Pourquoi un réseau mondial de bureaux est essentiel dans la gestion des voyages

Si votre entreprise nécessite des voyages dans le monde entier, s’associer à une société de gestion des voyages disposant d’un réseau mondial de bureaux pourrait être déterminant pour votre réussite.

Un réseau mondial de bureaux permet aux sociétés de gestion des voyages d’offrir un service fiable dans toutes les régions, tout en conservant la connaissance locale nécessaire pour naviguer efficacement sur chaque marché. Vos voyageurs bénéficieront d’une expertise locale précieuse, d’une assistance voyage 24h/24 et 7j/7, ainsi que de normes élevées de duty of care appliquées dans le monde entier. En cas de perturbations imprévues, une société de gestion des voyages à l’international peut prendre en charge vos voyageurs où qu’ils se trouvent et proposer des solutions alternatives pour les aider à arriver à l’heure, avec un minimum de perturbations pour l’activité.

Cet article explique les avantages de s’associer à une TMC disposant d’une portée mondiale et d’une expertise locale.

Le défi de la gestion des programmes de voyages internationaux

La gestion des déplacements et de l’hébergement des collaborateurs dans plusieurs pays est complexe. Les entreprises doivent composer avec :

• Plusieurs devises et systèmes de paiement
• Des exigences différentes en matière de visas et d’entrée sur le territoire
• Des réglementations de voyage variables, notamment les politiques d’immigration et les règles douanières
• Des différences linguistiques et culturelles
• Des différences de fuseaux horaires
• Des perturbations de voyage imprévues et des événements régionaux

Pour les organisations opérant dans des secteurs spécialisés tels que le maritime, l’énergie et les mines, les défis liés à la coordination des voyages internationaux sont encore plus importants.

Ces secteurs nécessitent souvent des déplacements vers des sites isolés, des installations offshore ou des sites d’exploitation où les options de transport sont limitées et où la logistique doit être soigneusement coordonnée. Les rotations de relève d’équipage, les calendriers de projet et des délais opérationnels stricts peuvent également rendre la planification des voyages bien plus sensible au facteur temps que les déplacements professionnels traditionnels.

Sans l’appui d’une société de gestion des voyages à l’international, les organisations peuvent rencontrer plusieurs difficultés pour coordonner des programmes de voyages internationaux. Il s’agit notamment de

• Difficulté à offrir une expérience voyageur cohérente dans différentes régions et fuseaux horaires
• Difficulté à coordonner des itinéraires complexes ou multi-étapes, en particulier lorsqu’ils sont sensibles au facteur temps
• Difficultés à maintenir une assistance voyage 24h/24 et 7j/7
• Visibilité limitée des déplacements des voyageurs et des dépenses de voyage à l’échelle mondiale
• Pouvoir de négociation réduit avec les compagnies aériennes et les hôtels locaux
• Difficultés à respecter les normes de duty of care pour les collaborateurs travaillant dans des environnements à haut risque, tels que les environnements maritimes, miniers ou énergétiques

L’importance d’un réseau mondial de bureaux

Un réseau mondial de bureaux permet aux sociétés de gestion des voyages d’offrir une assistance voyage locale grâce à des équipes régionales qui comprennent les spécificités de leurs marchés.

Les bureaux locaux apportent plusieurs avantages aux programmes de voyages internationaux.

Connaissance du marché local

Chaque marché du voyage a des caractéristiques propres. Les compagnies aériennes, les opérateurs ferroviaires, les hôtels et les options de transport terrestre varient fortement d’une région à l’autre.

Les équipes locales comprennent :

• Les relations avec les fournisseurs régionaux
• Les itinéraires et transporteurs privilégiés
• Les tendances saisonnières de voyage
• Les structures tarifaires du marché local

Ces connaissances permettent aux sociétés de gestion des voyages à l’international de proposer des itinéraires plus efficaces et de négocier de meilleurs tarifs pour les voyages et l’hébergement.

Expertise réglementaire et conformité

Les réglementations de voyage diffèrent fortement d’un pays à l’autre, et il peut être difficile de suivre l’évolution des exigences. Les équipes locales peuvent aider les entreprises à gérer ces complexités grâce à une connaissance approfondie de :

• Les exigences locales en matière de visas et d’entrée sur le territoire
• Les réglementations d’immigration et de contrôle aux frontières
• Les exigences locales en matière de santé et de sécurité
• Les exigences locales en matière de fiscalité et de facturation
• Les restrictions de voyage gouvernementales en évolution
• Les réglementations de voyage propres à certains secteurs, notamment dans le maritime, les mines et l’énergie, où les déplacements d’équipage et les voyages offshore peuvent impliquer des exigences de conformité supplémentaires

Une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 dans le monde entier

Un avantage majeur de s’associer à une société de gestion des voyages à l’international est de bénéficier d’une assistance voyage 24h/24 et 7j/7. Cela garantit que les collaborateurs en déplacement à l’international peuvent accéder à une assistance dans toutes les régions et tous les fuseaux horaires.

Avec une assistance voyage 24h/24 et 7j/7, les voyageurs peuvent contacter un conseiller voyage expérimenté pour les aider sur des sujets tels que :

• Modifications d’itinéraire et re-réservation
• Perturbations et retards de voyage
• Aide d’urgence
• Demandes de voyage de dernière minute

Dans des secteurs spécialisés, notamment le maritime, les mines et l’énergie, la réussite opérationnelle dépend souvent de l’arrivée des équipes à l’heure sur des sites de travail isolés. L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est essentielle pour une coordination fiable des déplacements et la gestion des perturbations, quelle que soit leur complexité. Disposer d’équipes régionales offrant une assistance en continu garantit que les voyageurs arrivent à destination à l’heure et aide les organisations à protéger à la fois le bien-être des voyageurs et la continuité des activités.

Maintenir les normes de duty of care envers les voyageurs

Le duty of care est une priorité majeure pour les organisations qui nécessitent des déplacements internationaux, en particulier celles qui opèrent dans des secteurs spécialisés tels que le maritime, les mines ou l’énergie. Les perturbations de voyage sont inévitables et peuvent survenir à tout moment. Lors de ces perturbations, les entreprises ont le devoir de localiser et d’assister leurs voyageurs afin de garantir leur sécurité.

Un réseau mondial de bureaux renforce le duty of care en permettant aux sociétés de gestion des voyages à l’international de coordonner rapidement les réponses entre les régions.

Les équipes locales peuvent réagir rapidement à :

• Des perturbations de voyage régionales
• Des événements météorologiques ou naturels
• Des évolutions politiques ou sécuritaires

Les sociétés de gestion des voyages à l’international peuvent également proposer des outils tels que le suivi centralisé des voyageurs et des notifications de voyage en temps réel afin d’aider les organisations à suivre l’ensemble des voyageurs et à recevoir des alertes en cas de perturbations ou d’urgences. Ces outils, combinés à une présence de bureaux locaux et à une assistance 24h/24 et 7j/7, garantissent que les voyageurs sont suivis et pris en charge lorsque des difficultés surviennent, afin de maintenir d’excellentes normes de duty of care dans le monde entier.

ATPI et Direct Travel : une portée mondiale et une expertise locale

Une société de gestion des voyages disposant d’un réseau mondial de bureaux peut offrir un ensemble de connaissances du marché local, d’expertise réglementaire, d’une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 cohérente et d’excellentes normes de duty of care, qui constituent la base de tout programme de voyages internationaux réussi.

ATPI dispose d’un réseau mondial de bureaux avec des bureaux locaux en Europe, en Asie, en Amérique du Nord, en Australie, en Afrique et au Moyen-Orient. En tant que marque Direct Travel, notre société de gestion des voyages à l’international unifiée génère 6 milliards de dollars de volume total annuel de voyages et sert des clients sur 100 marchés dans le monde. Notre combinaison de portée mondiale et d’expertise locale permet à nos clients des secteurs corporate, maritime, minier et énergétique de bénéficier d’une connaissance régionale précieuse et de relations fournisseurs, associées à une puissance d’achat mondiale. Cela permet à ATPI et Direct Travel de proposer des programmes de voyages internationaux cohérents et fiables, avec un accent clair sur un service personnalisé, se traduisant par un taux de fidélisation client de 97 %.

Si votre entreprise souhaite s’associer à une société de gestion des voyages à l’international pour gérer les déplacements internationaux, contactez-nous.