Ook in duurzaamheid en Events geldt: meten is weten

ATPI Events over terugdringen van CO2-uitstoot

De ATPI Halo methode meten, reduceren en compenseren van de CO2-uitstoot is voor ATPI Travel inmiddels een vast onderdeel van de workflow. Maar ook bij ATPI Events staat dit hoog op de agenda. En dat is een complex verhaal, want er zijn nogal wat factoren van belang bij het organiseren van een evenement. Hoe meet je nauwkeurig de uitstoot van al die onderdelen? En wat kun je daar vervolgens mee doen? Collega Janneke van Aartrijk, Program Manager Sustainability van ATPI Events legt uit wat daar allemaal bij komt kijken.

“Als we de wereld een beetje beter willen achterlaten, moeten we allemaal ons uiterste best doen en verantwoorde keuzes maken die onze impact verminderen.” Dit is de basisgedachte, aldus Janneke, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Ze legt uit: “Dan volgt meteen de vraag: hoe gaan we dat zo goed mogelijk doen? Bij ATPI hebben we daar gelukkig al flink wat ervaring in opgedaan bij Travel. Samen met een partner die gespecialiseerd is in het nauwkeurig meten van de CO2 uitstoot, Thrust Carbon, hebben zij voor Events al een basis neergelegd. Die basis is meten, reduceren en ‘offsetting’, ofwel compenseren. Dus laten we beginnen met meten, hoe doen we dat eigenlijk?`”

Data is de basis

Dat meten gebeurt niet ‘live’ met een gasmeter achter de uitlaat van de taxi of vliegtuigmotor, maar veel moderner: op basis van data. Daar is vanuit Travel al veel informatie over bekend. Janneke vertelt: “Van vluchten zijn inmiddels heel veel gegevens nauwkeurig mee te nemen in de berekening van de uitstoot per reiziger. Denk hierbij aan het type vliegtuig, de daadwerkelijk gevlogen route, de hoeveelheid passagiers en bagage, de weersomstandigheden en ga zo maar door. Deze manier van meten hebben we nu samen met Trust Carbon uitgebreid in een tool naar andere factoren waarmee we bij Events te maken hebben. Vervoer op locatie bijvoorbeeld: wat is de afstand van luchthaven naar hotel en event-locatie? Hoeveel gasten vervoeren we tegelijkertijd? Hoe groot is de locatie? Hoeveel energie kost het om die te verwarmen of koelen? Hoe zit het met catering? Waar komen de producten vandaan? Van lokaal of ver weg? Is er een buffet of service tot op het bord? Hoeveel wordt er weggegooid? Is er vlees, vis, vegatarisch of veganistisch voedsel? Door de continu verbeterde rekenmodellen van Thrust Carbon in de CO2 Events Calculator, kunnen we steeds nauwkeuriger meten wat de CO2-impact is.”

Adviseren

Met de tool is het mogelijk om ook voor een deel vooraf al in kaart te brengen hoeveel CO2 er tijdens een event wordt uitgestoten. Maar wat doe je vervolgens met die cijfers? Janneke: “Als we al die gegevens in de CO2 Events calculator verwerken, kunnen we op verschillende onderdelen de uitstoot aflezen. Met die gegevens gaan we naar de klant. Dan kunnen we heel praktisch advies geven. Is het bijvoorbeeld een optie om een welkom op de luchthaven te creëren? Zodat we een volle bus hebben om naar het hotel te gaan? Gaan we in zee met een cateraar die uitsluitend lokale producten gebruikt? We merken dat onze klanten dat steeds meer gewend zijn, en er zelfs om vragen. Ook de wetgeving in de EU zet duurzaamheid in een stroomversnelling: bedrijven zijn in 2025 verplicht om te rapporteren over hun emissies en over reductie- en compensatieprogramma’s. Dan is het fijn om samen te werken met een partner als ATPI, die dat gedeelte compleet uit handen kan nemen.”Met het advies aan de voorkant van het event, houdt de bijdrage van ATPI niet op. Janneke legt uit: ‘Na het event volgt natuurlijk altijd een evaluatie en dat geldt ook voor de meting van uitstoot. Ook tijdens het event houden we die bij, bijvoorbeeld door last-minute wijzigingen mee te nemen in de berekening. Omdat er altijd wel elementen zijn die niet volledig gemeten kunnen worden, zoals, zoals misschien een leverancier die op het laatste moment nog een extra ritje maakt, of een taxi voor een gewijzigde vlucht, nemen we altijd een extra buffer van 5% op het totaal van de uitstoot mee. Dat levert een Carbon Footprint Impact Report op: voor een volgend event is dat de basis voor een nóg betere inschatting.”

Compenseren

Een event neerzetten zónder uitstoot is misschien niet haalbaar, maar je kun de uitgestoten C02 wel compenseren. Daarvoor is ATPI HALO in het leven geroepen, duurzame projecten die over de hele wereld bijdragen aan opname of reductie van CO2, zoals de aanplant van bos en regenwoud, het bouwen van windmolens en introduceren van duurzame ovens in ontwikkelingslanden. En er komen meer projecten bij. Janneke: “Nieuw is dat onze klanten ook kunnen investeren in duurzame vliegtuigbrandstof. Hoe je het ook bekijkt, vliegen zorgt voor verreweg het grootste deel van de uitstoot van een event. Verantwoord vliegen staat dus hoog op de agenda, investeren in duurzamere brandstof helpt daarin mee om de footprint van het evenement te verkleinen. En data en slimme boekingssystemen helpen ons bij het maken van de beste keuze. Zo krijgen we hulp van moderne technologie om de uitstoot op bijna álle onderdelen van ons werk omlaag te krijgen.”

Champions League Finale 2023: Istanbul

“Een mooi voorbeeld van ons werk: voor onze klant, een grote bierbrouwer, hebben we onlangs een rapport opgeleverd naar aanleiding van hun activiteiten tijdens de Champions League Finale in Istanbul.” vertelt Janneke. ‘Om achteraf een analyse te maken van de events van onze klant tijdens zo’n grote finale, is een behoorlijke uitdaging. We konden niet beschikken over gegevens die we vooraf al hadden uitgezocht, dus dan ga je alle bewegingen en events en betrokken leveranciers, zorgvuldig nalopen. Gelukkig hebben we op basis van data heel veel kunnen verzamelen, zelfs tot aan de specifieke weersomstandigheden van de vluchten van hun gasten. Het was een flinke klus, maar we hebben een mooie verantwoording en duidelijk Carbon Footprint Impact Report kunnen opstellen. Dan heb je een inzichtelijk document om over te praten. Welke keuzes zijn er gemaakt en wat is de impact daarvan? Wat was een alternatief geweest? Waar kunnen we de volgende keer op letten bij het uitkiezen van leveranciers? En soms is kiezen voor het meest duurzame alternatief geen optie, bijvoorbeeld als de veiligheid in het geding is. Om wachttijden te verkorten, moet je dan vaker rijden met taxi’s of shuttles. Zo zijn er talloze afwegingen, die je alleen kunt maken als je alle cijfers op een rij hebt.”

“We zijn enthousiast om samen te werken met ATPI Events om duurzaamheidsgegevens te verzamelen voor evenementenprogramma’s. We passen methodologieën toe op alle aspecten van het evenement, van het berekenen van het brandstofverbruik voor de vluchten van deelnemers tot aan het bijhouden van individuele consumpties, zoals kopjes koffie. We zorgen ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien, zelfs als specifieke gegevens ontbreken. Bovendien geven we evenementmanagers de mogelijkheid om gedetailleerd naar de gegevens te kijken wanneer zij dat willen. Na voltooiing van de berekeningen bieden we uitgebreide rapporten aan die een analyse bevatten van de duurzaamheid van het evenement, inclusief genomen maatregelen en mogelijke verbeteringen voor toekomstige evenementen.” Aldus Kit Aspen, Director Thrust Carbon.