Quanto è scalabile l’attuale approccio ai viaggi della tua organizzazione mineraria?

Ora che le organizzazioni minerarie guardano al futuro, come possono assicurarsi che il loro programma di viaggio cresca con loro? Che rimanga flessibile per accogliere i nuovi processi derivanti da fusioni e acquisizioni, offrendo al contempo l’efficienza, la sicurezza e le riduzioni di spesa così importanti nel settore minerario?

I nostri esperti minerari hanno compilato un elenco di domande da porre quando si esamina la soluzione di viaggio attuale al fine di garantire che rimanga scalabile man mano che la tua organizzazione cresce:

Sicurezza e protezione

Soddisfare gli obblighi di diligenza è una necessità per le organizzazioni minerarie di qualsiasi dimensione, ma i processi che garantiscono viaggi sicuri e protetti vengono spesso trascurati o ignorati durante i periodi di crescita, il che significa che vale la pena considerare come questi possano essere migliorati in anticipo.

• Quanto spesso raccogliamo feedback sul nostro programma di diligenza? I nostri viaggiatori si sentono sufficientemente supportati in ogni viaggio?
• Esiste un processo pianificato per raccogliere il feedback dei viaggiatori sui loro viaggi o programmi di viaggio?
• Implementiamo qualche tecnologia per supportare i nostri sforzi di diligenza?
• Come monitoriamo l’equipaggio mentre completa i turni? Esiste un modo per garantire che siano atterrati in sicurezza o che abbiano effettuato il check-in presso la loro sistemazione?
• Quali sono le nostre procedure di reporting pre e post viaggio? Riceviamo informazioni in tempo reale sui rischi per la sicurezza, in particolare nei paesi ad alto rischio?
• I viaggiatori possono accedere al supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dalla nostra TMC quando viaggiano?
• Come mitighiamo il rischio prima del viaggio per garantire che il viaggiatore abbia le informazioni, i farmaci, ecc. necessari?
• Possiamo tracciare le posizioni storiche dei viaggiatori per garantire la gestione dei focolai epidemici?
• Come classifichiamo e gestiamo i fornitori, i vettori e le località ad alto rischio vietati prima e dopo il viaggio?

Politica e approvazioni

La maggior parte delle organizzazioni globali ha molti coordinatori dell’equipaggio in tutto il mondo ed è quindi facile che i processi varino da una località all’altra, in particolare nell’eventualità di una fusione tra due organizzazioni. Tuttavia, è importante che tutti gli uffici seguano una procedura uniforme per la prenotazione, la gestione e la rendicontazione dei viaggi per garantire efficienza e capacità di reporting.

• Come viene comunicata la nostra politica di viaggio in tutta la nostra organizzazione? Quanto spesso viene rivista?
• Come è stata comunicata la tua politica di viaggio alla nostra TMC? Viene implementata da tutti gli agenti, indipendentemente da dove viene effettuata la prenotazione?
• Esiste un processo di approvazione coerente implementato in tutta la nostra organizzazione?
• Quanto facilmente possiamo accedere ai dati sulle prenotazioni fuori politica?
• Chiediamo regolarmente feedback sulla nostra politica di viaggio? Quando è stata rivista l’ultima volta la nostra politica?
• I nostri dipendenti comprendono la politica di viaggio?
• Come si confronta la nostra politica con altri clienti che operano nel nostro settore?

Dati e reporting

C’è un’enorme quantità di dati coinvolti nei cambi di equipaggio e nei viaggi del personale, tutti dati che devono essere segnalati se devono essere utilizzati strategicamente come parte di iniziative di risparmio di costi e tempi. Essere in grado di eseguire i propri report su tutto, dal dovere di assistenza e tracciamento, ai tempi di consegna e ai ritardi e persino al costo dei pasti e del trasporto via terra, ti offre un maggiore controllo sia del tuo tempo che della tua spesa.

• Attualmente abbiamo una visibilità totale su come viaggia la nostra organizzazione?
• Quanto spesso rendicontiamo i viaggi della nostra organizzazione?
• Abbiamo una dashboard standard che presenta i dati chiave sui viaggi della nostra organizzazione?
• Siamo consapevoli delle tendenze attuali all’interno dei viaggi della nostra organizzazione?
• Il nostro processo di reporting è manuale? Può essere automatizzato? È fornito dalla nostra TMC?
• I nostri budget di viaggio sono informati dai nostri dati di viaggio?
• Attualmente utilizziamo strumenti di analisi dei dati per gestire i nostri dati di viaggio?
• In caso di fusione o acquisizione, come combineremmo due set di dati?
• Abbiamo discusso la possibilità di utilizzare strumenti di analisi predittiva con la nostra TMC?
• Siamo consapevoli dei vantaggi dell’utilizzo di strumenti di analisi predittiva?

Efficienza e integrazione

Sia che la tua organizzazione stia crescendo o subendo un’acquisizione o una fusione, è importante che i tuoi sistemi di prenotazione possano integrarsi con i tuoi strumenti finanziari, delle risorse umane e di gestione esistenti in modo da poter gestire l’intero ciclo di vita del viaggio e tutte le informazioni possono essere trovate in un unico posto, piuttosto che accedendo e disconnettendosi da vari sistemi.

• Integriamo il nostro processo di prenotazione dei viaggi con i dati delle risorse umane?
• Integriamo il nostro processo di prenotazione dei viaggi con i nostri sistemi finanziari e di spesa?
• Abbiamo esplorato le possibilità di integrazione quando si tratta del nostro programma di viaggio prima? In tal caso, ha avuto successo?
• Memorizziamo le informazioni del profilo del viaggiatore, come numeri di passaporto, dettagli del visto, ecc.? In tal caso, come lo facciamo?
• Ci sono punti nel nostro processo di prenotazione dei viaggi in cui pensiamo che un elemento automatizzato sarebbe vantaggioso?
• Come ci assicuriamo attualmente che tutte le informazioni sul passaporto e sul visto dei nostri viaggiatori siano aggiornate?
• Come integreremmo le nuove informazioni sui viaggiatori in caso di fusione o acquisizione?
• Possiamo migliorare la pianificazione e la programmazione dei movimenti del nostro equipaggio e dei dipendenti?

Scopri come gli esperti minerari di ATPI possono aiutare la tua organizzazione qui.