Am 2. Februar 2021 veranstaltete ATPI Events ein Webinar mit dem Titel „Navigating Corporate Travel in 2021“ für unsere Kollegen von ATPI Corporate Travel – eine interaktive Podiumsdiskussion aus dem Fokker Terminal in Den Haag.
„Die aktuelle Covid-19-Krise birgt viele Herausforderungen, kann aber auch als einzigartige Gelegenheit gesehen werden, Dinge anders anzugehen. Geschäftsreisen stehen zum Beispiel gerade auf dem Prüfstand. Wenn sich die Welt langsam wieder öffnet, werden wir dann immer noch Geschäftsreisen unternehmen? Und wenn ja, welche Entscheidungen müssen wir treffen, um dies zu tun?“
Planung eines erfolgreichen Webinars
Die Projektmanager von ATPI Corporate Events setzten ATPIs 5-Schritte-Plan ein, um das Webinar vorzubereiten und zu managen.
Zehn Wochen vor dem Webinar ermittelte ATPI Corporate Events die Zielgruppe(n) und besprach die möglichen Inhaltsthemen mit Kollegen von ATPI Corporate Travel. Interessengruppen wählten die folgenden drei relevanten Themen aus: Sorgfaltspflicht und Sicherheit, Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Alle diese Themen befassten sich mit den Auswirkungen der Covid-19-Pandemie.
Die Tatsache, dass ATPI so viele Spezialisten im Unternehmen hat, alle mit unterschiedlichem Fachwissen und Erfahrung, machte den Prozess der Wissenskombination äußerst wertvoll. Jede Marke ergänzte sich während dieses Projekts wirklich gegenseitig und holte das Beste voneinander heraus.
Es wurde beschlossen, dass das Webinar in Form einer interaktiven Podiumsdiskussion mit Experten verschiedener bekannter Reiseorganisationen (siehe unten) stattfinden würde, mit denen ATPI Corporate Travel eng zusammenarbeitet, entweder als Lieferant oder als Kunde.
Das Gästeerlebnis sollte immer Priorität haben, und die Projektmanager wollten, dass sich die Zuschauer als Teil der Übertragung fühlen. Zusätzlich zu den vorab gestellten Fragen konnten die Zuschauer während der Veranstaltung über eine Chat-Funktion an der Podiumsdiskussion teilnehmen. Es gab auch mehrere Umfragen auf dem Bildschirm, über die die Zuschauer mit ihrem Telefon abstimmen konnten. Die Ergebnisse wurden live von Moderatorin Wendelien Wouters besprochen.
Sowohl die Themen der Webinare als auch die Referenten wurden phasenweise in einer E-Mail-Kampagne im Vorfeld des Webinars bekannt gegeben. Dies weckte nicht nur Begeisterung, sondern schuf auch ein hohes Maß an Engagement, wobei die Teilnehmer im Voraus Fragen an das Panel schickten. Jeder Registrierte
erhielt seine eigene persönliche URL, sodass die Teilnahme im Nachhinein genau gemessen werden konnte.
In der Zwischenzeit begann die Arbeit an der Gestaltung des Webinar-Programms. Dies sollte gründlich überlegt werden, damit die Teilnehmer durchweg engagiert bleiben. Aus diesem Grund wurde beschlossen, dass das Webinar etwa 90 Minuten dauern sollte.
Live gehen
Der Erfolg einer digitalen Veranstaltung hängt oft von der Nutzung der richtigen Technologie, Streaming-Plattform und eines detaillierten Skripts ab, insbesondere wenn Licht, Ton und Kameras im Spiel sind. Im Falle des Webinars „Geschäftsreisen 2021 navigieren“ erforderte dies von den Projektmanagern, zu Regisseuren zu werden und selbst die kleinsten Details zu managen.
COVID-19-sicher
Bei der Organisation aller Veranstaltungen befolgt das Team stets das Covid-19-Protokoll. Dazu gehört die Einhaltung von:
1,5 Meter Abstand.
Masken tragen.
Desinfektionspunkte.
Die maximale Personenzahl – die anwesend sein dürfen – wird nicht überschritten.
Die letzte Phase: Evaluierung & Ergebnisse
Nach dem Webinar wurden die Zuschauer gebeten, an einer Umfrage teilzunehmen, um ihre Meinung zu erfahren. Was hielten sie von den besprochenen Themen? War die Länge des Webinars angemessen?
Die Zuschauer bewerteten das Webinar sehr positiv, mit einer Durchschnittsnote von 8/10. Die Qualität der Zuschauerinteraktion und -beteiligung wurde mit 9/10 bewertet.
Die Ergebnisse zeigten ferner, dass die Diskussion, die Vielfalt des Panels und die Interaktion zwischen Referenten und Publikum sehr geschätzt wurden. Die Uhrzeit des Webinars (14:00 – 15:30 Uhr) und die Länge wurden als genau richtig befunden.
Vorschläge für das nächste Mal von den Zuschauern:
„Ich habe im letzten Jahr viele Webinare besucht, aber dieses war eines der besten – guter Moderator und sympathische Referenten.“
„Das Webinar war sehr interessant. Der Moderator hatte alles unter Kontrolle und es fühlte sich gut gemanagt an.“
„Einblicke, wohin sich die (Reise-)Welt entwickelt und wie sich die Dinge verschieben, sind interessant zu hören.“
„Es wäre schön, zwischendurch etwas Interaktives zu machen – die Tour am Anfang war großartig, aber das wäre auch eine schöne Pause zwischendurch.“
„Vielleicht einen Gastredner von außerhalb des Reisesektors für eine andere Perspektive einladen?“
„Mehr Updates zu Covid-19-Sicherheitsmaßnahmen und was in Zukunft zu erwarten ist, wäre interessant.“
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