Sicherheit in der Unsicherheit gewährleisten: Eventlogistik für ein globales Mode-Event unter extremen Wetterbedingungen managen

Wenn fast 2.000 Hotelübernachtungen, Dutzende internationale Gäste und eine durch starken Schneefall zum Stillstand gebrachte Stadt zusammenkommen, geht es bei der Durchführung von Veranstaltungen weniger um perfekte Planung als vielmehr um Anpassungsfähigkeit, Teamwork und Vertrauen. Zum zweiten Mal in Folge war Rogier Bosscha, Projektmanager bei ATPI Benelux, für die jährliche Partnerveranstaltung einer globalen Modemarke in Amsterdam verantwortlich. Die Veranstaltung bringt wichtige globale Partner und Mitarbeiter des Modeunternehmens zur Präsentation der kommenden Kollektionen zusammen. In diesem Jahr waren die Bedingungen jedoch alles andere als Routine. „In dieser Größenordnung ist Vorbereitung alles“, sagt Rogier. „Eine Veranstaltung wie diese erfordert etwa sechs Monate detaillierter Planung. Sie planen jede Aufgabe, jede Verantwortung und jedes mögliche Szenario, aber die Wetterbedingungen können Sie nie vorhersagen.“

Planung für Größe und das Unerwartete

Allein die Zahlen verdeutlichen die Komplexität: fast 2.000 Hotelübernachtungen verteilt auf drei Amsterdamer Hotels, zwölf ATPI-Mitarbeiter vor Ort und in Spitzenzeiten bis zu 85 private Fahrer, die Mercedes S-Klasse-, V-Klasse- und Sprinter-Fahrzeuge einsetzen, um die Gäste sicher durch die Stadt zu transportieren. Wetterbedingte Störungen waren selbstverständlich in die Planungsszenarien einbezogen worden. Zwei Monate vor der Veranstaltung hatte das Team bereits 250 Kilo Streusalz beschafft, um einen sicheren Zugang zu den Veranstaltungsorten zu gewährleisten. „Wir bereiten uns immer auf schlechtes Wetter vor“, sagt Rogier. „Was wir nicht erwartet hatten, war, dass die Situation so extrem werden würde, dass Züge, Busse, U-Bahnlinien und sogar Flüge in den Niederlanden fast vollständig eingestellt würden.“

Wenn Pläne auf die Realität treffen

Die erste große Herausforderung tauchte am ersten Tag auf. Der öffentliche Nahverkehr war zum Erliegen gekommen, was mehrere ATPI-Teammitglieder, die außerhalb von Amsterdam leben, daran hinderte, die Stadt zu erreichen. „Wir mussten sofort umschalten“, sagt Rogier. „In Amsterdam ansässige Kollegen schwangen sich buchstäblich auf ihre Fahrräder, um vor Ort zu sein, während wir für andere direkte Abholungen durch unsere Transportpartner arrangierten. Es war ein klarer Moment, in dem Flexibilität wichtiger war als Struktur.“ Als klar wurde, dass sich das Wetter nicht bessern würde, arbeitete ATPI eng mit dem Kunden, den Lieferanten und Partnern zusammen, um den Plan anzupassen. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, gestrandete Gäste nach Amsterdam zu bringen. Viele internationale Teilnehmer strandeten außerhalb der Niederlande, insbesondere in Belgien und Deutschland. „Die Schlüsselfrage war: Wie bekommen wir trotzdem alle so sicher und reibungslos wie möglich nach Amsterdam?“

Logistik in Echtzeit anpassen

Basierend auf den Erfahrungen von großen internationalen Veranstaltungen verließen sich Rogier und sein Team auf ihre bewährten Lieferanten. „Wir arbeiten seit Jahren mit vielen unserer Lieferanten zusammen. Dieses Vertrauen macht einen großen Unterschied, wenn man schnell und entschlossen handeln muss.“ Die Lösung bestand darin, Dutzende von internationalen Transfers von Städten wie Berlin, Brüssel, Düsseldorf und Charleroi zu organisieren. Je nach Gruppengröße und Dringlichkeit reichte der Transport von Mercedes-Minivans und Sprintern bis hin zu vollen 53-Sitzer-Reisebussen. „Selbst mit Erfahrung und starken Lieferantenpartnerschaften war es immer noch eine der herausforderndsten Veranstaltungen, die ich je geleitet habe“, räumt Rogier ein. „Aber das hat es auch zu einer der lohnendsten gemacht.“

Eine echte Teamleistung

Im Laufe der Woche stieg der Druck weiter an. Der E-Mail-Verkehr stieg von durchschnittlich fünf Nachrichten pro Stunde auf Spitzenwerte von etwa sechzig, was auf Stornierungen, Umleitungsanfragen und kurzfristige Änderungen zurückzuführen war. ATPI reagierte darauf, indem es sowohl die Unterstützung vor Ort als auch die Backoffice-Kapazität verstärkte, um das Serviceniveau während der gesamten Veranstaltung hoch zu halten. „Diese Veranstaltung war eine echte Teamleistung“, sagt Rogier. „Die Leute haben lange gearbeitet, sind flexibel geblieben und haben sich darauf konzentriert, Lösungen zu finden. Ohne dieses Engagement hätte es einfach nicht funktioniert.“

Ausblick

Rückblickend steht ein Gefühl über allen anderen: Stolz. „Ich bin unglaublich stolz auf das Team und auf die Art und Weise, wie wir mit unseren Lieferanten zusammengearbeitet haben“, sagt Rogier. „Diese Veranstaltung hat gezeigt, dass Vorbereitung wichtig ist, aber genauso wichtig ist, dass man seinen Leuten vertrauen und auf alles vorbereitet sein muss.“ Mit der nächsten Partnerveranstaltung des Kunden bereits in Sichtweite hat die Erfahrung das Vertrauen in die Zukunft nur gestärkt. „Wenn überhaupt“, fügt Rogier hinzu, „hat uns diese Ausgabe noch besser auf das vorbereitet, was vor uns liegt.“