Milan-Cortina 2026: Design av en lekeopplevelse

Å skape en ekte OL-opplevelse for bedriftsgjester og offisielle representanter krever mer enn bare å bestille fly og hotell. Etter Paris 2024 begynte ATPI forberedelsene til Milan-Cortina 2026, og utviklet skreddersydde arrangementprogrammer som plasserte kundene i hjertet av begivenhetene. Opplevelsen kombinerte VIP-gjestfrihet, live-konkurranser og energien fra et globalt sportsarrangement, samtidig som den leverte en autentisk italiensk atmosfære som gjestene vil huske lenge etter lekene. For å forstå hvordan programmet ble satt sammen, snakket vi med Karrel Cournoyer, Senior Manager og Team Lead i ATPIs Events & Incentives-divisjon, som ledet design og levering av lekeprogrammet for en offisiell sponsor.

Fra tidlige konsepter til et fullt raffinert program

Karrels involvering i Milan-Cortina 2026 vokste ut av et forhold bygget under tidligere OL, noe som betydde at samtalene startet med en felles forståelse snarere enn et blankt ark. «Jeg hadde allerede en god følelse av hva som betydde mest for dem, og vi bygget planene trinn for trinn sammen.» Arbeidet startet mer enn et år i forveien og utviklet seg mange ganger underveis. De første ideene kom fra ATPIs lokale partnere i Italia, og ble deretter utviklet gjennom tilbakemeldinger fra kunder, praktiske begrensninger og lærdommer samlet under besøk på stedet. Hver tur bidro til å oversette ambisjoner til noe gjestene virkelig ville glede seg over. Mens kunden arbeidet direkte med OL-interessenter for å sikre overnatting, transport og tilgang til arrangementer, fokuserte ATPI på alt rundt reisen og den totale opplevelsen. Flyreiser, daglige timeplaner, aktiviteter og nøye utvalgte restauranter ble planlagt for å passe naturlig sammen, slik at gjestene kunne absorbere atmosfæren og nyte lekene uten å tenke på logistikken bak det.

Forventninger under en lekeopplevelse

Å designe et skreddersydd program for OL bød på unike utfordringer, spesielt rundt tilgjengelighet. «Tilgjengeligheten av aktiviteter og restauranter var den største utfordringen,» forklarte Karrel. «Under et arrangement som OL kan det være vanskelig å få bekreftelser fra leverandører, da mange ennå ikke vet om de vil åpne sine lokaler for grupper.» For å håndtere denne usikkerheten bygget teamet inn fleksibilitet i planleggingsprosessen og opprettholdt alternative alternativer, noe som sikret at kvaliteten aldri ble kompromittert samtidig som kundens forventninger ble møtt.

Hvordan besøk på stedet formet opplevelsen

Karrel reiste til Milano under planleggingsfasen, og brukte besøket sitt til å forbedre programmet i praksis. «Besøket i Milano handlet hovedsakelig om inspirasjon og bekreftelse; vi utforsket fortsatt alternativer for å se om kvaliteten samsvarte med det vi ønsket å presentere,» forklarte hun. Et andre besøk av teamet hennes fokuserte på validering, der de testet hvert element på nytt med en blandet gruppe deltakere. «Vi bekreftet de fleste elementene, men fjernet også noen. Når kvaliteten ikke var der vi ønsket, valgte vi å fjerne en valgfri aktivitet helt.» Gjennom hele prosessen forble balanse sentralt. «Vi ønsket at gjestene skulle føle seg begeistret, ikke utslitt, så vi begrenset reisetiden, varierte aktivitetene og ga rom for å puste.» Med mange deltakere som er erfarne reisende, prioriterte teamet autentiske opplevelser av høy kvalitet og særegen bespisning fremfor forutsigbare alternativer.

Levering på stedet under lekene

Under lekene var Karrel på stedet for å overvåke leveransen fra ankomst til avreise. «Jeg fungerte som bindeleddet mellom alle involverte, og sørget for at kommunikasjonen fløt mellom klientrepresentantene, deltakerne og leverandørene. Jeg var også programmets vokter, overvåket bevegelser og sørget for at alt skjedde som planlagt.» Hennes tilstedeværelse i Milano gjorde at ATPI raskt kunne tilpasse seg og løse problemer før de påvirket gjesteopplevelsen.

Hva som gjorde turen uforglemmelig

Fra Karrels perspektiv ble OL-opplevelsen i Milano ikke definert av organisering alene, men av hva gjestene følte når de ankom. «Det starter med sport. Å velge arrangementer der kanadiske utøvere hadde en reell sjanse til suksess, skapte umiddelbar felles følelse; gjester som nettopp hadde møtt hverandre, heiet plutselig sammen som gamle venner. Det er magien med sport.» Små detaljer spilte også en rolle. Å huske en gjests favorittdessert og ha den ventende på rommet senere, kunne bli like minneverdig som selve arrangementet. Og så var det overraskelsene. «Disse gjestene har sett alt,» sa Karrel. «Gjennom lokal kunnskap og research lette teamet etter opplevelser som fortsatt overrasket folk; dette er øyeblikkene gjestene snakket om på flyturen hjem, og lenge etterpå. Til syvende og sist var det ikke timeplanene eller planleggingen folk husket mest, men øyeblikkene de delte mens de var i Milano.»