Il cliente necessitava di una piattaforma tecnologica per migliorare l’esperienza dei partecipanti, da utilizzare per la registrazione online, le prenotazioni alberghiere e anche le comunicazioni prima e durante la conferenza. Ad ATPI Corporate Events è stato inoltre chiesto di trovare alloggi su base allocata per i partecipanti in hotel vicini alla sede prescelta. CSM ha anche richiesto una consulenza sull’agenda della conferenza, che ha evidenziato la necessità per ATPI Corporate Events di gestire i trasferimenti per l’evento.
Il cliente
CSM Bakery Solutions è un leader internazionalenel settore della panificazione, che produce una vasta gamma di prodotti da forno per clienti in più di 100 paesi.
L’azienda ha 34 stabilimenti di produzione, 26 centri di distribuzione, quattro centri di eccellenza per l’innovazione e più di 8.500 dipendenti.
Il team di progetto CSM necessitava di una piattaforma di registrazione online e di gestione dei viaggi per la loro conferenza vendite internazionale ospitata nel Regno Unito per 270 delegati. La sede preselezionata era l’iconico Manchester United Football Ground, Old Trafford.
La sfida
La richiesta del cliente era che i loro delegati avessero una piattaforma tecnologica che potesse essere utilizzata per la registrazione, le prenotazioni alberghiere e anche le comunicazioni prima e durante la conferenza.
Inoltre, ad ATPI Corporate Events è stato chiesto di trovare alloggi su base allocata per i partecipanti in hotel vicini alla sede prescelta. La sfida è stata ottenere oltre 250 camere in diversi grandi blocchi di alloggi in hotel entro un raggio massimo di tre miglia e in un breve lasso di tempo di tre settimane.
CSM ha anche richiesto una consulenza sull’agenda della conferenza, che ha evidenziato la necessità per ATPI Corporate Events di gestire i trasferimenti per l’evento.
La soluzione
ATPI Corporate Events ha creato con successo un’esperienza positiva per i partecipanti e ha gestito la gestione dei viaggi per l’evento. I partecipanti sono stati introdotti all’evento tramite un invito e-mail personalizzato progettato da ATPI Corporate Events.
Il contenuto includeva collegamenti alla piattaforma di registrazione online, nonché a un sito web personalizzato con marchio che consentiva a CSM di fornire aggiornamenti ai delegati in merito all’agenda, ai relatori, alle scelte alberghiere e alle informazioni locali.
Oltre alla regolare comunicazione via e-mail ai delegati tramite il sistema online, è stata lanciata anche un’app per l’evento. ATPI Corporate Events ha progettato un’app mobile su misura in cui i delegati potevano accedere a tutti i dati chiave insieme a contenuti aggiuntivi come il codice di abbigliamento e la disposizione dei tavoli.
Oltre alla regolare comunicazione via e-mail ai delegati tramite il sistema online, è stata lanciata anche un’app per l’evento. ATPI Corporate Events ha progettato un’app mobile su misura in cui i delegati potevano accedere a tutti i dati chiave insieme a contenuti aggiuntivi come il codice di abbigliamento e la disposizione dei tavoli.
I partecipanti potevano cercare e inviarsi messaggi a vicenda attraverso la piattaforma ed è stata aggiornata durante l’evento per mostrare informazioni in tempo reale come gli orari di prelievo della partenza.
Utilizzando la leva finanziaria e il potere d’acquisto del gruppo ATPI, l’alloggio è stato trovato in cinque hotel vicino alla sede, con opzioni che vanno da hotel a 3* a 5* e con termini e condizioni flessibili che consentivano cancellazioni e modifiche fino a poco prima dell’evento.
Attraverso la piattaforma di registrazione online, gli ospiti potevano scegliere e prenotare il loro hotel preferito e apportare modifiche direttamente sul sito. Inoltre, la disponibilità degli hotel è stata impostata in base all’anzianità del delegato attraverso il sito di registrazione. Ad esempio, i VIP erano gli unici delegati che potevano prenotare l’opzione di un hotel a cinque stelle.
Attraverso un’attenta gestione dei blocchi e degli avvisi che sono stati impostati, il team di ATPI Corporate Events è stato in grado di aumentare o diminuire il numero di camere detenute per garantire che tutti i delegati avessero un alloggio, assicurando al contempo che le penali di cancellazione fossero ridotte al minimo.
Utilizzando ulteriori funzionalità del sistema di registrazione online, ATPI Corporate Events ha richiesto e gestito le informazioni sui voli di questi delegati, controllando la validità dei voli e raggruppandoli per garantire che i trasferimenti fossero convenienti.
Il team di ATPI Corporate Events ha elaborato le modifiche durante l’evento con il fornitore di trasferimenti e ha organizzato la presenza di hostess in tutti e tre i terminal per accogliere i delegati all’arrivo.
Il risultato
La conferenza è stata un successo e poiché tutta la logistica per l’evento è stata gestita tramite la pagina di registrazione online e l’app, questo ha fatto risparmiare tempo al team di progetto CSM, il che significa che potevano concentrarsi sulla fornitura dei contenuti e degli obiettivi della riunione per l’evento.
Il team ha anche avuto la tranquillità di sapere che i loro delegati hanno avuto un’esperienza utente positiva prima, durante e dopo la conferenza, poiché sono stati aggiornati durante tutto il tempo sul loro dispositivo mobile.
Sono stati ottenuti risparmi sui costigrazie al potere d’acquisto del gruppo ATPI attraverso l’alloggio e anche utilizzando un fornitore di trasporti ATPI preferito per i trasferimenti. Un sondaggio post-evento è stato inviato a tutti i partecipanti. I risultati sono stati che ATPI Corporate Eventsha ricevuto un eccellentefeedback sia dai partecipanti che dagli organizzatori.
Una ripartizione completa e dettagliata del budget è stata fornita a CSM dopo l’evento che ha elencato tutti i servizi forniti e ha anche dettagliato i risparmi e gli sconti significativi negoziati.
CSM ha collaborato con ATPI Corporate Events per realizzare con successo la conferenza sotto pressione temporale; gli strumenti di registrazione online sono stati intuitivi e il supporto del loro team di eventi con la logistica e la guida esperta è stato prezioso nel rendere un successo clamoroso quello che è stato un evento internazionale inaugurale.
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