I dati dell’Energy Travel sono Business Intelligence: li stai usando in modo efficace?

Il settore energetico opera in alcuni degli ambienti più complessi e stimolanti del mondo. Che si tratti di spostare il personale su piattaforme offshore, siti di produzione remoti, progetti di capitale o operazioni internazionali, il viaggio è più di un requisito logistico: è un fattore critico per le prestazioni aziendali.

Ogni movimento di un viaggiatore genera dati. Ogni prenotazione, cambio di itinerario, interazione con i fornitori e interruzione genera informazioni preziose su quanto efficacemente un’organizzazione stia supportando la propria forza lavoro, controllando i costi e mantenendo la continuità operativa.

Eppure, nonostante abbiano accesso a più dati di viaggio che mai, molte organizzazioni del settore energetico faticano ancora a trasformare le informazioni in azioni significative.

La sfida non è più raccogliere dati di viaggio. È capire cosa conta, porre le domande giuste e utilizzare le informazioni disponibili per prendere decisioni commerciali e operative migliori.

Sempre più spesso, i dati di viaggio stanno diventando molto più di uno strumento di approvvigionamento o di reporting. Sono business intelligence.

I report non creano valore. Le decisioni sì.

I dati sono probabilmente una delle risorse più preziose in possesso delle organizzazioni. Tuttavia, il loro valore non deriva dalla generazione di altri report. Il vero valore risiede nel comprendere le informazioni disponibili e agire di conseguenza.

La maggior parte delle organizzazioni può produrre report che mostrano la spesa per i viaggi, le rotte più frequentate, i fornitori preferiti e l’attività di prenotazione. Sebbene utili, questi report descrivono solo ciò che è accaduto.

La vera opportunità sta nel capire il perché.

Perché i viaggiatori prenotano ripetutamente offline? Perché i costi aumentano su determinate rotte? Perché certi progetti subiscono livelli più elevati di interruzione? Perché gli accordi negoziati con i fornitori sono sottoutilizzati?

Rispondere a queste domande trasforma i dati di viaggio da un record storico a uno strumento decisionale strategico.

Le organizzazioni che ottengono il maggior valore sono quelle che utilizzano i dati per identificare modelli, mettere in discussione i presupposti e creare opportunità di miglioramento, piuttosto che limitarsi a monitorare l’attività.

In definitiva, i report non dovrebbero segnare la fine di una conversazione. Dovrebbero esserne l’inizio.

I dati di viaggio sono intelligenza operativa

Nell’industria energetica, il viaggio è direttamente collegato alle prestazioni operative.

Spostare il personale in modo sicuro ed efficiente verso installazioni offshore, impianti GNL, operazioni di perforazione, progetti di energia rinnovabile e siti remoti è fondamentale per la continuità aziendale. Di conseguenza, i dati di viaggio forniscono informazioni che vanno ben oltre la gestione dei viaggi tradizionale.

Dal punto di vista commerciale, le organizzazioni possono utilizzare i dati di viaggio per comprendere i costi reali del programma, identificare opportunità di consolidamento, negoziare in modo più efficace con compagnie aeree e hotel, migliorare il comportamento di prenotazione e determinare dove i cambiamenti di policy o tecnologici potrebbero fornire efficienze misurabili.

Dal punto di vista operativo, i benefici diventano ancora più significativi.

I dati di viaggio offrono visibilità sugli spostamenti della forza lavoro, sulle rotazioni degli equipaggi, sulle rotte più frequentate, sui tempi di prenotazione, sui livelli di interruzione e sulla complessità operativa associata a diversi progetti e località.

Se combinati con le informazioni operative, le organizzazioni possono iniziare a porsi domande molto più preziose:

• Stiamo spostando le persone nel modo più efficiente?
• Le rotazioni degli equipaggi potrebbero essere strutturate in modo diverso?
• Ci sono rotte particolari che creano interruzioni inutili?
• I nostri accordi con i fornitori riflettono ancora i luoghi in cui viaggia oggi la nostra forza lavoro?

Per le organizzazioni che spostano migliaia di persone a livello globale ogni anno, anche piccoli miglioramenti basati su dati di qualità possono offrire significativi vantaggi commerciali e operativi.

La visibilità crea efficienza

Una delle maggiori sfide che le organizzazioni energetiche globali devono affrontare è la frammentazione dell’attività di viaggio.

Diverse regioni, unità aziendali e progetti operano spesso in modo indipendente, utilizzando processi, fornitori e canali di prenotazione diversi. Sebbene le organizzazioni possano comprendere la loro spesa complessiva per i viaggi, non sempre capiscono cosa la stia guidando.

Una migliore visibilità cambia le cose.

I dati di viaggio possono identificare rapidamente prenotazioni tardive ricorrenti, biglietti non utilizzati, ripetuti cambi di itinerario, tariffe negoziate perse, eccessive transazioni offline e tendenze delle prestazioni dei fornitori.

Tuttavia, l’efficienza non riguarda esclusivamente la riduzione dei costi.

Nel settore energetico, ci sono spesso ragioni operative legittime per disposizioni di viaggio complesse. L’obiettivo dovrebbe essere capire perché esistono questi comportamenti e determinare se il processo sottostante può essere migliorato.

A volte i risparmi maggiori non derivano dalla ricerca di una tariffa aerea più economica, ma dal miglioramento della programmazione, dalla riduzione degli spostamenti non necessari o dal consolidamento dei viaggi attraverso una migliore pianificazione.

È qui che si crea un’efficienza significativa.

Collegare i viaggi all’azienda nel suo complesso

Il viaggio non opera indipendentemente dal resto dell’organizzazione. È strettamente collegato alla pianificazione della forza lavoro, alla realizzazione dei progetti, agli approvvigionamenti, alla finanza, alla sicurezza e agli obiettivi HSE.

Eppure questi set di dati rimangono spesso scollegati.

I dati di viaggio possono mostrare che una particolare prenotazione è cambiata quattro volte. I dati operativi possono spiegare che il cambiamento dei programmi del progetto ha reso inevitabili tali modifiche.

Senza quel contesto più ampio, le organizzazioni rischiano di risolvere il problema sbagliato.

Invece di cercare semplicemente di ridurre le modifiche alle prenotazioni, le organizzazioni dovrebbero chiedersi se le tempistiche dei progetti, la pianificazione della forza lavoro o i processi operativi possano essere migliorati.

Il valore più grande deriva dal collegare l’intelligence sui viaggi con la business intelligence più ampia, creando un quadro più chiaro di come interagiscono persone, progetti e operazioni.

Guardare oltre il senno di poi

Storicamente, il reporting sui viaggi è stato in gran parte retrospettivo.

Le organizzazioni esaminano la spesa del mese scorso, le prestazioni dei fornitori o il comportamento di prenotazione prima di decidere quali miglioramenti potrebbero essere apportati in futuro. Sempre più spesso, questo approccio sta cambiando.

La prossima evoluzione dei dati di viaggio non è semplicemente riportare ciò che è accaduto. È aiutare le organizzazioni a capire cosa probabilmente accadrà dopo.

Combinando i modelli di viaggio storici con informazioni operative in tempo reale e intelligence esterna, le organizzazioni possono anticipare le interruzioni, prevedere la domanda, identificare i vincoli di capacità e prendere decisioni informate prima che le sfide inizino a influenzare le operazioni.

Per il settore energetico, i dati di viaggio stanno diventando una componente sempre più preziosa della mobilità della forza lavoro, della resilienza operativa e delle prestazioni aziendali.

Il futuro non riguarda l’avere più dati.

Si tratta di utilizzare l’intelligence sui viaggi per collaborare in modo più efficace prima del viaggio, proteggere i viaggiatori durante il loro percorso attraverso un Duty of Care più forte e ottimizzare le prestazioni dopo il viaggio attraverso analisi più intelligenti, percorsi più efficienti e una migliore gestione della spesa.

In definitiva, le organizzazioni che otterranno il maggior valore dai dati di viaggio non saranno quelle che raccolgono più informazioni. Saranno quelle che le useranno nel modo più efficace.