Strategieën om waarde te maximaliseren en stijgende vliegticketkosten te overwinnen in zakenreizen

Het beheren van uitgaven voor vliegtickets en accommodatie is een constante uitdaging, gezien de stijgende vliegticketkosten en steeds veranderende leveranciersovereenkomsten. Om te belichten hoe ATPI, een wereldwijde leider in zakenreismanagement, uitblinkt in het verlagen van kosten en het optimaliseren van reisarrangementen voor zijn klanten, hadden we het voorrecht om met Muhammad Rafiq, Operations Director (Azië), te spreken. In deze Q&A onthult Rafiq de belangrijkste strategieën en deskundige inzichten die ATPI onderscheiden op het gebied van zakenreizen.

1. Hoe verlaagt ATPI de kosten voor vliegtickets voor onze klanten?

Een van de meest cruciale aspecten van zakenreismanagement is het minimaliseren van vliegticketkosten, vooral wanneer er sprake is van stijgende vliegticketkosten. ATPI bereikt dit door een veelzijdige strategie toe te passen. Rafiq legt uit: “Om de maximale waarde te halen, ligt onze belangrijkste strategie in het sluiten van solide overeenkomsten met leveranciers. Soms hebben onze klanten al een zakelijke overeenkomst met hun voorkeursluchtvaartmaatschappij, en treden wij op als hun vertegenwoordigers.” Voor klanten zonder een bestaande luchtvaartovereenkomst heeft ATPI directe overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen gesloten. Hun doel is duidelijk: kosten verlagen voor klanten bij ticketverkoop en hotelboekingen. Dit wordt bereikt door nauwgezette tracking van verkoopkansen, het monitoren van boekingen tot 40 uur voor vertrek, en het streven naar lagere prijzen voor vluchten en accommodaties. Sommige klanten schakelen ATPI zelfs uitsluitend hiervoor in, wat toegewijde middelen vereist.

2. Hoe volgt en optimaliseert ATPI hotel- en vliegticketkosten, vooral gezien de uitdagingen van fluctuerende prijzen?

Omgaan met fluctuerende hotel- en vliegticketkosten kan een enorme uitdaging zijn. ATPI heeft echter een systematische aanpak om dit probleem aan te pakken. Rafiq benadrukt: “We gebruiken gespecialiseerde tools en technologieën om kosten te volgen en te optimaliseren. Boekingen die niet overeenkomen met het laagst beschikbare vliegtarief activeren onze unieke kostenoptimalisatietechnologie.” Deze technologie dient als een controlepunt, wat een grondige beoordeling van de boeking teweegbrengt om te bepalen of verdere besparingen mogelijk zijn. Het proces is nauwgezet en evalueert of de huidige boeking echt de beste optie is of dat aanpassingen kunnen worden gedaan om de kosteneffectiviteit te verbeteren. Indien nodig grijpt het ATPI-team in, om ervoor te zorgen dat elke boeking overeenkomt met de meest voordelige prijsstelling. Het is een dynamisch proces dat ervoor zorgt dat klanten consequent profiteren van de meest kostenefficiënte opties die beschikbaar zijn.

3. Wat betreft leveranciersonderhandelingen en algemeen reismanagement, hoe benut ATPI de expertise van een reismanagementadviessteam?

De expertise van een reismanagementadviessteam is een hoeksteen van het succes van ATPI. Rafiq licht toe: “Als het gaat om leveranciersonderhandelingen en algemeen reismanagement, legt ATPI grote nadruk op de expertise van ons reismanagementadviessteam.” Met name richt het adviessteam zich op klanten die mogelijk geen duidelijk inzicht hebben in hun reisgegevens en -vereisten. Gedurende bijna een jaar heeft dit team een uitgebreide analyse uitgevoerd om de specifieke behoeften van de klant te identificeren. Dit omvat het onderzoeken van historische gegevens en het begrijpen van reispatronen.

Het adviessteam werkt ijverig om alle relevante gegevens te consolideren en op maat gemaakte aanbevelingen te formuleren. Deze aanbevelingen omvatten een reeks aspecten, van het optimaliseren van leveranciersrelaties tot het voorstellen van potentiële kostenbesparende maatregelen. Na ongeveer 9 maanden tot een jaar worden deze aanbevelingen succesvol geïmplementeerd in alle kantoren van klanten wereldwijd. De impact is aanzienlijk; klanten ervaren verhoogde efficiëntie en kosteneffectiviteit in hun reisarrangementen. Dit vertaalt zich in tastbare voordelen zoals een verbeterde prioriteitswachtlijststatus, loungetoegang, lagere tarieven, flexibele ticketdeadlines en VIP-services.

Door de inzichten en aanbevelingen van het reismanagementadviessteam te benutten, stroomlijnen ATPI-klanten niet alleen hun reisprocessen, maar ontgrendelen ze ook extra voordelen en privileges bij luchtvaartmaatschappijen. Het is een bewijs van de langetermijnwaarde die deskundig advies de organisatie en uiteindelijk de tevredenheid van de klanten oplevert.