Energy Travel Data is Business Intelligence: Gebruikt u het effectief?

De energiesector is actief in enkele van de meest complexe en uitdagende omgevingen ter wereld. Of het nu gaat om het verplaatsen van personeel naar offshore-platforms, afgelegen productielocaties, kapitaalprojecten of internationale activiteiten, reizen is meer dan een logistieke vereiste – het is een cruciale factor voor de bedrijfsprestaties.

Elke beweging van een reiziger genereert gegevens. Elke boeking, wijziging in het reisschema, interactie met leveranciers en verstoring levert waardevolle inzichten op over hoe effectief een organisatie haar personeel ondersteunt, de kosten beheerst en de operationele continuïteit waarborgt.

Hoewel ze toegang hebben tot meer reisgegevens dan ooit tevoren, worstelen veel energiebedrijven nog steeds met het omzetten van informatie in betekenisvolle actie.

De uitdaging is niet langer het verzamelen van reisgegevens. Het gaat erom te begrijpen wat belangrijk is, de juiste vragen te stellen en de beschikbare inzichten te gebruiken om betere commerciële en operationele beslissingen te nemen.

Reisgegevens worden steeds vaker veel meer dan een inkoop- of rapportagetool. Het is business intelligence.

Rapporten creëren geen waarde. Beslissingen wel.

Data is ongetwijfeld een van de meest waardevolle middelen waarover organisaties beschikken. De waarde ervan komt echter niet voort uit het genereren van meer rapporten. De echte waarde ligt in het begrijpen van de beschikbare informatie en het ernaar handelen.

De meeste organisaties kunnen rapporten opstellen over reisuitgaven, veelbezochte routes, voorkeursleveranciers en boekingsactiviteiten. Hoewel nuttig, beschrijven deze rapporten alleen wat er is gebeurd.

De echte kans ligt in het begrijpen van het ‘waarom’.

Waarom boeken reizigers herhaaldelijk offline? Waarom stijgen de kosten op bepaalde routes? Waarom hebben bepaalde projecten te maken met meer verstoringen? Waarom worden overeengekomen leverancierscontracten onderbenut?

Het beantwoorden van deze vragen transformeert reisgegevens van een historisch verslag naar een strategisch instrument voor besluitvorming.

De organisaties die de grootste waarde realiseren, zijn de organisaties die data gebruiken om patronen te identificeren, aannames ter discussie te stellen en kansen voor verbetering te creëren, in plaats van alleen de activiteiten te monitoren.

Uiteindelijk zouden rapporten niet het einde van een gesprek moeten markeren. Ze zouden het begin ervan moeten zijn.

Reisgegevens zijn operationele intelligentie

Binnen de energiesector is reizen direct verbonden met operationele prestaties.

Het veilig en efficiënt verplaatsen van personeel naar offshore-installaties, LNG-faciliteiten, booractiviteiten, duurzame energieprojecten en afgelegen locaties is essentieel voor de bedrijfscontinuïteit. Als gevolg hiervan leveren reisgegevens inzichten op die veel verder gaan dan traditioneel reisbeheer.

Op commercieel vlak kunnen organisaties reisgegevens gebruiken om de werkelijke programmakosten te begrijpen, consolidatiemogelijkheden te identificeren, effectiever te onderhandelen met luchtvaartmaatschappijen en hotels, het boekingsgedrag te verbeteren en te bepalen waar beleids- of technologiewijzigingen meetbare efficiëntie kunnen opleveren.

Op operationeel vlak worden de voordelen nog groter.

Reisgegevens bieden inzicht in de bewegingen van het personeel, rotaties van bemanningen, veelbezochte routes, doorlooptijden van boekingen, het aantal verstoringen en de operationele complexiteit die gepaard gaat met verschillende projecten en locaties.

In combinatie met operationele informatie kunnen organisaties veel waardevollere vragen gaan stellen:

• Verplaatsen we mensen op de meest efficiënte manier?
• Zouden bemanningsrotaties anders kunnen worden gestructureerd?
• Veroorzaken bepaalde routes onnodige vertragingen?
• Sluiten onze leveranciersovereenkomsten nog steeds aan bij de plaatsen waar ons personeel vandaag de dag naartoe reist?

Voor organisaties die jaarlijks duizenden mensen wereldwijd verplaatsen, kunnen zelfs kleine verbeteringen op basis van kwalitatieve data aanzienlijke commerciële en operationele voordelen opleveren.

Zichtbaarheid creëert efficiëntie

Een van de grootste uitdagingen voor wereldwijde energiebedrijven is gefragmenteerde reisactiviteit.

Verschillende regio’s, bedrijfsonderdelen en projecten werken vaak onafhankelijk van elkaar, met verschillende processen, leveranciers en boekingskanalen. Hoewel organisaties inzicht kunnen hebben in hun totale reisuitgaven, begrijpen ze niet altijd wat de drijvende kracht daarachter is.

Beter inzicht brengt daar verandering in.

Reisgegevens kunnen snel terugkerende late boekingen, ongebruikte tickets, herhaalde wijzigingen in het reisschema, gemiste onderhandelde tarieven, overmatige offline transacties en trends in de prestaties van leveranciers identificeren.

Efficiëntie gaat echter niet alleen over het verlagen van de kosten.

In de energiesector zijn er vaak legitieme operationele redenen voor complexe reisarrangementen. Het doel moet zijn om te begrijpen waarom dit gedrag bestaat en te bepalen of het onderliggende proces kan worden verbeterd.

Soms komen de grootste besparingen niet voort uit het vinden van een goedkoper vliegticket, maar uit het verbeteren van de planning, het verminderen van onnodige reisbewegingen of het consolideren van reizen door een betere planning.

Dat is waar betekenisvolle efficiëntie wordt gecreëerd.

Reizen verbinden met de bredere bedrijfsvoering

Reizen staat niet los van de rest van de organisatie. Het is nauw verbonden met personeelsplanning, projectuitvoering, inkoop, financiën, beveiliging en HSE-doelstellingen.

Toch blijven deze datasets vaak gescheiden.

Reisgegevens kunnen aantonen dat een bepaalde boeking vier keer is gewijzigd. Operationele gegevens kunnen verklaren dat veranderende projectplanningen die wijzigingen onvermijdelijk maakten.

Zonder die bredere context riskeren organisaties het verkeerde probleem op te lossen.

In plaats van simpelweg te proberen het aantal boekingswijzigingen te verminderen, zouden organisaties zich moeten afvragen of projecttijdlijnen, personeelsplanning of operationele processen kunnen worden verbeterd.

De grootste waarde komt voort uit het verbinden van reisintelligentie met bredere business intelligence, waardoor een duidelijker beeld ontstaat van hoe mensen, projecten en activiteiten op elkaar inwerken.

Verder kijken dan achteraf inzicht

Historisch gezien was de rapportage over reizen grotendeels retrospectief.

Organisaties evalueren de uitgaven, de prestaties van leveranciers of het boekingsgedrag van de afgelopen maand voordat ze beslissen welke verbeteringen er in de toekomst kunnen worden doorgevoerd. Deze aanpak is steeds vaker aan het veranderen.

De volgende stap in de evolutie van reisgegevens is niet simpelweg rapporteren wat er is gebeurd. Het is organisaties helpen begrijpen wat er waarschijnlijk gaat gebeuren.

Door historische reispatronen te combineren met actuele operationele informatie en externe intelligentie, kunnen organisaties anticiperen op verstoringen, de vraag voorspellen, capaciteitsbeperkingen identificeren en weloverwogen beslissingen nemen voordat uitdagingen de bedrijfsvoering gaan beïnvloeden.

Voor de energiesector worden reisgegevens een steeds waardevoller onderdeel van de mobiliteit van het personeel, de operationele veerkracht en de bedrijfsprestaties.

De toekomst draait niet om het hebben van meer data.

Het gaat om het gebruik van reisintelligentie om effectiever samen te werken vóór de reis, reizigers te beschermen tijdens hun reis door een sterkere Duty of Care, en de prestaties na de reis te optimaliseren door middel van slimmere analyses, efficiëntere routes en verbeterd uitgavenbeheer.

Uiteindelijk zullen de organisaties die de meeste waarde uit reisgegevens halen, niet de organisaties zijn die de meeste informatie verzamelen. Het zullen de organisaties zijn die deze informatie het meest effectief gebruiken.