Notre client propose une assurance des biens commerciaux et des solutions de continuité des activités. L’organisation a des bureaux dans 20 pays d’Europe et d’Asie, ainsi qu’en Australie et aux États-Unis. Son siège européen est situé au Royaume-Uni, où elle possède un certain nombre de sites.
En janvier 2013, ATPI Corporate Travels’est vu attribuer le contrat de gestion des voyages pour les activités au Royaume-Uni. Trois mois plus tard, le contrat a été étendu à la Belgique, l’Allemagne, la Suède, les Pays-Bas, l’Italie, l’Espagne et la France.
Avec des bureaux dans de nombreux pays, l’entreprise travaillait auparavant avec un certain nombre de sociétés de gestion de voyages (TMC) dans toute l’Europe. En conséquence, il n’y avait pas d’informations de gestion consolidées (MI) permettant d’améliorer l’efficacité de la gestion des voyages,
le pouvoir d’achat n’a pas été optimisé et la gestion des voyageurs a varié selon les TMC.
La société a été séduite par le solide réseau de bureaux européens d’ATPI Corporate Travel, son expérience en matière de gestion de la sécurité des voyageurs et sa capacité unique à proposer des tarifs internationaux.
Le défi
Bien que l’opération britannique ne bénéficie pas actuellement d’une gestion de compte solide de la part de sa TMC existante, le soutien au changement vers une nouvelle TMC cohérente n’a pas été universel. L’Allemagne, par exemple, a bénéficié d’un partenariat étroit avec son fournisseur actuel.
Par conséquent, l’établissement de relations a été particulièrement important avant et après la phase de mise en œuvre, afin de garantir un soutien et une compréhension conjoints maximums pour parvenir à une nouvelle approche partenariale de la gestion des déplacements.
La solution
Dès que le contrat a été conclu, l’équipe de mise en œuvre mondiale d’ATPI Corporate Travel a commencé à élaborer un processus structuré et cohérent pour chaque pays, assurant ainsi une transition sans heurts jusqu’à la date de mise en service.
Il s’agissait notamment de recueillir des données – comprendre des informations telles que la politique de voyage, les profils, les programmes hôteliers – et, ce qui est particulièrement important pour l’entreprise en tant que spécialiste des risques d’assurance, d’ analyser l’approche du risque dans les différents pays.
Grâce à une approche consultative en face à face entre les principaux responsables d’ATPI Corporate Travel et les homologues des clients dans chaque pays, ATPI Corporate Travel ont acquis une compréhension des marchés et des stratégies locales. Cela a permis de planifier la mise en œuvre sans imposer des solutions identiques à chaque pays et à chaque région. a veillé à ce que le processus prenne en compte les différents défis.
Pour chaque nouveau bureau en Europe, une journée portes ouvertes a été organisée afin de présenter ATPI Corporate Travel ; les réservistes ont pu rencontrer leurs conseillers en voyages, les équipes Passport & Visa et recevoir un dossier de bienvenue comprenant les principales coordonnées et des guides pour les réservistes dans leur langue locale.
Le résultat
Dans une enquête menée auprès des clients quatre mois après la date de mise en service, 100 % des personnes interrogées dans les huit pays européens ont déclaré que la mise en œuvre était “conforme aux attentes” ou “dépassait les attentes”. Au Royaume-Uni, 100 % des employés interrogés ont déclaré que le projet avait “dépassé les attentes” et toutes les parties prenantes ont reconnu que le processus de mise en œuvre avait répondu avec succès au cahier des charges initial .
En ce qui concerne l’information de gestion, ATPI Corporate Travel la fournit mensuellement, à partir des huit sites desservis à travers l’Europe – cela fonctionne également en conjonction avec les autres TMC des clients aux États-Unis et au Canada – afin de consolider toutes les données et d’obtenir une vue d’ensemble précise.
La formation gratuite à l’accès direct permet également au client d’accéder à d’autres rapports sur mesure, adaptés aux besoins de chaque département, au fur et à mesure des besoins.
En outre, ATPI Corporate Travel travaille en étroite collaboration avec la société de gestion des risques du client, basée aux États-Unis, afin de s’assurer que des données précises et propres sont fournies quotidiennement sur tous les voyageurs, les lieux, les modes de transport et les coordonnées actualisées des voyageurs.
ATPI Corporate Travel contrôle le respect de la politique de voyage afin de s’assurer que les restrictions sur le nombre de voyageurs par vol sont enregistrées avant et après l’émission des billets et que des mesures appropriées sont prises le cas échéant.
ATPI Corporate Travel reçoit et gère également un rapport hebdomadaire sur le niveau de risque des pays, qui identifie les pays nécessitant une autorisation préalable de voyage vers des destinations prédéterminées à risque moyen ou élevé.
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