Dies ist für Sie, wenn Sie sich jemals gefragt haben, wie ein TMC Reisen und Logistik während des olympischen Turniers unterstützt. Aus einem kühlen Pyeongchang erzählt Jeroen van Hest, Director of Group Marketing & Commercial Services, wie das Team die Olympischen Winterspiele zu einem Erfolg machte!
Planung für den Erfolg
Unsere Vorbereitungen für die Spiele begannen direkt nach den Olympischen Winterspielen 2014 in Sotschi. Internationale Sportveranstaltungen wie die Olympischen Spiele ändern sich von Veranstaltung zu Veranstaltung stark, bedingt durch die Unterschiede in den Gastgeberstädten und deren Einrichtungen. Pyeongchang unterschied sich von früheren Olympischen Spielen wie Rio, London oder Vancouver aufgrund der begrenzten Anzahl an Hotels mit internationalem Standard. Dies bedeutete, dass unsere anfängliche Vorbereitung auf die Spiele sich auf die Untersuchung und den Vertragsabschluss mit Hotels konzentrierte, da es an Unterkünften mangelte. ATPI Sports Events musste Beziehungen zu Hotelbesitzern aufbauen, da jeder versuchte, eine begrenzte Anzahl von Hotelzimmern zu sichern. Um ein starkes Netzwerk lokaler Beziehungen in Südkorea aufzubauen, besuchte der Hoteleinkäufer von ATPI das Gastgeberland über fünfzehn Mal im Vorfeld der Spiele!
Nachdem die Zimmer gesichert waren, organisierte das ATPI Sports Events Team den Flugplan, was das Chartern von Flugzeugen und die Beschaffung von Linienflügen umfasste. Rund ein Jahr bevor die olympische Flamme in Pyeongchang entzündet wurde, wurde die Zuteilung der Eintrittskarten mit dem Organisationskomitee der Olympischen Spiele Pyeongchang (POCOG) vereinbart.
Vor Ort in Pyeongchang
Das ATPI Sports Events Team in Pyeongchang setzte sich aus Mitgliedern aus Kanada, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich zusammen. Das Team managte die Reiseabläufe für die niederländischen und kanadischen Olympischen Komitees, was die Zusammenarbeit mit deren Athleten, Sponsoren, Unterstützern sowie Familie und Freunden umfasste – ein Kollektiv von über zweitausend Gästen. Das ATPI Sports Events Projektteam war aufgeteilt in etwa fünfundzwanzig Back-Office-Mitarbeiter, die Flüge, Hotels, lokalen Transport, Ticketing und Ausflüge verwalteten, und das Front-Line-Personal. Das Front-Line-Personal umfasste etwa zwanzig Personen, mit freiberuflichen Reiseleitern aus den Niederlanden und Kanada sowie koreanischem Personal, das Reiseassistenten, Fahrer und Boten umfasste. Es war wichtig, dass das Team koreanisches Personal einbezog, da im Gegensatz zu einigen früheren Spielen die Sprache eine Herausforderung darstellte.
Meine Hauptverantwortung für die Winterspiele war die Zusammenarbeit mit den niederländischen und kanadischen Medien, die über die Spiele berichteten. Dies umfasste die Bereitstellung von Hintergrundinformationen über unsere Rolle während der Veranstaltung für Journalisten, die Durchführung von Fernseh- und Presseinterviews und die Präsentation unserer Teamleistung während einer dreitägigen Medienreise zu verschiedenen Sportsessions und Länderhäusern.
Mutter Natur in voller Kraft
Das extreme Wetter, einschließlich niedriger Temperaturen und starker Winde, das Pyeongchang während der Spiele heimsuchte, hatte Auswirkungen auf unser Team und unsere Kunden. Die Auswirkungen des schlechten Wetters waren in der ersten Woche der Spiele am deutlichsten, da viele Alpine Ski- und Snowboard-Sessions verschoben wurden. Das Wetter hatte enorme logistische Auswirkungen, da Kunden verständlicherweise ihre Agenda änderten, um eine andere Sportart zu sehen. Dies bedeutete, dass ganze Ketten von lokalen Transfers, Eintrittskarten und Restaurantbuchungen geändert wurden. Doch unter herausfordernden Bedingungen leistet unser Team das Beste! Wir sorgten dafür, dass trotz der vielen Änderungen in Zeitplänen und Reiserouten alle Gäste ein fantastisches Erlebnis bei den Spielen hatten, insbesondere da viele Gäste die Olympischen Spiele nur für wenige Tage besuchen.
Zeit, Fan zu sein
Neben der Unterstützung der niederländischen und kanadischen Olympischen Komitees erhielt unser Team vor Ort die Möglichkeit, ihre Lieblingssportarten zu verfolgen und Medaillenhoffnungen anzufeuern. Die niederländischen Mitglieder des ATPI Sports Events Teams (mich eingeschlossen!) genossen es, die niederländischen Eisschnellläufer anzufeuern, die viele Medaillen gewannen. Shorttrack und Snowboarden erwiesen sich ebenfalls als äußerst beliebt. Für Kanada ist Eishockey immens populär, und der Kontrast zu ihren zweit- (Eiskunstlauf) und drittbeliebtesten (Curling) Sportarten ist ziemlich groß!
Und lokale Kultur erleben!
Während man sich in einem Gastgeberland aufhält, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, etwas über die lokale Kultur und die Menschen zu erfahren. Ich war erstaunt über die Freundlichkeit der koreanischen Bevölkerung und wie stolz sie darauf waren, ein Sportereignis auszurichten, das die ganze Welt verfolgte. Es gab viele Freiwillige, die in den Veranstaltungsorten arbeiteten, den lokalen Transport begleiteten und Besucher durch die Stadt führten – sie machten die Veranstaltung für mich zu etwas Besonderem!
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