표단이 복장 규정 및 좌석 배치도와 같은 추가 콘텐츠와 함께 모든 주요 데이터에 접근할 수 있는 맞춤형 모바일 앱을 디자인했습니다.
참석자들은 플랫폼을 통해 서로를 검색하고 메시지를 주고받을 수 있었으며, 출발 픽업 시간과 같은 실시간 정보를 보여주기 위해 행사 중에도 업데이트되었습니다.
ATPI 그룹의 영향력과 구매력을 활용하여, 행사장 근처 5개 호텔에서 숙소가 조달되었으며, 3성급부터 5성급 호텔까지 다양한 옵션과 행사 직전까지 취소 및 변경이 가능한 유연한 약관이 제공되었습니다.
온라인 등록 플랫폼을 통해 참가자들은 선호하는 호텔을 선택하고 예약하며 사이트에서 직접 변경할 수 있었습니다. 또한, 호텔 이용 가능 여부는 등록 사이트를 통해 대표단의 직급에 따라 설정되었습니다. 예를 들어, 5성급 호텔 옵션은 VIP 대표단만 예약할 수 있었습니다.
설정된 블록 및 알림의 세심한 관리를 통해, ATPI Corporate Events 팀은 확보된 객실 수를 늘리거나 줄여 모든 대표단이 숙소를 확보하도록 보장하는 동시에 취소 수수료를 최소화했습니다.
온라인 등록 시스템의 추가 기능을 활용하여, ATPI Corporate Events는 이 대표단들의 항공편 정보를 요청하고 관리했으며, 항공편의 유효성을 교차 확인하고 그룹화하여 교통편이 비용 효율적이도록 보장했습니다.
ATPI Corporate Events 팀은 교통편 제공업체와 함께 행사 내내 변경 사항을 처리했으며, 세 개의 터미널 모두에 호스티스를 배치하여 도착하는 대표단을 맞이하도록 조치했습니다.
결과
컨퍼런스는 성공적이었으며, 행사의 모든 물류가 온라인 등록 페이지와 앱을 통해 처리되었기 때문에, 이는 CSM 프로젝트 팀의 시간을 절약하여 회의 콘텐츠와 행사 목표를 달성하는 데 집중할 수 있도록 했습니다.
팀은 또한 대표단이 모바일 기기로 지속적으로 업데이트되었기 때문에 컨퍼런스 전, 중, 후에 긍정적인 사용자 경험을 가졌다는 것을 알고 안심했습니다.
숙소 및 교통편에 ATPI 그룹의 구매력을 활용하여 비용 절감이 이루어졌습니다. 모든 참석자에게 행사 후 설문조사가 발송되었으며, 그 결과 ATPI Corporate Events는 참석자와 주최자 모두로부터 훌륭한피드백을 받았습니다.
행사 후 CSM에 완전하고 상세한 예산 내역이 제공되었으며, 이는 제공된 모든 서비스를 항목별로 나열하고 협상된 상당한 절감액과 할인을 상세히 설명했습니다.
CSM은 시간 압박 속에서도 컨퍼런스를 성공적으로 개최하기 위해 ATPI Corporate Events와 협력했습니다. 온라인 등록 도구는 직관적이었고, 물류 및 전문가 지도를 제공한 이벤트 팀의 지원은 첫 국제 행사를 큰 성공으로 이끄는 데 매우 중요했습니다.
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