ATPI 이벤트는 과학 기관을 위한 강좌, 회의, 컨퍼런스, 워크숍 및 심포지엄을 조직합니다. COVID-19 팬데믹으로 인해 고객사의 연례 직원 파티를 “실시간”으로 개최할 수 없었습니다. 따라서 고객사는 직원들에게 비공식적인 분위기에서 편안한 저녁을 보낼 기회를 제공하기 위해 온라인 플랫폼, 즉 디지털 이벤트를 통해 연례 파티를 조직하고자 했습니다.
저희는 잊을 수 없는 디지털 이벤트를 위해 열심히 노력했습니다. 저희가 어떻게 접근했는지 궁금하십니까? 저희의 5단계 계획을 바탕으로 설명해 드립니다.
1단계: 조사
이상적인 디지털 이벤트를 기획할 때, 저희 프로젝트 매니저들은 1단계인 ‘조사’부터 시작합니다. 고객이 제시한 특정 과제는 직원 파티 조직에 영향을 미쳤습니다. 일반적으로 직원 파티는 사무실이 위치한 국가별로 조직됩니다. 온라인 파티로의 전환으로 인해 여러 국가의 모든 사무실이 참여하게 되었습니다. 이는 프로그램과 참가자 수에 영향을 미쳤습니다. 따라서 목표에 가장 적합한 플랫폼을 조사할 필요가 있었습니다.
고객사는 Let’s Get Digital 플랫폼을 사용하여 온라인 파티를 조직하는 것을 선호했습니다. 이 플랫폼은 주로 컨퍼런스 조직에 사용됩니다. 따라서 플랫폼이 제공하는 가능성과 직원 파티에 가장 적합한 옵션을 신중하게 검토해야 했습니다.
2단계: 생성
여러 부서의 팀과 협력하여 진행 상황에 대한 주간 협의가 있었습니다. 어떤 아이디어가 제시되었고, 이 아이디어를 어떻게 결과물로 전환할 수 있을지에 대해 논의했습니다. 몇 차례의 주간 회의 후, 프로그램이 구성되었습니다.
호스티스와 함께하는 라이브 로비 스트림, 조직 고위 경영진의 환영 및 소개 (실시간 및 화상 연결 모두), DJ의 라이브 음악, 보컬이 있는 밴드, 네덜란드 메트로폴 오케스트라의 공연, 동료들의 녹화된 영상 메시지
홀랜드 갓 탤런트 스타일의 스트리밍 룸 (진행자 및 라이브 심사위원과 함께 직원들이 제출한 공연)
펍 퀴즈 스트리밍 룸 (라이브 진행자 포함)
각 부서별로 결과를 논의하기 위한 두 개의 스트리밍 룸
직원들이 디지털 방식으로 서로 만날 기회를 가질 수 있는 네트워크 캐러셀
직원들이 제출한 레시피와 “하우투” 영상이 포함된 레시피 마켓
대사들의 라이브 채팅과 함께하는 사내 자선 단체 홍보
3단계: 전환
전체 프로그램이 원활하게 진행되도록 각 부분에 대한 스크립트가 작성되어, 관련된 모든 직원이 어떤 항목이 언제 진행될지 정확히 알 수 있도록 했습니다. 어떤 카메라가 언제 작동해야 하고, 누가 언제 소리를 내야 하는지 등이 포함되었습니다. 파티 당일에는 사전에 “드라이 런”이 조직되어 전체 프로그램이 논의되었습니다.
직원 파티 조직에서 저희가 직면한 과제는 COVID-19 지침과 관련이 있었습니다. 실제로 참석할 수 있는 최대 인원수를 고려해야 했습니다. 충분한 거리두기도 유지해야 했으며, 프로그램의 일부는 라이브 연결을 통해 다른 장소에서 조직되어야 했습니다.
이러한 모든 과제를 사전에 파악함으로써 모든 사람이 정확한 지침을 받을 수 있었습니다. 원활한 이벤트를 보장하기 위해 파티 전에 플랫폼의 다양한 기능이 자주 테스트되었습니다.
“이러한 모든 과제를 사전에 파악함으로써 모든 사람이 정확한 지침을 받을 수 있었습니다.”
4단계: 관리
직원 파티 당일, 조직에 관련된 모든 사람은 오후 12시경 라이브 장소에 도착해야 했습니다. 첫 준비는 시작 6시간 전에 시작되었습니다.
다양한 사항이 사전에 논의되었습니다. 마이크가 테스트되었고 카메라가 올바른 위치에 설치되었으며, 아티스트를 위한 사운드 체크도 진행되었습니다. 프로그램 또한 상세히 검토되었고, 필요한 경우 조정되었습니다.
참가자들은 오후 2시까지 등록할 수 있었습니다. 오후 4시에는 모든 등록 참가자에게 이벤트 링크와 사용할 수 있는 로그인 코드가 포함된 이메일이 발송되었습니다. 이때부터 시작까지 카운트다운이 시작되었습니다. 참가자들은 오후 5시 45분부터 로그인할 수 있었습니다.
오후 5시 45분, 첫 참가자들이 즉시 로그인했으며, 카운터는 빠르게 올라가 매분 최대 25명의 새로운 참가자가 추가되었습니다. 일반 채팅은 매우 활발했습니다. 결국 750명의 참가자가 적극적으로 참여했습니다. 놀랍습니다!
5단계: 평가 및 학습
디지털 이벤트 동안 플랫폼의 ‘룩앤필’에 대한 긍정적인 피드백이 즉시 접수되었으며, 이 시기에도 불구하고
직원 파티가 조직되었다는 점이 좋았습니다.
동료들과 비공식적인 저녁을 보낼 기회는 많은 사람들에게 필요한 것이었습니다.
저녁은 순조롭게 진행되었고, 직원들은 다양한 공연, 영상 및 기타 프로그램 요소들을 즐겼습니다. “코로나 팬데믹 시작 이후 최고의 밤!”이라는 말이 자주 들렸습니다. 저희는 이 성공적인 이벤트에 자부심을 느낍니다!
코로나 팬데믹 시작 이후 최고의 밤!
저희가 귀사의 디지털 이벤트를 총괄하겠습니다!
디지털 이벤트를 계획하고 주최하는 데는 많은 노력이 필요합니다.
라이브 스트리밍을 위한 적합한 장소를 찾아야 할 뿐만 아니라, 손님을 위한 등록 도구와 다양한 콘텐츠를 만들어야 합니다. 예를 들어 연사, 워크숍 또는 제품 발표 등이 있습니다. 귀사의 손님들은 집에서 시청할 것입니까, 아니면 다양한 물리적 장소에서 만날 것입니까? 그리고 마지막으로, 어떤 유형의 디지털 이벤트를 선택하시겠습니까? 하이브리드 이벤트, 라이브 스트림 또는 웨비나입니까?
ATPI는 실용적이고 운영적인 지식을 제공하며 온라인 매체를 진정으로 이해합니다.
저희는 귀사의 희망 사항을 완벽한 디지털 이벤트로 구현해 드립니다. 이 분야에서 저희를 독립적인 컨설턴트로 여겨주십시오. 다년간의 이벤트 경험 덕분에 저희는 광범위한 네트워크를 구축하여 귀사에 최고의 조언과 지원을 제공할 수 있습니다. 저희가 모든 것을 A부터 Z까지 관리해 드리겠습니다.
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