Å booke en reise fra A til B og tilbake igjen er en håndterbar oppgave, men hva med når flere reisende må fly inn til A fra D, H og K? Og deretter reise tilbake til Y? Vi søkte ekspertisen til en Corporate Travel-ekspert som har booket komplekse forretningsreiser i over 18 år. I denne korte guiden vil de dele alt du trenger å vite for å opprettholde en smidig og stressfri bookingprosess.
Hva er den mest komplekse forretningsreisen eller ruten du noensinne har booket?
«Jeg fullfører mer enn 200 bookinger per måned, så jeg kommer over mange forskjellige reiser og ruter. Det høres kanskje rart ut, men noen ganger er det de enkleste rutene som er de kompliserte utfordringene. Det har å gjøre med den komplette pakken: en flyrute, en interessant pris, strenge besparelser og utfordringen med å møte reisendes behov så mye som mulig. Selvfølgelig er det ruter som krever mye kreativitet, men jeg ser alltid på det som en utfordring å løse puslespillet så godt jeg kan. Jeg kommer også noen ganger over spesielle bagasjekrav, for eksempel sjøfolks bagasje, eller instrumenter og utstyr for artister eller fotografer.»
Hva er trikset for å booke komplekse forretningsreiser?
«Trikset er å komme opp med kreative og «utenfor boksen»-løsninger. For eksempel drar vi nytte av spesielle priser fastsatt for ATPI Corporate Travel, partnerskap mellom flyselskaper – og selvfølgelig vår egen interne ekspertise. Selv jeg vet ikke alt, så jeg er takknemlig for at jeg kan dra nytte av vår tenketank, som for eksempel undersøker ruten fra et annet perspektiv, og dermed kommer opp med enda mer kreative løsninger. De stadig skiftende markedene, prisene og betingelsene tvinger oss til å fortsette å søke og innovere for å komme opp med de beste løsningene gang på gang. Og det gjør vi med glede. Det som fortsatt kunne gjøres i går, kan være historie i dag.»
Hvordan sikrer du at en kompleks booking er feilfri?
«Å referere til tilbudet klargjør hvordan den ønskede reisen vil se ut. Dette er en veldig viktig fase hvor man lærer så mye som mulig om de spesifikke behovene til den reisende og hva du må se etter. Hvis du ikke stiller de riktige spørsmålene, vil du definitivt gjøre feil. I tillegg leter vi alltid etter et alternativ for å spare kostnader og/eller tid. Ved å dra nytte av ekspertisen i selskapet vårt, involverer vi direkte deres kreativitet og ytterligere granskning for å jobbe så feilfritt som mulig. I tillegg gir teknologi oss tilgang til automatiserte kontroller som utfører søk enda mer nøyaktig enn mennesker.»
Reisendes behov endrer seg. Hva har du lagt merke til her?
«Reisendes behov endrer seg kontinuerlig, noen mer enn andre. Om du vil fly med et bestemt flyselskap eller ikke, eller kanskje du har en nøtteallergi, til ønsket om alltid å sitte på venstre side av midtgangen. Disse pilarene leder oss mot det ideelle bildet av hvordan den reisende vil oppleve turen. Reisende har også blitt mer selvstendige. De vet nøyaktig hva de vil og er også sikre på hva de ikke vil. Å søke etter den beste løsningen på internett er nå også en del av det. Fordi mange nettsteder bruker stuntmarkedsføring, er det en utfordring for oss å gjøre det samme eller til og med å komme opp med et bedre reistilbud.»
Hvilke egenskaper trenger du å ha som booker av forretningsreiser?
«Kommunikasjonsevner er veldig viktige. Å forstå hverandre. Dette gjelder forholdet mellom forretningsreiseagenten og bookeren (vanligvis sekretæren, men noen ganger også den reisende). Å jobbe sammen gjør at bildet av hva den reisende leter etter tar form. Kreativitet er en egenskap som, sammen med produktkunnskap, kan føre til de beste resultatene. Hastighet er bra, men kvalitet er bedre. Nøyaktigheten i yrket oversettes til fornøyde reisende som tør å outsource sine behov og forespørsler til ekspertene i forretningsreisebyrået.»
Skip to content
