Voyages de groupe – De la réservation à l’arrivée : Optimiser les vols de groupe

« La demande de vols de groupe d’affaires ne cesse de croître depuis des années. » Les équipes voyagent de plus en plus souvent ensemble pour des événements, des incentives et des réunions internationales. En apparence, cela semble simple. En réalité, l’organisation de vols de groupe est devenue l’une des parties les plus complexes du voyage.

« Réserver un billet individuel est plus facile que jamais », déclare Delina Keijzer, chef de projet Voyages de groupe chez ATPI. « Mais dès que vous avez affaire à dix voyageurs ou plus, vous jouez selon des règles complètement différentes. »

Les compagnies aériennes considèrent les réservations de groupe comme un marché distinct. « Dès que dix sièges sont bloqués, le risque commercial pour une compagnie aérienne augmente », explique Delina. « C’est pourquoi vous constatez des tarifs plus élevés, des conditions plus strictes et une disponibilité limitée, même lorsque le même vol affiche encore de nombreux sièges en ligne. » Des délais d’option courts, des dates limites de noms anticipées et des politiques de compagnies aériennes variables ne font qu’ajouter à la pression, en particulier pour les organisations qui ne gèrent pas régulièrement les voyages de groupe.

C’est également là que de nombreuses entreprises sous-estiment l’impact. « Ce qui ressemble à une simple réservation de vol devient rapidement un casse-tête logistique », explique Delina. « Les vols doivent parfaitement s’aligner sur les transferts, les hôtels, les horaires de réunion et les programmes sur site. Un petit changement peut avoir un effet sur l’ensemble du voyage. »

Cette fragilité est ce qui rend les voyages de groupe si sensibles aux perturbations. Un vol retardé ou annulé n’affecte pas seulement un voyageur, il affecte tout le monde. Comme le dit Delina : « Les clients nous disent souvent : ‘Nous voulons de la certitude, pas des appels tardifs parce qu’un vol a changé.’ Et c’est tout à fait compréhensible. »

Chez ATPI, les spécialistes des voyages de groupe travaillent quotidiennement dans les systèmes de groupe des compagnies aériennes, avec des transporteurs à bas prix ayant des conditions de paiement strictes et des compagnies aériennes à service complet ayant une capacité de groupe étroitement contrôlée. « Il s’agit de savoir où la flexibilité existe encore, où elle n’existe pas et comment gérer le risque sans perdre de vue l’ensemble », explique Delina.

Alors que les politiques de groupe des compagnies aériennes continuent de se resserrer, la structure et la prévisibilité deviennent les véritables facteurs de succès des voyages de groupe. Non pas pour simplifier à l’excès un processus complexe, mais pour le rendre réalisable. Et, en fin de compte, pour s’assurer que les équipes arrivent ensemble, à l’heure, et se concentrent sur ce qu’elles sont venues faire.