ATPI Events er den ultimate spillendreren når det gjelder å organisere gjestfrihetsprogrammer og uforglemmelige gjesteopplevelser ved store sportsarrangementer som OL, The Ocean Race og UEFA-konkurranser som den ettertraktede Champions League. Med seksten års usvikelig dyktighet er ATPI klar til å levere nok en feilfri prestasjon under Champions League-finalen 2023 i Istanbul 10. juni. Vi tok en prat med John Bergmann, kommersiell leder for bedrifts- og sportsarrangementer hos ATPI, for å få innsikt i utfordringene ved å organisere et så spektakulært arrangement.
«Når det gjelder Champions League-finalen, er vår første prioritet å finne de perfekte hotellene,» sier Bergmann. «Men det er bare toppen av isfjellet. Vi må også ta hensyn til byens logistikk – Istanbul har for eksempel flere flyplasser, og trafikken kan være et reelt problem. Vi samarbeider tett med våre kunder for å fastslå deres behov, preferanser og prioriteringer. Ønsker de å være i sentrum av begivenhetene eller nærmere stadion? Dette er bare noen av spørsmålene vi tar opp for å sikre en minneverdig og stressfri opplevelse for alle involverte.»
Bygningsplaner
ATPI vet at når det gjelder Champions League-finalen, er spillerne og funksjonærene i hovedsak besøkende i et fremmed land, spesielt når det er en destinasjon som Istanbul, med sin unike kultur og tradisjoner. «Selv om innsatsen er høy, respekterer vi alltid den lokale kulturen og reglene,» sier Bergmann. «Istanbul er svært forskjellig fra byer som München eller Madrid, så det er noen unike utfordringer vi må takle.»
En av de største utfordringene ATPI står overfor i år er sikkerhet, spesielt i lys av den nylige bombingen og jordskjelvene som har rystet landet. «Vi tar alle mulige forholdsregler for å sikre sikkerheten til våre gjester og våre egne ansatte,» sier Bergmann. «Vi ber til og med om bygningsplaner fra hotellene, noe vi aldri har måttet gjøre før. Vi ønsker å sikre at alle aspekter ved reisen er så trygge som mulig, og det er vår første prioritet i år.» Hos ATPI kommer sikkerheten alltid først.
Kommunikasjon med gjester
I fjor i Paris møtte ATPI en situasjon som var utenfor deres kontroll under Champions League-finalen. Tusenvis av besøkende ble stoppet utenfor stadion, noen supportere prøvde til og med å klatre over gjerdene, og politiet måtte gripe inn. Bergmann husker intensiteten i situasjonen, «Det var en kaotisk scene, men i disse øyeblikkene måtte vi trå til og håndtere situasjonen. Kommunikasjon var nøkkelen til vår suksess.»
Og det var der ATPIs digitale kommunikasjonsverktøy kom til sin rett. Selskapet har investert tungt i digitale verktøy de siste årene, og et av de mest verdifulle verktøyene de har utviklet er en app som kan tilpasses for å matche kundenes bedriftsidentitet.
Appen lar kunder invitere sine gjester og gjester kan registrere seg, noe som gjør hotellbestillinger og oversikt over arrangementsdetaljer enkelt. «Appen er praktisk ved at den gir oss dataene vi trenger for hotellbestillinger,» sier Bergmann. «Men den gir også gjestene viktige detaljer som hoteladresser og kleskoder for spesifikke arrangementer.»
I Paris viste arrangementsappen seg å være en livredder. Med den kaotiske situasjonen utenfor stadion var det avgjørende å holde gjestene informert og oppdatert om de siste utviklingene. «Vi samarbeidet tett med det lokale sikkerhetsbyrået for å gi rettidige oppdateringer til våre gjester,» sier Bergmann. «Vi sendte til og med en pushvarsel til alle gjester om å forbli sittende i en halvtime etter kampen av spesifikke årsaker.» Takket være appen kunne ATPI kontakte individuelle gjester privat og sende meldinger til alle gjester samtidig. Sikkerhetsannonseringen var en suksess og hjalp til med å holde alle informert under den turbulente situasjonen.
Erfaring
ATPIs arrangementsapp handler ikke bare om det praktiske, den er også designet for å ta gjesteopplevelsen til neste nivå. Tenk deg å motta en personlig melding fra en tidligere Formel 1-fører, som hilser deg med navn og får deg spent på det kommende arrangementet – det er nøyaktig det appen tilbyr. Det er en liten detalj, men det betyr mye for å forbedre gjesteopplevelsen. Og det er ikke alt. Appen har også quiz og undersøkelser, som gir gjestene mulighet til å dele sine tanker og tilbakemeldinger. Det er valgfritt, men svarprosenten er imponerende. Fullførte undersøkelser er høyt verdsatt av arrangørene da de bidrar til å forbedre arrangementet for neste år. Det er en vinn-vinn-situasjon for alle.
Personlig kontakt
ATPI forstår at selv om digital kommunikasjon er praktisk, er det fortsatt betydelig verdi i det menneskelige elementet. De tror på å finne en balanse mellom de to.
Selv om mange gjester har vært på lignende turer før, verdsetter ATPI fortsatt personlig kontakt. De prioriterer å overholde kundens retningslinjer når det gjelder språk, klær og til og med neglelakkfarge. I tillegg legger de stor vekt på å gi utmerket digital kommunikasjon. Men hvis en gjest rapporterer et problem med hotellnøkkelen, forstår de at det kan være mer meningsfylt å ha en ansatt som tålmodig fikser det enn bare å sende en melding.
ATPIs forpliktelse til personlig kontakt strekker seg til deres egne ansatte på turen. De sørger alltid for at noen er tilgjengelig for å lytte til sine ansatte og ta tak i eventuelle bekymringer de måtte ha. For eksempel, under arrangementet i Paris, var det kritikk om det begrensede antallet billetter for klubber og det store antallet for sponsorer. For å håndtere dette, kledde ATPIs ansatte seg i sponsorklær og ventet på deres ankomst på flyplassen eller togstasjonen. Dette forårsaket imidlertid noen ganger spenning blant supporterne. I slike situasjoner ville den ansatte tilkalle assistanse, og ATPI ville jobbe for å løse problemet. Denne muligheten til å gripe inn er kritisk, og ATPI verdsetter den høyt.
Mens ATPI anerkjenner verdien av digital kommunikasjon, forstår de også viktigheten av å gi en menneskelig touch. De mener at det er essensielt å finne en balanse mellom de to. Den personlige forbindelsen som deres ansatte skaper med gjestene sikrer at deres behov blir møtt, og at de får en minneverdig opplevelse.
Omfattende briefing
Forventningen er merkbar når ATPI-teamet forbereder seg til den høyt etterlengtede Champions League-finalen i Istanbul. Rastløsheten har tatt grep når teamet forbereder seg på nok en utfordrende men spennende reise. For å sikre at alle er på samme side, holdes en omfattende briefing på kontoret før avreise, med obligatorisk full deltakelse. Til tross for varierende erfaringsnivåer blant deltakerne, fra nybegynnere til veteraner med 16 års erfaring, er briefingen et avgjørende trinn i prosessen. Det hjelper ikke bare med å samkjøre alles innsats, men lar også gjestene møte kjente ansikter ved ankomst.
Med års erfaring under beltet og toppmoderne digital kommunikasjonskapasitet, er ATPI sikre på sin evne til å levere nok et vellykket arrangement. Teamet ser frem til den kommende turen til Istanbul med spenning, vel vitende om at deres nitidige forberedelser vil lønne seg. Ifølge Bergmann er teamet nå ivrige etter å delta på arrangementet, etter å ha finjustert hvert aspekt og modifisert manus for å sikre at ingenting er overlatt til tilfeldighetene. De er fullt forberedt på alle utfordringer som måtte oppstå og er klare til å gi en sømløs opplevelse for alle deltakere.
Skip to content
