ATPI Events change la donne lorsqu’il s’agit d’organiser des programmes d’hospitalité et des expériences inoubliables lors d’événements sportifs majeurs tels que les Jeux olympiques, The Ocean Race et les compétitions de l’UEFA comme la très convoitée Ligue des champions. Forte de seize années d’excellence inébranlable, ATPI est prête à offrir une nouvelle performance sans faille lors de la finale de la Ligue des champions 2023 à Istanbul, le 10 juin. Nous avons rencontré John Bergmann, responsable commercial des événements sportifs et d’entreprise chez ATPI, afin d’obtenir des informations sur les défis liés à l’organisation d’un événement aussi spectaculaire.
“Lorsqu’il s’agit de la finale de la Ligue des champions, notre première priorité est de trouver les hôtels parfaits”, explique M. Bergmann. “Mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Nous devons également tenir compte de la logistique de la ville – Istanbul, par exemple, compte plusieurs aéroports et la circulation peut être un véritable casse-tête. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour déterminer leurs besoins, leurs préférences et leurs priorités. Veulent-ils être au cœur de l’action ou plus près du stade ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions que nous abordons pour garantir une expérience mémorable et sans stress pour toutes les personnes concernées.
Plans de construction
ATPI sait que lorsqu’il s’agit de la finale de la Ligue des champions, les joueurs et les officiels sont essentiellement des visiteurs dans un pays étranger, surtout lorsqu’il s’agit d’une destination comme Istanbul, avec sa culture et ses traditions uniques. “Bien que les enjeux soient importants, nous respectons toujours la culture et les règles locales”, déclare Bergmann. “Istanbul est très différente de villes comme Munich ou Madrid, et nous devons donc relever des défis uniques.
L’un des plus grands défis auxquels l’ATPI doit faire face cette année est la sûreté et la sécurité, en particulier à la lumière des récents attentats à la bombe et tremblements de terre qui ont secoué le pays. “Nous prenons toutes les précautions possibles pour assurer la sécurité de nos clients et de notre personnel”, a déclaré M. Bergmann. “Nous demandons même des plans de construction aux hôtels, ce que nous n’avons jamais eu à faire auparavant. Nous voulons nous assurer que tous les aspects du voyage sont aussi sûrs que possible, et c’est notre priorité numéro un cette année”. Chez ATPI, la sécurité est toujours une priorité.
Communiquer avec les invités
L’année dernière, à Paris, ATPI a dû faire face à une situation incontrôlable lors de la finale de la Ligue des champions. Des milliers de visiteurs ont été arrêtés à l’extérieur du stade, certains supporters ont même tenté d’escalader les barrières, et la police a dû intervenir. Bergmann se souvient de l’intensité de la situation : “C’était une scène chaotique, mais dans ces moments-là, nous devions intervenir et gérer la situation. La communication a été la clé de notre succès.
C’est là que les outils de communication numérique de l’ATPI sont entrés en jeu. L’entreprise a beaucoup investi dans les outils numériques ces dernières années, et l’un des outils les plus précieux qu’elle a mis au point est une application qui peut être personnalisée pour correspondre à l’identité de l’entreprise de ses clients.
L’application permet aux clients d’inviter leurs invités et aux invités de s’inscrire, ce qui facilite les réservations d’hôtel et le suivi des détails de l’événement. “L’application est pratique en ce sens qu’elle nous fournit les données dont nous avons besoin pour les réservations d’hôtel”, explique M. Bergmann. “Mais il fournit également aux clients des détails importants tels que les adresses des hôtels et les codes vestimentaires pour des événements spécifiques.
À Paris, l’application de l’événement s’est avérée salvatrice. Compte tenu de la situation chaotique qui régnait à l’extérieur du stade, il était essentiel de tenir les invités informés et de les tenir au courant des derniers développements. “Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’agence de sécurité locale afin de fournir des informations actualisées à nos clients”, explique M. Bergmann. “Nous avons même envoyé une notification push à tous les invités pour leur demander de rester assis pendant une demi-heure après le match pour des raisons spécifiques”. Grâce à l’application, ATPI a pu contacter en privé des clients individuels et envoyer des messages à tous les clients en même temps. L’annonce de la sécurité a été un succès et a permis de tenir tout le monde informé pendant la situation tumultueuse.
Expérience
L’application événementielle d’ATPI n’est pas seulement pratique, elle est aussi conçue pour faire passer l’expérience des invités au niveau supérieur. Imaginez que vous receviez un message personnalisé d’un ancien pilote de Formule 1, vous saluant par votre nom et vous enthousiasmant pour l’événement à venir – c’est exactement ce que propose l’application. Il s’agit d’une petite touche, mais elle contribue grandement à améliorer l’expérience du client. Et ce n’est pas tout. L’application propose également des quiz et des sondages, qui permettent aux clients de partager leurs idées et leurs commentaires. C’est facultatif, mais le taux de réponse est impressionnant. Les organisateurs accordent une grande importance aux questionnaires remplis, car ils permettent d’améliorer l’événement pour l’année suivante. C’est une situation gagnant-gagnant pour tout le monde.
Contact personnel
L’ATPI comprend que si la communication numérique est pratique, l’élément humain a encore une grande valeur. Ils croient qu’il faut trouver un équilibre entre les deux.
Même si de nombreux invités ont déjà participé à des voyages similaires, l’ATPI privilégie toujours le contact personnel. Ils accordent la priorité au respect des directives du client en ce qui concerne le langage, les vêtements et même la couleur du vernis à ongles. En outre, ils accordent une grande importance à l’excellence de la communication numérique. Cependant, si un client signale un problème avec sa clé d’hôtel, il comprend que le fait qu’un employé répare patiemment le problème peut être plus significatif que le simple envoi d’un message.
L’engagement de l’ATPI en faveur du contact personnel s’étend à son propre personnel lors du voyage. Ils veillent toujours à ce qu’une personne soit disponible pour écouter leurs employés et répondre à leurs préoccupations. Par exemple, lors de l’événement de Paris, le nombre limité de billets pour les clubs et le grand nombre de billets pour les sponsors ont fait l’objet de critiques. Pour y remédier, les employés d’ATPI ont revêtu les vêtements des sponsors et ont attendu leur arrivée à l’aéroport ou à la gare. Cependant, cela a parfois provoqué des tensions entre les partisans. Dans ce cas, l’employé demande de l’aide et l’ATPI s’efforce de résoudre le problème. Cette possibilité d’intervention est cruciale et l’ATPI y attache une grande importance.
Si l’ATPI reconnaît la valeur de la communication numérique, elle comprend également l’importance d’apporter une touche humaine. Ils estiment qu’il est essentiel de trouver un équilibre entre les deux. Le lien personnel que leur personnel crée avec leurs clients garantit que leurs besoins sont satisfaits et qu’ils vivent une expérience mémorable.
Briefing complet
L’impatience est palpable alors que l’équipe ATPI se prépare pour la finale de la Ligue des champions à Istanbul, qui est très attendue. L’inquiétude s’est emparée de l’équipe qui s’apprête à entamer un nouveau voyage, à la fois difficile et exaltant. Pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, un briefing complet est organisé au bureau avant le départ, avec une participation totale obligatoire. Malgré les différents niveaux d’expérience des participants, des débutants aux vétérans de 16 ans, la réunion d’information est une étape cruciale du processus. Cela permet non seulement d’harmoniser les efforts de chacun, mais aussi de permettre aux invités de retrouver des visages familiers dès leur arrivée.
Forte de ses années d’expérience et de ses capacités de communication numérique de pointe, l’ATPI est confiante dans sa capacité à organiser un nouvel événement couronné de succès. L’équipe attend avec impatience le prochain voyage à Istanbul, sachant que ses préparations méticuleuses porteront leurs fruits. Selon Bergmann, l’équipe est maintenant impatiente de participer à l’événement, après avoir peaufiné chaque aspect et modifié les scripts pour ne rien laisser au hasard. Ils sont parfaitement préparés à relever les défis qui pourraient se présenter et sont prêts à offrir une expérience sans faille à tous les participants.
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