1380 chambres dhôtel, des centaines de valises, une technologie événementielle intelligente et un service personnalisé

De lextérieur, un grand événement dentreprise avec un programme de plusieurs jours peut paraître étonnamment simple. Les invités arrivent, scannent leur badge, se rendent à leurs sessions et, dune manière ou dune autre, leur valise apparaît comme par magie dans leur chambre dhôtel plus tard dans la journée. En coulisses, bien sûr, il se passe énormément de choses. ATPI a soutenu un événement dentreprise avec une gamme complète de services événementiels, de logistique et de solutions numériques. Léquipe a coordonné lhébergement, la gestion des bagages, lassistance sur place et lensemble du parcours numérique des invités pour plus dun millier de participants. Et oui, cela signifiait aussi soccuper de beaucoup de valises.

1380 chambres dhôtel à travers la ville

Lun des aspects les plus importants du projet était la gestion de lhébergement. Pour cet événement, ATPI a réservé environ 1380 chambres dhôtel réparties dans neuf hôtels à Amsterdam et dans la région de Zaandam. Coordonner autant de chambres signifie gérer les attributions, les listes dinvités, les modifications de dernière minute et les horaires darrivée dans plusieurs hôtels. «Les gens pensent parfois que les réservations dhôtel consistent simplement à envoyer une liste de chambres», explique Gaby Smits, chef de projet chez ATPI. «Mais quand on travaille avec plus de mille invités répartis dans différents hôtels, cela devient vite un puzzle géant. Heureusement, nous aimons les puzzles.» Lobjectif, bien sûr, est que les invités ne remarquent jamais cette complexité. Ils arrivent simplement à leur hôtel et senregistrent.

Lopération valises

Lun des services les plus appréciés par les invités durant lévénement a été la gestion des bagages. À leur arrivée sur le lieu de lévénement, les participants pouvaient confier leur valise aux hôtes sur place et se rendre directement au programme de lévénement. ATPI a ensuite organisé la distribution de tous les bagages vers les différents hôtels, en veillant à ce que chaque valise arrive directement dans la bonne chambre. Le résultat a été un taux de livraison correct de 100%, une réussite dont léquipe était particulièrement fière. «Il y a toujours un moment où lon regarde des centaines de valises alignées et où lon se dit : daccord léquipe… assurons-nous que chacune dentre elles finisse dans la bonne chambre», samuse Gaby. «Quand tout fonctionne parfaitement, on a limpression que cest de la magie logistique événementielle.»

Équipes sur le terrain

Pendant la semaine de lévénement, ATPI avait des équipes présentes tant sur le lieu de lévénement que dans les hôtels. Sur le site, léquipe locale aidait au scan des participants, coordonnait la logistique des bagages, répondait aux questions des invités et aidait les participants avec lapplication de lévénement. Parallèlement, des accompagnateurs étaient présents dans les neuf hôtels pour assister les clients lors de lenregistrement et servir de point de contact local. «Ce sont souvent les petites questions qui font la plus grande différence», explique Gaby. «Quelquun qui se demande où se trouve sa prochaine session, quelquun qui arrive plus tard que prévu, ou quelquun qui demande simplement où trouver le meilleur café à proximité. Avoir du personnel disponible rend toute lexpérience plus fluide.»

Lapplication événementielle dans toutes les poches

Parallèlement à la logistique, ATPI a également géré lintégralité de lexpérience numérique des invités. Cela comprenait le processus complet dinscription, lapplication personnalisée pour les invités et les tableaux de bord de reporting en direct utilisés par léquipe organisatrice. Pour tous les participants, l application est rapidement devenue le centre névralgique de lévénement. Les invités pouvaient y trouver leur programme personnel, les informations sur lhôtel, les détails du transport et leur code QR personnel en un seul endroit. Avec plus de 80 sessions différentes incluses au programme, lapplication a permis aux participants de naviguer facilement dans leur propre emploi du temps. «Nous disons toujours que lapplication devient lassistant non officiel de lévénement», déclare Gaby. «Si quelquun demande où il doit se rendre ensuite, la réponse est généralement : consultez lapplication.» Tout au long de la semaine, léquipe a également utilisé des notifications push pour rester en contact avec tous les participants et mettre à jour les informations chaque fois que nécessaire.

Un aperçu en temps réel pour les organisateurs

En coulisses, loutil numérique a également aidé léquipe organisatrice à suivre les mouvements des invités et la logistique de lévénement. Grâce au reporting en direct, le client disposait dune vision continue du nombre dinvités et des flux de participants pendant lévénement. Les prestataires de transport ont également pu consulter les mises à jour en temps réel des données des passagers, ce qui a permis déviter le défi habituel des multiples chaînes de-mails et des listes de transport obsolètes. «Les événements sont toujours dynamiques», précise Gaby. «Les gens changent de session, arrivent plus tôt ou plus tard que prévu, et parfois les bus partent un peu plus tôt que prévu. Quand tout le monde travaille avec les mêmes informations en temps réel, cela facilite grandement les choses.»

Un début dévénement en douceur

Un autre aspect, petit mais important, de lexpérience a été le système de scan sur place, qui a permis à léquipe dimprimer les badges et les étiquettes de bagages à larrivée. Cela a contribué à créer un processus denregistrement rapide et accueillant. «Cest lun de ces premiers moments qui donne vraiment le ton», explique Gaby. «Si les invités arrivent et que tout fonctionne parfaitement demblée, ils se sentent immédiatement pris en charge.»

Le vrai secret dun événement réussi

Bien que la logistique et les outils numériques jouent un rôle important, Gaby estime que le véritable succès dun événement de cette envergure repose toujours sur lhumain. «Il y a un moment, lors de chaque événement, où lon regarde autour de soi et où lon réalise combien déquipes collaborent en coulisses», dit-elle. «Les hôtels, les partenaires de transport, les organisateurs, notre équipe sur place. Tout le monde contribue à la réussite de lexpérience.» Et quand tout simbrique parfaitement ? «Cest là que les invités disent : “Cet événement est tellement bien organisé.” Et cest exactement ce que lon espère entendre.»