Bak kulissene ved bestilling av ‘komplekse’ reiser

Nylig satte Adam Knights, administrerende direktør for EMEA, seg ned med TTG Media for å diskutere det som skjer bak kulissene ved bestilling av komplekse reiser.

Å arrangere reiser for bedriftskunder i spesialiserte sektorer, som det britiske rullestolbasketballaget, krever tillit og en medfødt evne til å løse problemer, sier Adam Knights.

Da herrenes britiske rullestolbasketballag konkurrerte i de nylig avsluttede Paralympics i Paris, var vi blant dem som heiet dem frem til sølvmedaljen. Siden 2019 har vi hjulpet både mannlige og kvinnelige BWB-utøvere til flere utenlandske konkurranser, fra Osaka Cup og verdensmesterskap i Dubai til treningsleirer i Nederland, Tyskland og Spania.

Adam Knights, ATPIs administrerende direktør for EMEA, møtte den tidligere administrerende direktøren for British Wheelchair Basketball gjennom en sportsnetverksgruppe som selskapet sponset. «Det gir administratorer mulighet til å møtes og nettverke, og deretter kan foretrukne partnere mykt selge seg inn til disse organisasjonene og få anerkjennelse,» forklarer Knights.

ATPI jobber også med Premier League-fotballklubber og Clipper Round The World Race og støtter de kanadiske og franske olympiske komiteene. Ti av deres reiseeksperter har drevet med problemløsning i Paris i år. I tillegg håndterer de oljerigger, shipping og byggefirmaer.

«Det ATPI spesialiserer seg på er spesielt komplekse reiser. Det passer veldig godt til sport, spesielt paralympisk sport,» sier Knights. Men han understreker at for British Wheelchair Basketball, hvor funksjonshemmede og funksjonsfriske utøvere konkurrerer sammen, handler kompleksiteten mer om samhold enn tilgjengelighet.

«De ønsker å bli behandlet inkluderende som et lag, å kunne reise gjennom flyplasser som et lag; det er absolutt avgjørende. Vi prøver å sørge for at rullestolene deres kan brukes hele veien, i stedet for rullestolene til flyselskapet eller flyplassen.»

Alltid tilgjengelig

ATPI søker dedikerte kontakter hos flyselskaper, flyplasser og hoteller og sikrer lag i separate innsjekkingsområder. TMC-en, som er tilgjengelig 24/7, må også være tilpasningsdyktig, legger Knights til: «Hvis noen blir skadet eller syk, må vi gjøre disse endringene veldig raskt, noe som noen flyselskaper ikke alltid imøtekommer hvis du har bestilt på en tradisjonell fritidsmåte.»

Det er noen utstyrsutfordringer som er unike for BWB. «På vei til en turnering hadde flyselskapet gått med på at spillerullestolene ville passe inn i lasterommet, men noen dager før avreise byttet de til et mindre fly,» minnes Knights. «Heldigvis er spillestolene laget bruker litt mindre enn en vanlig rullestol, og de passet så vidt gjennom døren.»

Indirekte omrutinger er et annet problem: «Vi må alltid sørge for at laget har litt lengre overgangstid for å komme gjennom ankomst i det landet og laste av og på stolene sine. Derfor kan vi ikke automatisk anta at alle alternative tilbudte flyvninger vil være passende.»

Støtte fra flyselskaper

Knights roser Japan for sin smidige organisering og legger til: «Når det britiske rullestollaget reiser dit, er alle baser godt dekket av teamene hos Japan Airlines.» Utsettelsen av verdensmesterskapet fra 2022 til 2023 krevde også god støtte fra flyselskaper. «Siden vi tok med alle herre- og kvinnelagene fra forskjellige regioner i Storbritannia til Dubai, var det ikke en enkel oppgave å få de beste tilgjengelige flyvningene uten å overskride budsjettet, men med støtte fra Emirates klarte vi det,» sier Knights.

«Virgin Atlantic og Air Canada har også vært spesielt imøtekommende, og inviterte et medlem av teamet vårt til Heathrow for å gå gjennom innsjekking og sikkerhetsprosessene. Virgin sørger også for at alle flytoalettene deres er tilgjengelige for rullestolbrukere.»

TMC-en har fått flere gruppekunder gjennom BWBs anbefalinger. Deres andre sportserfaring har ført til sjeldne avstikkere utover bedriftsarbeid. Knight forklarer: «I de høyere [finans] nivåene av sport, for eksempel motorsport i F1, innser folk at din høykvalitets service på lagsiden plutselig er veldig, veldig verdifull for dem på fritidssiden.»

For agenter som søker lignende arbeid, råder han: «Ikke alle disse organisasjonene [spesielt i amatørsport] har stor finansiering, så de prøver alltid å sikre at de maksimerer verdien for pengene.

«Det første spørsmålet vi stiller er: ‘Forstår du hva en TMC gjør? For hvis det bare handler om billettpris, vil du ikke være fornøyd med å betale gebyret vårt i tillegg, som er det vi tar betalt for disse tjenestene…'»

Ofte engasjeres ATPI av et lag for å håndtere bestillinger, og får deretter mer ansvar etter hvert som de bygger opp tillit. Knights kommenterer: «Administratorene trenger ikke bekymre seg for at sengene er feil størrelse, fordi vi har sjekket det, eller, spesielt i fotball, at minibaren har blitt tømt fra rommet!»