Vår klient tilbyr kommersiell eiendomsforsikring og løsninger for forretningskontinuitet. Organisasjonen har kontorer i 20 land i Europa og Asia – og også Australia og USA. Deres europeiske hovedkontor er lokalisert i Storbritannia, hvor de har flere lokasjoner.
I januar 2013 ble ATPI Corporate Travel tildelt reiseadministrasjonskontrakten for den britiske virksomheten. Tre måneder senere ble kontrakten utvidet til å dekke Belgia, Tyskland, Sverige, Nederland, Italia, Spania og Frankrike.
Med kontorer i så mange land hadde firmaet tidligere arbeidet med en rekke forskjellige reiseadministrasjonsselskaper (TMC-er) over hele Europa. Som et resultat var det mangel på konsolidert ledelsesinformasjon (MI) som kunne brukes til å forbedre effektiviteten i reiseadministrasjonen, kjøpekraften var ikke optimalisert og administrasjonen av reisende varierte etter TMC.
Selskapet ble tiltrukket av ATPI Corporate Travels sterke nettverk av europeiske kontorer, deres erfaring med å administrere sikkerheten til reisende og deres unike evne til å skaffe globale billettpriser.
Utfordringen
Selv om den britiske virksomheten ikke for øyeblikket opplevde sterk kontoledelse fra sin eksisterende TMC, var støtten for endringen til en ny, konsistent TMC ikke universell. Tyskland hadde for eksempel hatt et nært partnerskap med sin eksisterende leverandør.
Som et resultat var relasjonsbygging spesielt viktig både før og etter implementeringsfasen for å sikre at maksimal felles støtte og forståelse ble anvendt for å oppnå en ny partnerskapstilnærming til reiseadministrasjon.
Løsningen
Så snart kontrakten var avtalt, begynte ATPI Corporate Travel Global Implementation Team å utvikle en strukturert og konsistent prosess for hvert land, og sikret dermed en sømløs overgang til ‘go live’-datoen.
Dette inkluderte datainnsamling – forståelse av informasjon som reisepolicy, profiler, hotellprogrammer – og, spesielt relevant for firmaet som en forsikringsrisikospesialist, en analyse av tilnærmingen til risiko i de forskjellige landene.
Gjennom en ansikt-til-ansikt rådgivende tilnærming mellom sentrale ATPI Corporate Travel og klientens motparter i hvert land, fikk ATPI Corporate Travel en forståelse av lokale markeder og strategier. Dette hjalp med å planlegge implementeringen uten å pålegge identiske løsninger på hvert land og sikret at prosessen tok hensyn til de varierende utfordringene.
For hvert nytt kontor på tvers av Europa ble det arrangert en åpen dag som en introduksjon til ATPI Corporate Travel; bestillere kunne møte sine reiserådgivere, Pass & Visa-team og motta en velkomstpakke som inkluderte viktige kontaktdetaljer og reisebestillingsguider på deres lokale språk.
Resultatet
I en klientundersøkelse fire måneder etter go live-datoen sa 100 % av respondentene i de åtte europeiske landene at implementeringen enten var ‘som forventet’ eller ‘overgikk forventningene’. I Storbritannia uttalte 100 % av de undersøkte ansatte at det ‘overgikk forventningene’ og alle interessenter var enige om at implementeringsprosessen hadde lykkes med å oppfylle det opprinnelige oppdraget.
Når det gjelder MI, leverer ATPI Corporate Travel dette månedlig, fra alle åtte betjente lokasjoner på tvers av Europa – dette fungerer også i forbindelse med klientens andre TMC-er i USA og Canada – for å konsolidere alle data og danne en nøyaktig global oversikt.
Gratis ‘direkte tilgang’-opplæring gir også klienten full tilgang til å hente ytterligere skreddersydd rapportering tilpasset hver avdelings behov når det er nødvendig.
I tillegg arbeider ATPI Corporate Travel hånd i hånd med klientens USA-baserte foretrukne risikoadministrasjonsselskap for å sikre nøyaktig og ren dataoverføring daglig på alle reisende, lokasjoner, transportmåter og oppdaterte kontaktdetaljer for reisende.
ATPI Corporate Travel overvåker etterlevelse av reisepolicy for å sikre at restriksjoner på antall reisende per fly registreres før og etter billettutstedelse og at passende tiltak iverksettes når det kreves.
ATPI Corporate Travel mottar og administrerer også en ukentlig global landrisiko-nivårapport som identifiserer land som krever forhåndsgodkjenning til forhåndsbestemte medium/høyrisiko destinasjoner.
Skip to content
