Mailand-Cortina 2026: Gestaltung eines Spielerlebnisses

Ein echtes Olympisches Spielerlebnis für Firmenkunden und Offizielle zu schaffen, erfordert mehr als nur die Buchung von Flügen und Hotels. Nach Paris 2024 begann ATPI mit den Vorbereitungen für Mailand-Cortina 2026 und entwickelte maßgeschneiderte Veranstaltungsprogramme, die die Kunden in den Mittelpunkt des Geschehens rückten. Das Erlebnis kombinierte VIP-Hospitality, Live-Wettkämpfe und die Energie eines globalen Sportereignisses, während es eine authentische italienische Atmosphäre bot, an die sich die Gäste noch lange nach den Spielen erinnern werden. Um zu verstehen, wie das Programm zustande kam, sprachen wir mit Karrel Cournoyer, Senior Manager und Team Lead in der Events & Incentives-Abteilung von ATPI, die die Konzeption und Durchführung des Spieleprogramms für einen offiziellen Sponsor leitete.

Von frühen Konzepten zu einem vollständig ausgefeilten Programm

Karrels Engagement für Mailand-Cortina 2026 entstand aus einer Beziehung, die während früherer Olympischer Spiele aufgebaut wurde, was bedeutete, dass die Gespräche mit einem gemeinsamen Verständnis und nicht auf einem leeren Blatt begannen. „Ich hatte bereits ein gutes Gefühl dafür, was ihnen am wichtigsten war, und wir haben die Pläne Schritt für Schritt gemeinsam entwickelt.“ Die Arbeit begann mehr als ein Jahr im Voraus und entwickelte sich im Laufe der Zeit viele Male weiter. Die ersten Ideen stammten von den lokalen Partnern von ATPI in Italien und wurden dann durch Kundenfeedback, praktische Einschränkungen und Erkenntnisse aus Vor-Ort-Besuchen weiterentwickelt. Jede Reise half dabei, Ambitionen in etwas zu verwandeln, das die Gäste wirklich genießen würden. Während der Kunde direkt mit den Olympischen Interessengruppen zusammenarbeitete, um Unterkunft, Transport und Zugang zu Veranstaltungen zu sichern, konzentrierte sich ATPI auf alles rund um die Reise und das Gesamterlebnis. Flüge, Tagespläne, Aktivitäten und sorgfältig ausgewählte Restaurants wurden so geplant, dass sie natürlich zusammenpassten, sodass die Gäste die Atmosphäre aufnehmen und die Spiele genießen konnten, ohne über die dahinterstehende Logistik nachzudenken.

Erwartungen während eines Spielerlebnisses antizipieren

Die Gestaltung eines maßgeschneiderten Programms für die Olympischen Spiele stellte besondere Herausforderungen dar, insbesondere im Hinblick auf die Verfügbarkeit. „Die Verfügbarkeit von Aktivitäten und Restaurants war die größte Herausforderung“, erklärte Karrel. „Während eines Events wie den Olympischen Spielen kann es schwierig sein, Bestätigungen von Anbietern zu erhalten, da viele noch nicht wissen, ob sie ihre Veranstaltungsorte für Gruppen öffnen werden.“ Um diese Unsicherheit zu bewältigen, baute das Team Flexibilität in den Planungsprozess ein und hielt alternative Optionen bereit, um sicherzustellen, dass die Qualität niemals beeinträchtigt wurde, während gleichzeitig die Erwartungen des Kunden erfüllt wurden.

Wie Vor-Ort-Besuche das Erlebnis prägten

Karrel reiste während der Planungsphase nach Mailand und nutzte ihren Besuch, um das Programm in der Praxis zu verfeinern. „Der Besuch in Mailand diente hauptsächlich der Inspiration und Bestätigung; wir prüften noch Optionen, um zu sehen, ob die Qualität dem entsprach, was wir präsentieren wollten“, erklärte sie. Ein zweiter Besuch ihres Teams konzentrierte sich auf die Validierung, wobei jedes Element erneut mit einer gemischten Gruppe von Teilnehmern getestet wurde. „Wir haben die meisten Elemente bestätigt, aber auch einige entfernt. Wenn die Qualität nicht unseren Vorstellungen entsprach, haben wir uns entschieden, eine optionale Aktivität komplett zu streichen.“ Während des gesamten Prozesses blieb das Gleichgewicht zentral. „Wir wollten, dass die Gäste sich begeistert und nicht erschöpft fühlen, also haben wir die Reisezeit begrenzt, die Aktivitäten variiert und Raum zum Atmen gelassen.“ Da viele Teilnehmer erfahrene Reisende waren, priorisierte das Team authentische, hochwertige Erlebnisse und unverwechselbare Gastronomie statt vorhersehbarer Optionen.

Vor-Ort-Betreuung während der Spiele

Während der Spiele war Karrel vor Ort, um die Durchführung von der Ankunft bis zur Abreise zu überwachen. „Ich fungierte als Bindeglied zwischen allen Beteiligten und stellte sicher, dass die Kommunikation zwischen den Kundenvertretern, Teilnehmern und Lieferanten reibungslos verlief. Ich war auch der Hüter des Programms, überwachte die Abläufe und stellte sicher, dass alles wie geplant geschah.“ Ihre Präsenz in Mailand ermöglichte es ATPI, schnell zu reagieren und Probleme zu lösen, bevor sie das Gästeerlebnis beeinträchtigten.

Was die Reise unvergesslich machte

Aus Karrels Sicht wurde das Olympische Erlebnis in Mailand nicht allein durch die Organisation definiert, sondern durch das, was die Gäste nach ihrer Ankunft empfanden. „Es beginnt mit dem Sport. Die Auswahl von Wettkämpfen, bei denen kanadische Athleten eine echte Erfolgschance hatten, schuf sofort eine gemeinsame Emotion; Gäste, die sich gerade erst kennengelernt hatten, jubelten plötzlich wie alte Freunde zusammen. Das ist die Magie des Sports.“ Auch kleine Details spielten eine Rolle. Sich an das Lieblingsdessert eines Gastes zu erinnern und es später auf dem Zimmer bereitzuhalten, konnte genauso unvergesslich werden wie das Ereignis selbst. Und dann gab es die Überraschungen. „Diese Gäste haben schon alles gesehen“, sagte Karrel. „Durch lokales Wissen und Recherche suchte das Team nach Erlebnissen, die die Leute immer noch überraschten; das sind die Momente, über die die Gäste auf dem Heimflug und noch lange danach sprachen. Am Ende waren es nicht die Zeitpläne oder die Planung, an die sich die Leute am meisten erinnerten, sondern die Momente, die sie in Mailand teilten.“