Savita Oil Technologies Limited ist ein führender Erdölspezialist, eine vertrauenswürdige und bekannte Marke in Indien. Die Fertigungsgruppe für Erdölspezialitäten hat kürzlich eine breite Palette von Automobil- und Industrieschmierstoffen unter dem Markennamen Savsol auf den Markt gebracht, um eine wachsende Zielgruppe qualitätsbewusster Kunden zu bedienen.
Die Herausforderung
Mit Sitz in Mumbai lud Savita Oil namhafte Eventagenturen aus der ganzen Stadt ein, um Angebote für die Unterstützung von 160 Mitarbeitern aus vier Metropolen – Mumbai, Neu-Delhi, Chennai und Kolkata – zu einem Ziel außerhalb des Landes für die Einführung eines neuen Produkts einzuholen.
Die Anforderung bestand darin, einen spannenden Veranstaltungsort für die Produkteinführung zu finden, da das Unternehmen ein breiteres Publikum ansprechen wollte. Neben der Präsentation der Produkteinführung wollte das Unternehmen die Merkmale und Vorteile des Produkts durch einen neuen Fernsehspot hervorheben, der gleichzeitig präsentiert werden sollte.
Savita Oil suchte ein einfallsreiches Team, das relevante Veranstaltungsorte für einen dreitägigen Aufenthalt an einem ausländischen Standort vorschlagen, die Logistik
für alle Mitarbeiter, die aus vier großen Metropolen des Landes anreisten, einrichten und die Produkteinführung von Anfang bis Ende abwickeln sollte.
Die Lösung
Als ausgewähltes Eventunternehmen für Savita Oil hat ATPI Corporate Events die Veranstaltung effektiv umgesetzt, von der Konzeption und der Destinationsfindung bis zum Onsite-Management. Savita Oil wurde eine Auswahl an Reisezielen aus Singapur, Griechenland und der Türkei präsentiert, und das Unternehmen entschied sich für Istanbul, Türkei.
ATPI Corporate Events gab strategische Empfehlungen zur Verbesserung der Veranstaltung und lieferte ein überzeugendes Erlebnis. Darüber hinaus unterstützte das Team den Kunden bei der Einrichtung und Logistik, der Vorveranstaltung und Registrierung sowie der Abwicklung der An- und Abreise der Delegierten im ganzen Land.
Eine der größten gemeisterten Hürden war der Bereich Ticketing und Visa. Die meisten Delegierten für die Veranstaltung reisten aus verschiedenen Städten der zweiten und dritten Kategorie des Landes an. Es wäre eine Mammutaufgabe gewesen, alle Delegiertendokumente für das Visumverfahren zu sammeln. Die Visabearbeitung erwies sich jedoch als reibungsloser Vorgang, dank der uneingeschränkten Zusammenarbeit des Generalkonsulats der Türkei, das zur Entspannung der Situation beitrug.
Alle Anfragen zu Unterkunft und Transport, A/V-Anforderungen, Speisen und Getränken, Delegiertenmaterial und Werbegeschenken, Themenentwicklung und Branding, Unterhaltung, Budgetierung und Buchhaltung wurden reibungslos ausgeführt. Die Veranstaltung umfasste Workshops sowie eine Ausstellung, die fehlerfrei durchgeführt wurde.
Um die Logistik zu koordinieren, stellte ATPI Corporate Events sicher, dass jeder Mitarbeiter aus den vier Metropolen von einem Mitglied des MICE-Teams begleitet wurde, um eine kohärente Abwicklung zu gewährleisten.
Die Veranstaltung umfasste am ersten Tag eine eintägige Konferenz mit Workshops, Plenar- und Parallelsitzungen. Es folgte die große Produkteinführung und die Enthüllung des Fernsehspots. Schließlich wurden Besichtigungen und Freizeitaktivitäten als ganztägige Veranstaltung auf den Prinzeninseln, am letzten Abschnitt der Tour, angeboten. Das Team von ATPI Corporate Events sorgte außerdem für eine erfolgreiche Gala-Nacht im Gar Muzikhol und eine glamouröse Kreuzfahrt auf dem Bosporus.
Das Ergebnis
Das Team von Savita Oil lobte die Produkteinführung mit ATPI Corporate Events „als alle Erwartungen übertreffend“. Das Team von ATPI Corporate Events wurde von Savita Oil dafür gelobt, dem Unternehmen geholfen zu haben, Kernbotschaften in einem exklusiven Umfeld mit einem außergewöhnlichen Erlebnis zu präsentieren. Durch die Arbeit auf einer erfolgreichen Plattform stellte ATPI Corporate Events eine produktive Veranstaltung für Savita Oil sicher.
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