Støtte idrettsforbund på veien til Milano

Når et stort internasjonalt vintersportsarrangement nærmer seg i Milano, rettes oppmerksomheten naturlig mot arenaene, isen og øyeblikkene som definerer elitekonkurransen. Mens utøverne fokuserer på forberedelser og prestasjoner, oppstår en annen prioritet for ansatte, venner og familiemedlemmer som reiser sammen med lagene: å være til stede, i tide og uten distraksjon, for de øyeblikkene som betyr mest.

Bak kulissene er en kompleks operasjon allerede i gang. Langt før de første kampene starter, spiller reiseplanlegging, overnattingsadministrasjon og konstant koordinering en avgjørende rolle for å sikre at akkreditert personell og kjære kan være til stede, støttet og fokusert på å støtte teamet i stedet for å håndtere logistikk.

For å bedre forstå hva som kreves for å støtte idrettsforbund under et arrangement av denne størrelsen, snakket vi med Kevin Perrin, Global Commercial Head of Sport, om hvordan gjennomtenkt logistikk og sanntidsstøtte bidrar til å fjerne usikkerhet for de som reiser til Milano.

Reise designet for å holde familier til stede, ikke opptatt

På det høyeste nivået av internasjonal sport handler reise for ansatte, venner og familier om mye mer enn logistikk. Tidsplaner er komprimerte, overnatting er begrenset, og sportsplaner kan endres med kort varsel. Spesielt for familier representerer disse reisene ofte sjeldne muligheter til å være der personlig for avgjørende øyeblikk, øyeblikk som ikke kan gjentas.

«Vår rolle er å få reisen til å føles uanstrengt, selv når virkeligheten bak den er alt annet enn det», forklarer Kevin Perrin. «Når ansatte og familier ikke bekymrer seg for overnatting, betalinger eller endringer i siste liten knyttet til skiftende konkurranseplaner, kan de fokusere på det som virkelig betyr noe: å være til stede og støtte teamet.»

Denne tilnærmingen strekker seg langt utover hotellbestillinger. Den innebærer å forutse presspunkter, navigere i perioder med høy etterspørsel og reagere raskt når tidsplaner endres. Med riktig støtte på plass kan de reisende bevege seg med tillit, vel vitende om at detaljene er håndtert, slik at ingenting står i veien for å dele opplevelsen mens den utfolder seg.

Opererer under reelt press

Å støtte idrettsforbund under et stort arrangement betyr å jobbe i et miljø der forventningene er høye og feilmarginene er små. Reiseplaner må forbli fleksible, kommunikasjonen må være tydelig, og løsninger må leveres raskt når omstendighetene endres.

«På dette nivået er forberedelser bare halve historien», bemerker Kevin. «Du kan planlegge alle scenarier, men arrangementer av denne størrelsen bringer alltid med seg det uventede. Det som betyr noe er hvor rolig og effektivt du reagerer når noe endrer seg.»

I forkant av Milano former denne tankegangen hver beslutning. Systemer stresstestes, arbeidsflyter forbedres, og beredskapsplaner holdes klare. Å være tett på operasjonen gjør at ATPI-teamene kan tilpasse seg raskt uten å skape forstyrrelser for de reisende.

Erfaring som teller når det gjelder

Med nesten tre tiårs erfaring med å støtte idrettsforbund og store internasjonale arrangementer, forstår ATPI Sports Travel at det viktigste arbeidet ofte skjer utenfor syne.

Mens ansatte, venner og familier forbereder seg på å reise til Milano, forblir fokuset konsekvent: redusere usikkerhet, absorbere kompleksitet og sikre at alle kan være til stede for de øyeblikkene som betyr mest.

For når reisen fungerer sømløst, står ingenting i veien for å dele opplevelsen sammen.

Kontakt oss i dag og se hvordan ATPI kan forenkle din reise- og logistikkplanlegging.