Come le organizzazioni del settore energetico possono testare il valore del loro programma di viaggio

Quando i programmi di viaggio vanno male, i lavoratori a rotazione sono in ritardo per l’imbarco o il turno, i progetti vengono ritardati e quella che dovrebbe essere una parte integrante della logistica diventa improvvisamente un’enorme fonte di stress, frustrazione e spese.

Il costo è fondamentale per un settore energetico in ripresa e il desiderio di vedere una riduzione della spesa per i viaggi è una delle principali motivazioni alla base della decisione di molte organizzazioni del settore energetico di collaborare con una TMC. Tuttavia, molte organizzazioni del settore energetico hanno scoperto che il basso costo non equivale necessariamente a un alto valore e hanno imparato a proprie spese che un programma di viaggio di successo richiede un delicato equilibrio tra costo ed efficienza del processo.

Una volta che un nuovo partner di viaggio è stato implementato e distribuito in tutta l’organizzazione, come puoi essere sicuro di continuare a ricevere il massimo valore dal tuo programma di viaggio?

Programma Energy Travel

Gli esperti di ATPI Energy Travel hanno compilato questa breve guida, che spiega cosa è fondamentale per garantire che la tua organizzazione del settore energetico stia ottenendo il massimo valore dal tuo attuale programma di viaggio.

Un programma di viaggio flessibile è essenziale affinché le organizzazioni del settore energetico raggiungano i loro obiettivi aziendali più ampi e ricevano il massimo valore dalla loro TMC, ma cosa significa realmente flessibilità nel contesto del settore energetico?

Le condizioni nel settore energetico sono soggette a cambiamenti e i piani sono fortemente influenzati da influenze politiche, condizioni meteorologiche estreme o circostanze impreviste sul campo. Pertanto, la flessibilità si riferisce alla capacità di reagire rapidamente a questi cambiamenti senza che ciò influisca troppo sulla produttività.

Far salire rapidamente un viaggiatore su un aereo è una cosa, ma ci sono una serie di processi e regolamenti “dietro le quinte” relativi a visti e permessi che devono essere presi in considerazione: risolvere questi problemi richiede un ulteriore livello di flessibilità per un programma di viaggio.

Un programma di viaggio inflessibile può comportare costi elevati, sia in termini di produttività, efficienza e spesa per i viaggi. Ad esempio, un programma che privilegia le tariffe più economiche possibili sopra ogni altra cosa potrebbe in realtà cadere preda di commissioni e addebiti applicati quando è necessario modificare gli itinerari.

Un programma di viaggio veramente flessibile dovrebbe includere:

Ricerca di tariffe

Lavorare con un fornitore di viaggi in grado di reperire tariffe a livello globale offre le migliori possibilità di ottenere tariffe favorevoli, ma è anche importante prestare attenzione ai tipi di tariffe che la tua organizzazione sta prenotando.

C’è un’idea sbagliata secondo cui tutte le prenotazioni non sono modificabili una volta confermate e quindi molte organizzazioni del settore energetico sono riluttanti a prenotare con troppo anticipo, poiché sanno che i loro itinerari possono cambiare rapidamente. Tuttavia, le tariffe marittime sono incredibilmente flessibili e possono essere modificate abbastanza facilmente, quindi c’è tutto da guadagnare cercando di aumentare i tempi di consegna.

Costo totale del viaggio

Comprendere il costo totale dei viaggi della tua organizzazione consentirà una rendicontazione e una previsione del budget più accurate, ma può essere difficile raccogliere queste informazioni se la tua organizzazione si affida a sistemi e processi diversi quando gestisce le rotazioni dell’equipaggio o i viaggi del personale.

Trovare sistemi di gestione del flusso di lavoro e di prenotazione dei viaggi che si integrino con la gestione del personale, le buste paga, le risorse umane e gli strumenti di gestione delle spese consentirà una rendicontazione più semplice del costo totale del viaggio, poiché tutte le informazioni saranno centralizzate. Se i responsabili dell’equipaggio hanno accesso a questo tipo di dati, sono più informati e sono nella posizione migliore per identificare le aree in cui è possibile ottenere flessibilità al minor costo possibile.

Reporting e analisi

Comprendere come viaggia oggi la tua organizzazione è il modo migliore per prevedere come viaggerà in futuro.

C’è un’enorme quantità di dati coinvolti nei cambi di equipaggio e nei viaggi del personale, tutti dati che devono essere segnalati se devono essere utilizzati strategicamente come parte di iniziative di risparmio di costi e tempi. Essere in grado di eseguire i propri report su tutto, dal dovere di assistenza e tracciamento, ai tempi di consegna e ai ritardi e persino al costo dei pasti e del trasporto via terra, ti offre un maggiore controllo sia del tuo tempo che della tua spesa.