Hvor skalerbar er din gruveorganisasjons nåværende tilnærming til reiser?

Når gruveorganisasjoner nå ser mot fremtiden, hvordan kan de sikre at reiseprogrammet deres vil vokse med dem? At det vil forbli fleksibelt for å tilpasse seg de nye prosessene som følger med fusjoner og oppkjøp, samtidig som det leverer den effektiviteten, sikkerheten og utgiftsreduksjonene som er så viktige i gruvesektoren?

Våre gruveeksperter har sammenstilt en liste med spørsmål å stille når du gjennomgår din nåværende reiseløsning for å garantere at den forblir skalerbar etter hvert som organisasjonen din vokser:

Sikkerhet og trygghet

Å oppfylle omsorgspliktforpliktelser er en nødvendighet for gruveorganisasjoner av enhver størrelse, men prosessene som sikrer trygge og sikre reiser blir ofte oversett eller forsømt i vekstperioder, noe som gjør det verdt å vurdere hvordan disse kan forbedres på forhånd.

• Hvor ofte samler vi tilbakemeldinger om vårt omsorgsprogram? Føler våre reisende seg tilstrekkelig støttet på hver reise?
• Finnes det en planlagt prosess for å samle tilbakemeldinger fra reisende om deres reiser eller reiseplaner?
• Implementerer vi teknologi for å støtte våre omsorgspliktinnsatser?
• Hvordan sporer vi mannskap når de fullfører rotasjoner? Finnes det en måte å sikre at de landet trygt eller sjekket inn på sitt overnattingssted?
• Hva er våre rapporteringsprosedyrer før og etter reise? Mottar vi sanntidsinformasjon angående sikkerhetsrisikoer, særlig i høyrisikoland?
• Kan reisende få tilgang til 24/7-støtte fra vår TMC når de reiser?
• Hvordan reduserer vi risiko før reise for å sikre at den reisende har nødvendig informasjon, medisiner osv.?
• Kan vi spore historiske reisendesteder for å sikre at epidemiutbrudd håndteres?
• Hvordan graderer og håndterer vi forbudte leverandører, transportører og høyrisikolokasjoner før og etter reise?

Policy og godkjenninger

De fleste globale organisasjoner har mange mannskapskoordinatorer rundt om i verden, og derfor er det lett for prosesser å variere fra sted til sted, særlig i tilfelle to organisasjoner fusjonerer. Det er imidlertid viktig at alle kontorer følger en enhetlig prosedyre for booking, håndtering og rapportering av reiser for å sikre effektivitet og rapporteringsmuligheter.

• Hvordan kommuniseres vår reisepolicy på tvers av organisasjonen? Hvor ofte blir den gjennomgått?
• Hvordan har reisepolicyen deres blitt kommunisert til vår TMC? Implementeres dette av alle agenter, uansett hvor bookingen gjøres?
• Finnes det en konsistent godkjenningsprosess implementert på tvers av organisasjonen vår?
• Hvor lett kan vi få tilgang til data om bookinger utenfor policy?
• Ber vi regelmessig om tilbakemeldinger på vår reisepolicy? Når ble policyen vår sist gjennomgått?
• Forstår våre ansatte reisepolicyen?
• Hvordan sammenlignes vår policy med andre klienter som opererer i vår sektor?

Data og rapportering

Det er en enorm mengde data involvert i mannskapsskifter og personalreiser – alt dette må rapporteres på hvis det skal brukes strategisk som del av kostnads- og tidsbesparende initiativer. Å kunne kjøre egne rapporter på alt fra omsorgsplikter og sporing, til leveringstider og forsinkelser og til og med kostnadene for måltider og bakkertransport gir deg større kontroll over både tid og utgifter.

• Har vi for øyeblikket total oversikt over hvordan organisasjonen vår reiser?
• Hvor ofte rapporterer vi om organisasjonens reiser?
• Har vi et standard dashbord som inneholder nøkkeldata om organisasjonens reiser?
• Er vi klar over gjeldende trender innen organisasjonens reiser?
• Er rapporteringsprosessen vår manuell? Kan denne automatiseres? Leveres dette av vår TMC?
• Er reisebudsjettene våre informert av reisedataene våre?
• Bruker vi for øyeblikket dataanalyseverktøy for å håndtere reisedataene våre?
• I tilfelle en fusjon eller oppkjøp, hvordan ville vi kombinere to datasett?
• Har vi diskutert muligheten for å bruke prediktive analyseverktøy med vår TMC?
• Er vi klar over fordelene ved å bruke prediktive analyseverktøy?

Effektivitet og integrasjon

Enten organisasjonen din vokser eller gjennomgår et oppkjøp eller fusjon, er det viktig at bookingsystemene dine kan integreres med eksisterende økonomi-, HR- og ledelsesverktøy slik at du kan håndtere hele reiselivssyklusen og all informasjon kan finnes på ett sted, i stedet for å logge inn og ut av forskjellige systemer.

• Integrerer vi reisebookingprosessen vår med HR-data?
• Integrerer vi reisebookingprosessen vår med våre økonomi- og utgiftssystemer?
• Har vi utforsket mulighetene for integrasjon når det gjelder reiseprogrammet vårt tidligere? Hvis ja, var dette vellykket?
• Lagrer vi reiseprofilinformasjon, som passnumre, visumdetaljer osv.? Hvis ja, hvordan gjør vi dette?
• Finnes det punkter i reisebookingprosessen vår hvor vi mener et automatisert element ville være fordelaktig?
• Hvordan sikrer vi for øyeblikket at all pass- og visuminformasjon for våre reisende er oppdatert?
• Hvordan ville vi integrere ny reisendeinformasjon i tilfelle en fusjon eller oppkjøp?
• Kan vi forbedre planleggingen og planleggingen av våre mannskap- og ansattbevegelser?

Se hvordan ATPIs gruveeksperter kan hjelpe organisasjonen din her.