Milan-Cortina 2026 : concevoir une expérience olympique

Créer une véritable expérience des Jeux olympiques pour les invités d’entreprise et les officiels nécessite bien plus que la réservation de vols et d’hôtels. Après Paris 2024, ATPI a commencé à préparer Milan-Cortina 2026, en développant des programmes événementiels sur mesure plaçant les clients au cœur de l’action. L’expérience a combiné hospitalité VIP, compétitions en direct et l’énergie d’un événement sportif mondial, tout en offrant une atmosphère italienne authentique dont les invités se souviendront longtemps après les Jeux. Pour comprendre comment le programme a pris forme, nous nous sommes entretenus avec Karrel Cournoyer, responsable senior et chef d’équipe au sein de la division Événements et Incentives d’ATPI, qui a dirigé la conception et la réalisation du programme des Jeux pour un sponsor officiel.

Des concepts initiaux à un programme entièrement affiné

L’implication de Karrel dans Milan-Cortina 2026 s’est développée à partir d’une relation établie lors de précédents Jeux olympiques, ce qui signifie que les conversations ont commencé avec une compréhension partagée plutôt qu’une page blanche. « J’avais déjà une bonne idée de ce qui comptait le plus pour eux, et nous avons construit les plans étape par étape ensemble. » Le travail a commencé plus d’un an à l’avance et a évolué de nombreuses fois en cours de route. Les premières idées sont venues des partenaires locaux d’ATPI en Italie, puis se sont développées grâce aux retours des clients, aux contraintes pratiques et aux enseignements recueillis lors des visites sur site. Chaque déplacement a permis de transformer l’ambition en quelque chose que les invités apprécieraient réellement. Tandis que le client travaillait directement avec les parties prenantes olympiques pour sécuriser l’hébergement, le transport et l’accès aux événements, ATPI s’est concentré sur tout ce qui entoure le voyage et l’expérience globale. Les vols, les programmes quotidiens, les activités et les restaurants soigneusement sélectionnés ont été planifiés pour s’articuler naturellement, permettant aux invités de s’imprégner de l’atmosphère et de profiter des Jeux sans penser à la logistique qui les sous-tend.

Anticiper les attentes lors d’une expérience olympique

Concevoir un programme sur mesure pour les Jeux olympiques a présenté des défis uniques, notamment en matière de disponibilité. « La disponibilité des activités et des restaurants était le principal défi », a expliqué Karrel. « Lors d’un événement comme les Jeux olympiques, il peut être difficile d’obtenir des confirmations de la part des prestataires, car beaucoup ne savent pas encore s’ils ouvriront leurs établissements aux groupes. » Pour gérer cette incertitude, l’équipe a intégré de la flexibilité dans le processus de planification et a maintenu des options alternatives, garantissant que la qualité ne soit jamais compromise tout en répondant aux attentes du client.

Comment les visites sur site ont façonné l’expérience

Karrel s’est rendue à Milan pendant la phase de planification, utilisant sa visite pour affiner le programme dans la pratique. « La visite à Milan visait principalement l’inspiration et la confirmation ; nous explorions encore des options pour voir si la qualité correspondait à ce que nous voulions présenter », a-t-elle expliqué. Une deuxième visite de son équipe s’est concentrée sur la validation, testant à nouveau chaque élément avec un groupe mixte de participants. « Nous avons confirmé la plupart des éléments, mais en avons également supprimé certains. Lorsque la qualité n’était pas au niveau souhaité, nous avons choisi de retirer entièrement une activité optionnelle. » Tout au long du processus, l’équilibre est resté central. « Nous voulions que les invités se sentent enthousiastes, pas épuisés, alors nous avons limité le temps de déplacement, varié les activités et laissé de la place pour respirer. » De nombreux participants étant des voyageurs expérimentés, l’équipe a privilégié des expériences authentiques et de haute qualité ainsi qu’une restauration distinctive plutôt que des options prévisibles.

Réalisation sur site pendant les Jeux

Pendant les Jeux, Karrel était sur place pour superviser la réalisation de l’arrivée au départ. « J’ai agi comme lien entre toutes les parties impliquées, en veillant à ce que la communication circule entre les représentants du client, les participants et les fournisseurs. J’étais également la gardienne du programme, supervisant les déplacements et m’assurant que tout se déroulait comme prévu. » Sa présence à Milan a permis à ATPI de s’adapter rapidement et de résoudre les problèmes avant qu’ils n’affectent l’expérience des invités.

Ce qui a rendu le voyage inoubliable

Du point de vue de Karrel, l’expérience olympique à Milan n’a pas été définie uniquement par l’organisation, mais par ce que les invités ont ressenti une fois arrivés. « Cela commence par le sport. Choisir des épreuves où les athlètes canadiens avaient une réelle chance de succès a créé une émotion partagée instantanée ; des invités qui venaient de se rencontrer ont soudainement applaudi ensemble comme de vieux amis. C’est la magie du sport. » Les petits détails comptaient aussi. Se souvenir du dessert préféré d’un invité et le faire attendre dans sa chambre plus tard pouvait devenir tout aussi mémorable que l’événement lui-même. Et puis il y avait les surprises. « Ces invités ont tout vu », a déclaré Karrel. « Grâce à la connaissance locale et à la recherche, l’équipe a cherché des expériences qui surprenaient encore les gens ; ce sont les moments dont les invités ont parlé dans l’avion du retour, et longtemps après. Au final, ce ne sont pas les horaires ou la planification dont les gens se sont le plus souvenus, mais les moments qu’ils ont partagés pendant leur séjour à Milan. »