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Padroneggiare gli alloggi di gruppo: la logistica che c’è dietro con ATPI
Scopri come ATPI perfeziona la logistica degli alloggi, che si tratti di 50 o 5.000 ospiti
In ATPI, gestire gli alloggi per grandi gruppi è più che una semplice prenotazione di camere. Si tratta di gestire la complessità con calma, offrendo soggiorni impeccabili per clienti aziendali, squadre sportive e VIP, senza compromessi. La Project Manager Sophie, che ha organizzato di tutto, dai summit globali ai viaggi per atleti d’élite, rivela come ATPI trasformi le grandi sfide in risultati impeccabili.
“Che si tratti di un tour esecutivo o di una squadra in corsa per i playoff, ci assicuriamo che gli alloggi siano l’ultima cosa di cui i nostri clienti debbano preoccuparsi,” spiega Sophie.
Pianificare il soggiorno ideale
In ATPI, il processo inizia sempre con l’ascolto. Prima di suggerire destinazioni o contattare hotel, poniamo le domande giuste: Qual è lo scopo dell’evento? Chi sono gli ospiti? Che tipo di esperienza ci si aspetta?
Solo dopo aver compreso appieno le esigenze del cliente iniziamo a delineare ogni requisito, dalla destinazione e categoria di hotel giuste ai tipi di camera, spazi per riunioni, vicinanza alle sedi e preferenze alimentari. Nessun gruppo è uguale all’altro, e ATPI non li tratta mai come tali.
“Trovare la proprietà giusta non riguarda solo il numero di letti,” afferma Sophie. “Si tratta di abbinare l’intero ambiente agli obiettivi del cliente: spazi per riunioni, cene di squadra, deposito attrezzature, persino il servizio lavanderia per l’attrezzatura sportiva.”
Per un ritiro aziendale, un cliente ha richiesto un mix di sale riunioni formali e un ambiente rilassato in stile resort. Sophie ha collaborato con il desk viaggi di ATPI per assicurarsi che la località fosse accessibile con voli adeguati prima ancora di contattare gli hotel, perché una logistica impeccabile inizia con una pianificazione strategica.
Negoziare ciò che conta
Quando si gestiscono prenotazioni alberghiere per grandi gruppi, la flessibilità conta tanto quanto il prezzo. ATPI va oltre le negoziazioni standard per includere condizioni che riflettano le esigenze del mondo reale.
“Politiche di cancellazione, clausole di riduzione e flessibilità delle camere, negoziamo ogni aspetto,” afferma Sophie. “Le nostre relazioni di lunga data con i partner alberghieri fanno davvero la differenza qui.”
Questa capacità di garantire condizioni che consentano cambi di nome, sostituzioni dell’ultimo minuto e orari di check-in scaglionati significa che i clienti di ATPI mantengono il controllo, anche quando i piani si evolvono.
Pronti all’imprevisto
Sophie ricorda uno scenario di playoff in cui due possibili esiti significavano due piani logistici separati. Il suo team aveva preparato entrambi in anticipo e quando il risultato è arrivato a mezzanotte, il piano scelto è stato attivato istantaneamente.
“Entro la mattina, le camere d’albergo erano confermate, i piani alimentari erano stati condivisi con gli chef e gli itinerari erano attivi,” ricorda. “Il team si è svegliato con un piano impeccabile.”
Questo livello di lungimiranza è ciò che definisce l’esperienza di ATPI negli alloggi, combinando precisione con agilità nel mondo reale.
Coordinamento end-to-end tra i servizi
L’alloggio non è mai isolato. Si collega a viaggi, trasferimenti, servizi per gli ospiti e operazioni in loco. Sophie garantisce un allineamento completo attraverso strumenti di pianificazione in tempo reale e una comunicazione strutturata con il cliente.
“I nostri sistemi consentono a tutti gli stakeholder di vedere gli aggiornamenti in tempo reale,” afferma. “Dalla lista delle camere ai regali di benvenuto, tutto è coordinato.”
Che si tratti di organizzare suite VIP o zone di recupero per atleti, ATPI assicura che ogni punto di contatto con l’ospite contribuisca all’esperienza complessiva.
Scelte sostenibili, soggiorni più intelligenti
La sostenibilità è integrata in ogni fase della pianificazione degli alloggi di ATPI. Dalla selezione di hotel eco-certificati all’ottimizzazione dei percorsi di viaggio di gruppo e alla minimizzazione dei rifiuti, ATPI aiuta i clienti a ridurre la loro impronta ambientale senza sacrificare comfort o convenienza. “Cerchiamo sempre di rendere la logistica più ecologica,” aggiunge Sophie. “Dall’approvvigionamento locale ai materiali digitali per gli ospiti, piccole decisioni si sommano per avere un impatto significativo.”
Adattarsi a ogni ospite
Ciò che distingue ATPI è la sua capacità di adattare l’esperienza di alloggio alle persone coinvolte. I consigli di amministrazione aziendali si aspettano raffinatezza. Gli atleti hanno bisogno di funzionalità e concentrazione. I partner di eventi richiedono affidabilità.
“Per alcuni, il successo significa un check-in senza intoppi e una cena eccellente. Per altri, è un pasto con calcolo delle proteine e camere vicino alla palestra,” spiega Sophie. “Progettiamo in base a ciò che conta di più per ogni gruppo.”
Questo approccio che mette l’uomo al primo posto assicura che ogni soggiorno sia più che confortevole, sia mirato.
Quando tutto funziona alla perfezione
Ripensando a un recente evento su larga scala, Sophie riassume ciò che ha reso l’alloggio così semplice:
“È stata la pianificazione, le relazioni, gli strumenti e la nostra capacità di pensare in anticipo. Il cliente non ha dovuto preoccuparsi di nulla. I loro ospiti si sono sentiti accuditi dall’arrivo alla partenza.”
In ATPI, crediamo che un ottimo alloggio di gruppo non riguardi la prenotazione di camere, ma la creazione dell’esperienza giusta. Dalla strategia al check-out, gestiamo i dettagli, così tu non devi farlo.
