Réserver un voyage de A à B et retour est une tâche facile, mais qu’en est-il lorsque plusieurs voyageurs doivent prendre un vol pour A à partir de D, H et K ? Pour ensuite retourner à Y ? Nous avons fait appel à un expert en voyages d’affaires qui organise des voyages d’affaires complexes depuis plus de 18 ans. Dans ce petit guide, ils partageront avec vous tout ce que vous devez savoir pour que le processus de réservation se déroule sans heurts et sans stress.
Quel est le voyage d’affaires ou l’itinéraire le plus complexe que vous ayez jamais organisé ?
“J’effectue plus de 200 réservations par mois, ce qui me permet de rencontrer de nombreux voyages et itinéraires différents. Cela peut paraître fou, mais ce sont parfois les itinéraires les plus simples qui constituent les défis les plus complexes. Il s’agit d’un ensemble complet : un itinéraire de vol, un tarif intéressant, des économies serrées et le défi de répondre autant que possible aux besoins du voyageur. Bien sûr, certains itinéraires requièrent beaucoup de créativité, mais je considère toujours qu’il s’agit d’un défi à relever pour résoudre l’énigme le mieux possible. Il m’arrive aussi de rencontrer des demandes de bagages spéciaux, par exemple des bagages de marins, ou des instruments et du matériel pour des artistes ou des photographes.
Quelle est l’astuce pour réserver des voyages d’affaires complexes ?
“L’astuce consiste à trouver des solutions créatives et originales. Nous profitons par exemple des tarifs spéciaux accordés à ATPI Corporate Travel, des partenariats entre compagnies aériennes et, bien sûr, de notre propre expertise. Même moi, je ne sais pas tout, et je suis donc reconnaissant de pouvoir profiter de notre groupe de réflexion qui, par exemple, examine l’itinéraire sous un angle différent et propose ainsi des solutions encore plus créatives. L’évolution constante des marchés, des taux et des conditions nous oblige à rechercher et à innover sans cesse pour trouver les meilleures solutions. Et nous le faisons avec plaisir. Ce qui pouvait encore être fait hier, peut appartenir au passé aujourd’hui”.
Comment s’assurer qu’une réservation complexe est exempte d’erreurs ?
“Le fait de se référer au devis permet de clarifier ce que sera le voyage souhaité. C’est une phase très importante qui permet d’en apprendre le plus possible sur les besoins spécifiques du voyageur et sur ce qu’il faut rechercher. Si vous ne posez pas les bonnes questions, vous vous tromperez à coup sûr. En outre, nous cherchons toujours une alternative afin d’économiser des coûts et/ou du temps. En profitant de l’expertise de notre entreprise, nous faisons directement appel à leur créativité et à un examen plus approfondi afin de travailler de la manière la plus parfaite possible. En outre, la technologie nous donne accès à des contrôles automatisés qui effectuent des recherches encore plus précises que les personnes.
Les besoins des voyageurs évoluent. Qu’avez-vous remarqué ici ?
“Les besoins des voyageurs évoluent constamment, certains plus que d’autres. Qu’il s’agisse de voler avec une certaine compagnie aérienne, d’être allergique aux noix ou de toujours s’asseoir du côté gauche de l’allée, les besoins des voyageurs changent constamment. Ces piliers nous guident vers l’image idéale de la façon dont le voyageur vivra son voyage. Les voyageurs sont également devenus plus indépendants. Ils savent exactement ce qu’ils veulent et sont également certains de ce qu’ils veulent et sont également certains de ce qu’ils ne veulent pas. La recherche de la meilleure solution sur l’internet en fait également partie. Étant donné que de nombreux sites web utilisent le marketing par cascade, c’est un défi pour nous de faire la même chose ou même de proposer une meilleure offre de voyage.
Quelles sont les qualités que vous devez posséder pour réserver des voyages d’affaires ?
“Les compétences en matière de communication sont très importantes. Se comprendre les uns les autres. Cela s’applique à la relation entre l’agent de voyages d’affaires et le réservataire (généralement la secrétaire, mais parfois aussi le voyageur). Travailler ensemble permet de se faire une idée de ce que le voyageur recherche. La créativité est une qualité qui, avec la connaissance des produits, peut conduire aux meilleurs résultats. La vitesse est bonne, mais la qualité est meilleure. La précision de la profession se traduit par des voyageurs satisfaits qui osent confier leurs besoins et leurs demandes aux experts de l’agence de voyages d’affaires”.
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