ATPI Events ist der entscheidende Faktor, wenn es um die Organisation von Hospitality-Programmen und unvergesslichen Gästeerlebnissen bei großen Sportveranstaltungen wie den Olympischen Spielen, The Ocean Race und UEFA-Wettbewerben wie der begehrten Champions League geht. Mit sechzehn Jahren unerschütterlicher Exzellenz ist ATPI bereit, am 10. Juni beim Champions-League-Finale 2023 in Istanbul eine weitere makellose Leistung zu erbringen. Wir haben uns mit John Bergmann, Commercial Head Corporate & Sports Events bei ATPI, getroffen, um Einblicke in die Herausforderungen bei der Organisation eines solch spektakulären Events zu erhalten.
„Wenn es um das Champions-League-Finale geht, ist unsere erste Priorität, die perfekten Hotels zu finden“, sagt Bergmann. „Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wir müssen auch die Logistik der Stadt berücksichtigen – Istanbul zum Beispiel hat mehrere Flughäfen und der Verkehr kann ein echtes Problem sein. Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um deren Bedürfnisse, Präferenzen und Prioritäten zu ermitteln. Möchten sie im Zentrum des Geschehens sein oder näher am Stadion? Dies sind nur einige der Fragen, die wir beantworten, um ein unvergessliches und stressfreies Erlebnis für alle Beteiligten zu gewährleisten.“
Baupläne
ATPI weiß, dass die Spieler und Offiziellen beim Champions-League-Finale im Wesentlichen Besucher eines fremden Landes sind, insbesondere wenn es sich um ein Reiseziel wie Istanbul mit seiner einzigartigen Kultur und Traditionen handelt. „Obwohl viel auf dem Spiel steht, respektieren wir stets die lokale Kultur und die Regeln“, sagt Bergmann. „Istanbul unterscheidet sich grundlegend von Städten wie München oder Madrid, daher gibt es einige einzigartige Herausforderungen, die wir bewältigen müssen.“
Eine der größten Herausforderungen für ATPI in diesem Jahr ist die Sicherheit, insbesondere angesichts der jüngsten Bombenanschläge und Erdbeben, die das Land erschüttert haben. „Wir treffen jede mögliche Vorsichtsmaßnahme, um die Sicherheit unserer Gäste und unseres eigenen Personals zu gewährleisten“, sagt Bergmann. „Wir fordern sogar Baupläne von Hotels an, etwas, das wir noch nie zuvor tun mussten. Wir möchten sicherstellen, dass jeder Aspekt der Reise so sicher wie möglich ist, und das ist unsere oberste Priorität in diesem Jahr.“ Bei ATPI hat Sicherheit immer oberste Priorität.
Kommunikation mit Gästen
Letztes Jahr in Paris sah sich ATPI während des Champions-League-Finales einer Situation gegenüber, die außerhalb ihrer Kontrolle lag. Tausende von Besuchern wurden außerhalb des Stadions aufgehalten, einige Fans versuchten sogar, über die Zäune zu klettern, und die Polizei musste eingreifen. Bergmann erinnert sich an die Intensität der Situation: „Es war eine chaotische Szene, aber in diesen Momenten mussten wir eingreifen und die Situation bewältigen. Kommunikation war der Schlüssel zu unserem Erfolg.“
Und hier kamen die digitalen Kommunikationstools von ATPI ins Spiel. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren stark in digitale Tools investiert, und eines der wertvollsten Tools, das sie entwickelt haben, ist eine App, die an die Corporate Identity ihrer Kunden angepasst werden kann.
Die App ermöglicht es Kunden, ihre Gäste einzuladen und Gästen, sich zu registrieren, was Hotelbuchungen und die Verfolgung von Eventdetails zum Kinderspiel macht. „Die App ist praktisch, da sie uns die Daten liefert, die wir für Hotelbuchungen benötigen“, sagt Bergmann. „Aber sie versorgt Gäste auch mit wichtigen Details wie Hoteladressen und Kleiderordnungen für bestimmte Veranstaltungen.“
In Paris erwies sich die Event-App als Lebensretter. Angesichts der chaotischen Situation außerhalb des Stadions war es entscheidend, die Gäste über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. „Wir arbeiteten eng mit der lokalen Sicherheitsbehörde zusammen, um unseren Gästen zeitnahe Updates zu liefern“, sagt Bergmann. „Wir sendeten sogar eine Push-Benachrichtigung an alle Gäste, die sie aufforderte, aus bestimmten Gründen eine halbe Stunde nach dem Spiel sitzen zu bleiben.“ Dank der App konnte ATPI einzelne Gäste privat kontaktieren und gleichzeitig Nachrichten an alle Gäste senden. Die Sicherheitsmitteilung war ein Erfolg und half, alle während der turbulenten Situation auf dem Laufenden zu halten.
Erlebnis
Die Event-App von ATPI geht nicht nur um praktische Aspekte, sie wurde auch entwickelt, um das Gästeerlebnis auf die nächste Stufe zu heben. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine personalisierte Nachricht von einem ehemaligen Formel-1-Fahrer, der Sie namentlich begrüßt und Sie auf das bevorstehende Event einstimmt – genau das bietet die App. Es ist eine kleine Geste, aber sie trägt wesentlich zur Verbesserung des Gästeerlebnisses bei. Und das ist noch nicht alles. Die App bietet auch Quizze und Umfragen, die Gästen die Möglichkeit bieten, ihre Gedanken und ihr Feedback zu teilen. Es ist optional, aber die Rücklaufquote ist beeindruckend. Ausgefüllte Umfragen werden von den Organisatoren sehr geschätzt, da sie dazu beitragen, die Veranstaltung für das nächste Jahr zu verbessern. Es ist eine Win-Win-Situation für alle.
Persönlicher Kontakt
ATPI versteht, dass digitale Kommunikation zwar bequem ist, aber das menschliche Element immer noch einen erheblichen Wert hat. Sie glauben daran, ein Gleichgewicht zwischen beiden zu finden.
Auch wenn viele Gäste schon ähnliche Reisen unternommen haben, legt ATPI immer noch Wert auf persönlichen Kontakt. Sie priorisieren die Einhaltung der Kundenrichtlinien bezüglich Sprache, Kleidung und sogar Nagellackfarbe. Zusätzlich legen sie großen Wert auf exzellente digitale Kommunikation. Wenn jedoch ein Gast ein Problem mit seinem Hotelschlüssel meldet, verstehen sie, dass es bedeutungsvoller sein kann, wenn ein Mitarbeiter es geduldig behebt, als nur eine Nachricht zu senden.
ATPIs Engagement für persönlichen Kontakt erstreckt sich auch auf ihr eigenes Personal auf der Reise. Sie stellen immer sicher, dass jemand zur Verfügung steht, um ihren Mitarbeitern zuzuhören und auf eventuelle Bedenken einzugehen. Zum Beispiel gab es während des Pariser Events Kritik an der begrenzten Anzahl von Tickets für Vereine und der großen Anzahl für Sponsoren. Um dem entgegenzuwirken, kleideten sich die Mitarbeiter von ATPI in Sponsorenkleidung und warteten auf deren Ankunft am Flughafen oder Bahnhof. Dies führte jedoch manchmal zu Spannungen unter den Fans. In solchen Situationen würde der Mitarbeiter um Hilfe rufen, und ATPI würde daran arbeiten, das Problem zu lösen. Diese Möglichkeit zum Eingreifen ist entscheidend, und ATPI schätzt sie sehr.
Während ATPI den Wert digitaler Kommunikation anerkennt, verstehen sie auch die Bedeutung eines menschlichen Kontakts. Sie glauben, dass ein Gleichgewicht zwischen beiden unerlässlich ist. Die persönliche Verbindung, die ihr Personal zu ihren Gästen aufbaut, stellt sicher, dass deren Bedürfnisse erfüllt werden und sie ein unvergessliches Erlebnis haben.
Umfassendes Briefing
Die Vorfreude ist spürbar, während sich das ATPI-Team auf das mit Spannung erwartete Champions-League-Finale in Istanbul vorbereitet. Eine gewisse Unruhe hat sich breitgemacht, während sich das Team auf eine weitere herausfordernde und doch aufregende Reise vorbereitet. Um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wird vor der Abreise ein umfassendes Briefing im Büro abgehalten, wobei die vollständige Teilnahme obligatorisch ist. Trotz der unterschiedlichen Erfahrungsstufen der Teilnehmer, von Neulingen bis zu Veteranen mit 16 Jahren Erfahrung, ist das Briefing ein entscheidender Schritt im Prozess. Es hilft nicht nur, die Bemühungen aller aufeinander abzustimmen, sondern ermöglicht es Gästen auch, bei der Ankunft bekannte Gesichter zu treffen.
Mit jahrelanger Erfahrung und modernsten digitalen Kommunikationsmöglichkeiten ist ATPI zuversichtlich, ein weiteres erfolgreiches Event zu liefern. Das Team freut sich mit Spannung auf die bevorstehende Reise nach Istanbul, wissend, dass sich ihre akribischen Vorbereitungen auszahlen werden. Laut Bergmann ist das Team nun gespannt darauf, an der Veranstaltung teilzunehmen, nachdem es jeden Aspekt fein abgestimmt und Skripte modifiziert hat, um sicherzustellen, dass nichts dem Zufall überlassen wird. Sie sind vollständig auf alle Herausforderungen vorbereitet, die auftreten können, und bereit, allen Teilnehmern ein nahtloses Erlebnis zu bieten.
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