Hvordan ATPI Sports Travel mestret en av Canadas største logistikkutfordringer: Canada Games 2025

Omfanget: Canadas nest største operasjon for menneskelig logistikk

Administrering av kompleks reiselogistikk for store sportsarrangementer er det ATPI Sports Travel gjør best. Under Canada Games 2025 i St. John’s, Newfoundland og Labrador, sto teamet vårt overfor utfordringen med å koordinere en forflytning i et omfang som sjelden sees i Canada utenfor militære operasjoner.

I løpet av to uker med konkurranse måtte 5500 utøvere, trenere, lagledere og funksjonærer ankomme i tide og være klare til å prestere i 19 forskjellige idretter. Bak kulissene betydde dette å flytte 136 tonn bagasje og sportsutstyr, bestille 11 000 seter på 83 kommersielle og chartrede flyvninger, og koordinere ankomster og avganger gjennom 15 forskjellige kanadiske flyplasser, alle med ankomst til én destinasjon.

Presset nådde toppen på Turnaround Day, da utøverne fra uke én reiste og utøverne fra uke to ankom. Shelley Fleming, Senior Project Manager hos ATPI Sports Travel, forklarer: «Turnaround Day er der den virkelige kompleksiteten i et arrangement som dette kommer til live. Det handler om å sørge for at hver utøver har det de trenger, akkurat når de trenger det, slik at lekene kan fortsette uten å miste et slag.»

For ATPI handlet det ikke bare om å administrere reiselogistikk; det handlet om å skape trygghet, fjerne stress og la utøvere og trenere fokusere på det som betydde mest: selve lekene.

Utfordringen: to force majeure på en gang

Til tross for 18 måneders nøye planlegging, sto ATPI Sports Travel overfor ikke én, men to force majeure mens de var på stedet.

11. august brøt det ut en skogbrann mindre enn 20 km fra St. John’s. Hele lokalsamfunn ble evakuert, og den andre uken av konkurransen sto på randen av kansellering. I løpet av bare 12 timer var beredskapsplaner på plass for å fly hjem utøverne og staben fra uke én. Heldigvis forhindret skiftende vind og dedikert brannslokkingsarbeid det verste fra å skje.

To dager senere, 13. august, kom en annen utfordring. Canadas nasjonale flyselskap kunngjorde en streik, og satte 1200 bestilte seter i fare, mange av dem reservert for Team Québec, Team Ontario og tekniske funksjonærer.

«Alt var planlagt ned til minste detalj,» sier Shelley Fleming. «Og så plutselig sto vi overfor to samtidige kriser, en naturlig, en industriell. Hver av dem kunne ha stoppet lekene. Sammen testet de hver eneste unse av vår motstandskraft.»

Med raske beslutninger, pålitelige partnere og ekte lagånd holdt ATPI Sports Travel hver utøver og funksjonær i bevegelse trygt og i tide.

Løsningen: rask respons og nådeløs koordinering

I løpet av 72 intense timer jobbet ATPIs eksperter døgnet rundt for å holde lekene i gang. To ekstra charterflyvninger ble sikret for å erstatte tapt Air Canada-inventar, mens utøvere, trenere og funksjonærer ble ombooket og omdirigert over et lappeteppe av kommersielle og chartrede tjenester. Samtidig måtte overdimensjonert bagasje og utstyr, mer enn 7500 gjenstander, spores og overføres, alt mens man administrerte sanntidskommunikasjon mellom nasjonale sportsorganisasjoner, Canada Games-arrangører og flyselskaper. «Hastigheten som teamet vårt kom sammen for å støtte de presenterte utfordringene var utrolig,» sier Shelley. «Vårt oppdrag var enkelt: få hver utøver, trener og funksjonær dit de trengte å være, i tide og uten stress. Vi stoppet ikke før det var oppnådd.»

Resultatet: en dyktig utført Turnaround Day

Til tross for brannfarer, en nasjonal flyselskapsstreik og en rekke driftsmessige utfordringer, fra forsinket bagasje til systemkrasj ved innsjekking og funksjonsfeil på bagasjebånd, leverte ATPI Sports Travel en feilfri Turnaround Day under Canada Games. Mer enn 5500 passasjerer gikk sømløst over mellom ukene, hvert sete og hver bag ble gjort rede for, og ingen utøver eller funksjonær gikk glipp av en konkurranse.

Som Jayne MacDonald fra Diving Canada reflekterte,
«Dere klarte alle et mirakel som jeg ikke var sikker på var mulig. Dere fortjener alle en stor klapp på skulderen. Tusen takk.»

Viktige takeaways

ATPI Sports Travel administrerte vellykket en av de mest komplekse logistikkoperasjonene i kanadisk sport: å flytte 5500 utøvere, trenere, lagledere og funksjonærer, 136 tonn utstyr og mer enn 11 000 bestilte seter. I løpet av samme uke overvant teamet både en nasjonal flyselskapsstreik og en nærliggende skogbrann. På bare 72 timer ble alternativ reise sikret for 1200 passasjerer. Resultatet: ingen av utøverne ble strandet, og ingen konkurranse ble gått glipp av.

ATPI Sports Travel: der presisjon møter ytelse

«Jobben vår går langt utover å bestille fly,» sier Shelley. «Det handler om å se utfordringer før de oppstår, løse problemer raskt og gi hver utøver friheten til å fokusere på prestasjonen sin, ikke reiselogistikken. Det er det vi gjør best.»

«Fra skogbranner til flyselskapsstreiker har vi bevist at ingen utfordring er for stor. Oppdag hvordan ATPI Sports Travel kan levere sikkerhet, selv i de mest komplekse situasjoner.»