Airswifttilbyr internasjonale arbeidskraftløsninger til energi-, prosess- og infrastrukturindustrien. Med en historie som går tilbake til 1979, er Airswift et resultat av fusjonen mellom Air Energi og Swift Worldwide Resources i 2016.
Som global leder i sin bransje har Airswift over 800 ansatte og 6 000 kontraktører som opererer i over 60 land. De ansatte støttes av tre hovedknutepunkter i Houston, Manchester og Singapore.
Airswifts reisevirksomhet er global, og rundt 60 % av arbeidsstyrken reiser i forretningssammenheng. Reisende inkluderer både kontraktører og egne ansatte, hvor de fleste bestiller sine egne reiser, mens reisebestillere håndterer reisene for ledelsen.
Utfordringen
ATPI har betjent både Air Energi og Swift Worldwide Resources i flere år på tvers av ulike lokasjoner, inkludert Storbritannia, Dubai, Canada og Asia. Etter at selskapene fusjonerte til Airswift, ble det utnevnt en ny innkjøpssjef i 2017, som identifiserte reiser og utgifter som et viktig fokusområde i 2018.
Airswift besluttet å gjennomføre en global konsolidering av alle sine reiser gjennom ett reisebyråselskap (TMC).
Hovedmotivasjonen var bedre global oversikt, kontroll og etterlevelse, med ytterligere drivkrefter som økt produktivitet og online-adoptering, samt mer robuste sikkerhets- og trygghetsprosesser for å oppfylle omsorgspliktene.
Siden ATPI Energy Travel allerede håndterte Airswifts reiser på flere lokasjoner, ble de valgt til å håndtere reisene globalt. Prosjektets globale natur betydde at det ikke var uten kompleksiteter.
Reiser i flere av Airswifts lokasjoner hadde historisk sett vært uhåndtert, derfor var opplæring av bestillere og reisende i de nye prosessene avgjørende.
Løsningen
En global prosjektplan ble avtalt mellom Airswift og ATPI Marine & Energy. På grunn av prosjektets størrelse og globale natur, ble det avtalt at kontoen skulle re-implementeres eller implementeres avhengig av lokasjon, med en ‘hubbet’ og faset tilnærming. Avhengig av landet og de lokale kravene varierte fremgangsmåten; i noen lokasjoner kom online-betjening først, mens i andre land var offline-service den innledende ruten. Fasingen av kontraktører og Airswift-ansatte varierte også mellom lokasjonene.
Implementeringen av offline-betjening var ekstremt rask, spesielt i USA og Singapore, hvor prosessen tok under fire uker. Denne effektive implementeringen ble muliggjort av en vinnende kombinasjon av Airswifts globale mandat til å konsolidere alle reiser og ATPI Marine & Energys fleksibilitet.
Videre betydde den omfattende erfaringen som ATPI Marine & Energys globale implementeringsteam og deres lokale støtteteam brakte til prosjektet at prosjektet møtte sine strenge tidsfrister.
Online-betjening fulgte i USA og Singapore, med implementering av et online bestillingsverktøy (OBT) for fly-, hotell- og togbestillinger. OBT er tilgjengelig via ATPI TravelHub™, et alt-i-ett reisekontrollpanel som også kobler til ATPI Traveller Tracking System™, via enkeltpålogging. Reisesporingverktøyet sikrer at Airswift overholder sine omsorgsplikter og har oversikt over sine reisende globalt.
Et ytterligere fokus for Airswift i 2018 var produktivitet, derfor var det avgjørende å forbedre prosessene rundt reiser og reiseopplevelsen. En måte dette ble oppnådd på var gjennom at online bestillingsverktøyet ble konfigurert med forhåndsgodkjenning av reiser og registrering av viktig informasjon, som kostsentre.
Dette gjorde det mulig for Airswift å implementere en kortbetalingsløsning, med bruk av lodge- og virtuelle kort. Dette betyr nå at alle reiser gjøres opp sentralt på forhånd og ansatte trenger ikke lenger å sende inn utgiftsrapporter eller gjøre opp hotellregningen ved avreise.
Produktiviteten ble ytterligere økt ved adopsjonen av OBT, ettersom verktøyet forenklet prosessen med å bestille reiser for ansatte som reiser til hvilket som helst av Airswifts globale kontorer. For eksempel ville en Airswift-ansatt tidligere kontakte kontoret på deres valgte sted og be dem om å bestille og administrere deres overnatting.
Nå logger den reisende inn i OBT og velger det ønskede Airswift-kontoret fra en nedtrekksliste, som deretter gir en liste over relevante hoteller som tilbyr forhåndsforhandlede priser.
Resultatet
Den globale konsolideringen har vært vellykket, med Europa og Afrika, APAC, Midtøsten og Nord-Amerika alle implementert innen 6 måneder. Forholdet administreres fra Storbritannia av en Global Account Manager og støttes av en ATPI Marine & Energy-representant i hvert land. Airswift har nå bedre oversikt over utgifter, økt kontroll over globale reiser og forbedret etterlevelse når det gjelder omsorgsplikt. Fremtidige utviklinger i partnerskapet vil bare styrke resultatene, med neste steg som er utrulling av offline-betjening i Samveldet av uavhengige stater (CIS)-regionen.
Som med ethvert prosjekt av denne størrelsen var det innkjøringsproblemer og lokale teknologiutfordringer underveis. Imidlertid har proaktiv kontoforvaltning og praktisk globalt mandat fra Airswift ført til etableringen av et støttende partnerskap mellom Airswift og ATPI Marine & Energy, som oppnår global konsolidering.
ATPI har gjort det mulig for oss å tilpasse Airswifts verdier til reiseprogrammet på global skala – ved å gi åpenhet i reisebestillinger, drive innovasjon gjennom teknologiløsninger og fremfor alt sikre sikkerheten til våre ansatte og kontraktører. Ved siden av dette har det vært konstant støtte fra ATPI Account Management Team fra hele verden hele veien.
Skip to content
