Airswiftfournit des solutions de main-d’œuvre internationale aux secteurs de l’énergie, des procédés et des infrastructures. Airswift, dont l’histoire remonte à 1979, est le fruit de la fusion d’Air Energi et de Swift Worldwide Resources en 2016.
Leader mondial dans son secteur, Airswift emploie plus de 800 personnes et 6 000 sous-traitants qui travaillent dans plus de 60 pays. Leur personnel est soutenu par trois super centres à Houston, Manchester et Singapour.
La nature des déplacements d’Airswift est mondiale et environ 60 % de son personnel voyage pour le travail. Les voyageurs comprennent des contractants ainsi que leur propre personnel, la majorité d’entre eux réservant leurs propres voyages, les agents chargés de la réservation des voyages gérant les voyages des employés de niveau C.
Le défi
ATPI fournit des services à Air Energi et à Swift Worldwide Resources depuis un certain nombre d’ années sur différents sites, notamment au Royaume-Uni, à Dubaï, au Canada et en Asie. Après la fusion des entreprises pour former Airswift, un nouveau responsable des achats a été nommé en 2017, qui a identifié les voyages et les dépenses comme un domaine clé en 2018.
Airswift a décidé de procéder à une consolidation globale de tous ses voyages par l’intermédiaire d’une seule société de gestion des voyages (TMC).
La motivation première était une plus grande visibilité, un meilleur contrôle et une plus grande conformité à l’échelle mondiale, ainsi qu’une augmentation de la productivité et de l’adoption des services en ligne, et des processus de sécurité et de sûreté plus robustes afin de remplir les obligations de diligence.
Comme ATPI Energy Travel gérait déjà les déplacements d’Airswift dans de nombreux endroits, elle a été choisie pour gérer les déplacements à l’échelle mondiale. La nature globale du projet n’a pas été sans complexité.
Les voyages dans un certain nombre de sites d’Airswift n’étaient pas gérés par le passé, et il était donc primordial d’informer les réservataires et les voyageurs sur les nouveaux processus.
La solution
Un plan de projet global a été convenu entre Airswift et ATPI Marine & Energy. En raison de la taille et de la nature globale du projet, il a été convenu que le compte serait réimplémenté ou mis en œuvre en fonction du lieu, en adoptant une approche “en étoile” et par étapes. Selon le pays et les exigences locales, la marche à suivre diffère; dans certains endroits, l’entretien en ligne est privilégié, tandis que dans d’autres pays, c’est l’entretien hors ligne qui est privilégié. L’échelonnement des contractants et du personnel d’Airswift diffère également d’un site à l’autre.
La mise en œuvre du service hors ligne a été extrêmement rapide, en particulier aux États-Unis et à Singapour, où le processus a pris moins de quatre semaines. Cette mise en œuvre efficace a été rendue possible par la combinaison gagnante du mandat global d’Airswift pour consolider tous les voyages et de la flexibilité d’ATPI Marine & Energy.
En outre, la richesse de l’expérience apportée au projet par l’équipe mondiale de mise en œuvre d’ATPI Marine & Energy et ses équipes de soutien locales a permis de respecter les délais stricts.
Le service en ligne a suivi aux États-Unis et à Singapour, avec le déploiement d’un outil de réservation en ligne (OBT) pour les réservations de billets d’avion, d’hôtels et de trains. L’OBT est accessible via ATPI TravelHubTM, un tableau de bord de voyage tout-en-un qui est également relié à ATPI Traveller Tracking SystemTM, via une connexion unique. L’outil de suivi des voyageurs permet à Airswift de se conformer à ses obligations de diligence et d’avoir une visibilité sur ses voyageurs dans le monde entier.
En 2018, Airswift a également mis l’accent sur la productivité, c’est pourquoi l’amélioration des processus entourant les voyages et l’expérience des voyageurs était cruciale. Pour ce faire, l’outil de réservation en ligne a été configuré de manière à permettre l’approbation préalable des voyages et la saisie d’informations clés, telles que les centres de coûts.
Airswift a ainsi pu mettre en place une solution de paiement par carte, utilisant des cartes logistiques et virtuelles. Cela signifie maintenant que tous les voyages sont réglés de manière centralisée à l’avance et que les employés n’ont plus besoin de soumettre des notes de frais ou de régler une facture d’hôtel au moment de leur départ.
La productivité a encore été stimulée par l’adoption de l’OBT, car cet outil a simplifié le processus de réservation des voyages pour les employés se rendant dans l’un des bureaux mondiaux d’Airswift. Par exemple, avant de travailler avec ATPI Marine & Energy, un employé d’Airswift contactait le bureau de son lieu de travail et lui demandait de réserver et de gérer son logement.
Le voyageur se connecte à l’OBT et sélectionne le bureau Airswift de son choix dans une liste déroulante, qui lui propose ensuite une liste d’hôtels pertinents offrant des tarifs pré-négociés.
Le résultat
La consolidation mondiale a été couronnée de succès, l’Europe et l’Afrique, l’APAC, le Moyen-Orient et l’Amérique du Nord ayant tous été mis en œuvre en l’espace de six mois. La relation est gérée depuis le Royaume-Uni par un responsable de compte mondial et soutenue par un représentant d’ATPI Marine & Energy dans chaque pays. Airswift dispose désormais d’une meilleure visibilité des dépenses, d’un contrôle accru des voyages internationaux et d’une conformité renforcée en ce qui concerne le devoir de diligence. Les développements futurs du partenariat ne feront que renforcer les résultats, la prochaine étape étant le déploiement de services hors ligne dans la région de la Communauté des États indépendants (CEI).
Comme pour tout projet de cette envergure, il y a eu des problèmes initiaux et des défis technologiques locaux en cours de route. Cependant, la gestion proactive des comptes et le mandat global d’Airswift ont conduit à l’établissement d’un partenariat de soutien entre Airswift et ATPI Marine & Energy, ce qui a permis de réaliser une consolidation globale.
L’ATPI nous a permis d’aligner les valeurs d’Airswift sur le programme de voyage à l’échelle mondiale – en assurant la transparence des transactions de voyage, en stimulant l’innovation grâce à des solutions technologiques et, surtout, en garantissant la sécurité de nos employés et de nos sous-traitants. Parallèlement, l’équipe de gestion des comptes d’ATPI a apporté son soutien constant à chaque étape du processus.
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