Live und online: eine digitale wissenschaftliche Konferenz
Kunde
Ein führendes Unternehmen in der Wissenschaft
Sektor
Wissenschaft, Konferenzen
Erfahren Sie, wie ATPI Events eine hybride digitale wissenschaftliche Konferenz für 150 Gäste und 42 Redner veranstaltete
Aufgrund von COVID-19 konnte eine dreitägige wissenschaftliche Konferenz mit über 42 Rednern und 100 internationalen Gästen nicht im üblichen Format stattfinden.
Die Absage der Konferenz war für den Kunden keine Option, da der Wissensaustausch und das Zusammentreffen als Gemeinschaft wesentliche Bestandteile für Entwicklungen und neue Entdeckungen sind.
Die Herausforderung des Kunden: „Kann eine physische Live-Veranstaltung online stattfinden und trotzdem die gleiche Wirkung erzielen?“
Die Event-Experten von ATPI arbeiteten zusammen, um die Konferenz zu realisieren, wobei sie den 5-Schritte-Plan für digitale Events von ATPI als Rahmen nutzten.
Schritt 1: Analyse
Bei der Erstellung eines digitalen Events beginnen unsere Projektmanager mit einer sehr wichtigen Recherche.
Der Kunde wollte so viel wie möglich vom Format der Live-Version der Konferenz beibehalten und war der Meinung, dass Plattformen wie Skype und Webex das Gefühl der Veranstaltung beeinträchtigen würden, daher begann das ATPI-Team mit der Suche nach einer geeigneten digitalen Plattform. Das Team suchte nach einer Plattform, die so viel Vielfalt und Kreativität wie möglich zulassen würde, und fand diese mit Let’s Get Digital.
Drei wesentliche Anforderungen. In Zusammenarbeit mit dem Kunden begannen wir zu prüfen, welche Funktionen einer digitalen Plattform sie für wesentlich hielten und kamen zu folgendem Ergebnis:
Redner mussten von zu Hause aus präsentieren können
Teilnehmer mussten sich vernetzen können
Sitzungen mussten zur späteren Ansicht aufgezeichnet werden
Schritt 2: Konzeption
Nachdem die digitale Plattform festgelegt war, war es an der Zeit, den Kommunikationsprozess zu starten und die Gäste über die Veranstaltung zu informieren. Die Teilnehmer wurden sofort darüber informiert, dass die Veranstaltung dieses Jahr online stattfinden würde und dass keine spezielle Software oder Technologie erforderlich wäre. Darüber hinaus wurde eine Web-App speziell für die Konferenz erstellt, die es den Gästen ermöglichte, frühzeitig miteinander in Kontakt zu treten.
Nachdem die Agenda für die Veranstaltung festgelegt worden war, begann ATPI, die Plattform für den Kunden aufzubauen, um sicherzustellen, dass das Erscheinungsbild und das Gefühl des Erlebnisses zur Marke passten.
Beispielprogramm – Tag 1
09:00 – 10:10 Uhr: Begrüßung & Einführung
10:10 – 10:40 Uhr: Zeit zum Netzwerken
10:40 – 12:40 Uhr: Sitzung 1 – Concurrent Engineering Facilities
12:40 – 13:40 Uhr: Mittagessen
13:40 bis 15:40 Uhr: Sitzung 2 – Concurrent Design Tool Box
15:40 bis 16:20 Uhr: Sitzung 3 – X Jahre Concurrent Design Teams
16:20 bis 16:30 Uhr: Abschluss
Schritt 3: Umsetzen
Das Team begann dann mit den inhaltlichen Vorbereitungen für die Konferenz. Die Redner erhielten Fristen für die Einreichung der Zusammenfassungen ihrer wissenschaftlichen Forschung und der Präsentationsfolien und erhielten dann Anweisungen, was während der Konferenz benötigt würde.
Nach dem Aufbau der Plattform konzentrierten wir uns darauf, Antworten auf die folgenden Fragen zu erhalten: Wie sollte der Inhalt für die Präsentationen geliefert werden? Wie funktionierte die Plattform für die Redner, und welche Optionen standen ihnen zur Verfügung?
Alle Redner wurden im Voraus über die Funktionen der Plattform informiert. Zwei Wochen vor der Veranstaltung wurde auch ein „Testlauf“ organisiert, bei dem alle Redner eingeladen waren, die Plattform unter Aufsicht zu testen. Mit zunehmender Nutzung wurde deutlich, dass die Plattform sehr einfach zu bedienen war und die Redner schnell verstanden, wie die verschiedenen Funktionen funktionierten.
Schritt 4: Management
Da dies das erste Mal war, dass ATPI eine digitale wissenschaftliche Konferenz für diesen Kunden organisiert hatte, war der Prozess eine Herausforderung. Die Zeit verging wie im Flug
und ehe wir uns versahen, war es Zeit für die Konferenz, die sich über 3 Tage erstreckte und über 150 Gäste umfasste, live zu gehen. Es gab nicht weniger als 7 Sitzungen mit 42 verschiedenen Rednern sowie 400 dreiminütige „Networking-Sitzungen“, bei denen die Gäste zufällig miteinander verbunden wurden.
Natürlich traten während der Konferenz verschiedene Herausforderungen auf; Redner, die zu spät online kamen, Kameras, die zunächst nicht funktionierten, Internetverbindungen, die zu langsam waren und sogar Moderatoren, die vergaßen, bestimmte Sitzungen aufzuzeichnen. Glücklicherweise sind dies alles Herausforderungen, die ATPI schnell lösen konnte.
Eine Konferenz über 3 Tage
+ 42 Redner
+ 150 Gäste
= eine Herausforderung!
Schritt 5: Auswertung und Erkenntnisse
Während des Abschlusses der dreitägigen Veranstaltung erhielten wir virtuellen Applaus von den Gästen! Der Kunde war ebenfalls sehr zufrieden mit dem Erfolg der Konferenz und beeindruckt, wie gut das Gemeinschaftsgefühl während der Veranstaltung erhalten blieb.
Während der Entwicklung der Konferenz stellten wir fest, dass ziemlich viele Personen benötigt wurden, um die Veranstaltung reibungslos ablaufen zu lassen. Innerhalb des Teams wurden zusätzliche Aufgaben verteilt, wie z. B. ein Moderator für den Lobby-Chat und Personen, die am Helpdesk anwesend waren (wo Gäste mit Fragen zur Plattform hingehen konnten).
Langsame und unzuverlässige Internetverbindungen sind der Feind jeder Online-Veranstaltung und so stellten wir fest, dass ein Backup aller Präsentationen, die vor der Veranstaltung geteilt wurden, unerlässlich war, damit die Sitzungen reibungslos ablaufen konnten.
Wir erhielten sogar virtuellen Applaus von den Teilnehmern!
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