1 380 chambres d’hôtel, des centaines de valises, une technologie événementielle intelligente et un service personnalisé

De l’extérieur, un grand événement d’entreprise avec un programme sur plusieurs jours peut sembler étonnamment simple. Les participants arrivent, scannent leur badge, assistent à leurs sessions, et leurs bagages apparaissent comme par magie dans leur chambre d’hôtel plus tard dans la journée. En coulisses, bien sûr, tout est beaucoup plus complexe. ATPI a accompagné cet événement en déployant une gamme complète de services événementiels, logistiques et digitaux. L’équipe a coordonné l’hébergement, la gestion des bagages, le support sur place et l’ensemble du parcours digital pour plus de mille participants. Et oui, cela impliquait aussi de gérer un grand nombre de valises.

1 380 chambres d’hôtel à travers la ville

L’un des volets majeurs du projet concernait la gestion de l’hébergement. Pour cet événement, ATPI a organisé environ 1 380 chambres réparties dans neuf hôtels à Amsterdam et dans la région de Zaandam. Coordonner un tel volume implique de gérer les allocations de chambres, les listes de participants, les modifications de dernière minute et les horaires d’arrivée sur plusieurs établissements.
« Certains pensent que réserver des hôtels consiste simplement à envoyer une liste de chambres », explique Gaby Smits, Project Manager chez ATPI. « Mais quand vous travaillez avec plus de mille participants répartis sur plusieurs hôtels, cela devient rapidement un immense puzzle. Heureusement, nous aimons les puzzles. »
L’objectif reste simple : que les participants ne perçoivent jamais cette complexité et puissent arriver à leur hôtel et s’enregistrer sans difficulté.

L’opération bagages

L’un des services les plus appréciés a été la gestion des bagages. À leur arrivée sur le site de l’événement, les participants pouvaient confier leur valise aux équipes sur place et rejoindre directement le programme. ATPI s’occupait ensuite de la distribution vers les différents hôtels, en s’assurant que chaque bagage arrivait directement dans la bonne chambre.
Résultat : un taux de livraison correct de 100 %, dont l’équipe est particulièrement fière.
« Il y a toujours un moment où vous regardez des centaines de valises alignées et vous vous dites : bon… assurons-nous que chacune arrive dans la bonne chambre », raconte Gaby en souriant. « Quand tout fonctionne parfaitement, cela ressemble presque à de la magie logistique. »

Des équipes sur le terrain

Pendant toute la durée de l’événement, les équipes d’ATPI étaient présentes à la fois sur le site et dans les hôtels. Sur le lieu de l’événement, elles assuraient le scan des participants, coordonnaient les bagages, répondaient aux questions et aidaient à l’utilisation de l’application événementielle.
Dans les hôtels, des tour leaders étaient présents pour accompagner les participants lors du check-in et servir de point de contact local.
« Ce sont souvent les petites questions qui font toute la différence », explique Gaby. « Quelqu’un qui cherche sa prochaine session, qui arrive en retard, ou qui demande simplement où trouver un bon café. Avoir quelqu’un sur place rend l’expérience beaucoup plus fluide. »

L’application événementielle au cœur de l’expérience

En parallèle de la logistique, ATPI a géré l’ensemble de l’expérience digitale des participants : inscription, application personnalisée et tableaux de bord en temps réel pour les organisateurs.
Pour les participants, l’application est rapidement devenue le point central de l’événement. Ils pouvaient y retrouver leur programme, leurs informations d’hôtel, leurs transferts et leur QR code personnel. Avec plus de 80 sessions au programme, l’outil facilitait la navigation dans leur planning.
« Nous disons souvent que l’application devient l’assistant officieux de l’événement », explique Gaby. « Si quelqu’un demande où aller ensuite, la réponse est souvent : regarde l’application. »
Tout au long de la semaine, des notifications push ont permis de communiquer et de mettre à jour les informations en temps réel.

Une vision en temps réel pour les organisateurs

En coulisses, les outils digitaux ont également permis aux organisateurs de garder une vue d’ensemble sur les flux de participants et la logistique. Grâce aux rapports en direct, le client disposait d’une visibilité continue sur les volumes et les déplacements.
Les prestataires de transport avaient également accès à ces données en temps réel, évitant les chaînes d’emails et les listes obsolètes.
« Les événements sont toujours dynamiques », souligne Gaby. « Les participants changent de session, arrivent plus tôt ou plus tard, et parfois les bus partent un peu en avance. Quand tout le monde travaille avec les mêmes informations en temps réel, tout devient plus simple. »

Un accueil fluide dès l’arrivée

Autre élément clé : le système de scan sur place, qui permettait d’imprimer badges et étiquettes bagages à l’arrivée. Cela garantissait un processus d’accueil rapide et efficace.
« C’est un moment déterminant », explique Gaby. « Si tout se passe bien dès l’arrivée, les participants se sentent immédiatement pris en charge. »

Le véritable secret d’un événement réussi

Si la logistique et la technologie jouent un rôle essentiel, Gaby estime que la réussite repose avant tout sur les équipes. « Il y a toujours un moment où l’on réalise combien de personnes travaillent ensemble en coulisses », dit-elle. « Les hôtels, les transporteurs, les organisateurs, nos équipes sur place. Tout le monde contribue à créer cette expérience. » Et lorsque tout fonctionne parfaitement ? « C’est là que les participants disent : “Cet événement est vraiment bien organisé.” Et c’est exactement ce que l’on souhaite entendre. »