Skip to content
Ondersteuning van Sportfederaties op Weg naar Milaan
Terwijl een groot internationaal wintersportevenement in Milaan nadert, richt de aandacht zich natuurlijk op de arena’s, het ijs en de momenten die elitecompetitie definiëren. Terwijl atleten zich richten op voorbereiding en prestatie, ontstaat er een andere prioriteit voor personeel, vrienden en familieleden die met de teams meereizen: er zijn, op tijd en zonder afleiding, voor de momenten die het meest belangrijk zijn.
Achter de schermen is al een complexe operatie gaande. Lang voordat de eerste wedstrijden beginnen, spelen reisplanning, accommodatiebeheer en constante coördinatie een cruciale rol bij het waarborgen dat geaccrediteerd personeel en dierbaren aanwezig, ondersteund en gefocust kunnen zijn op het ondersteunen van het team in plaats van het beheren van logistiek.
Om beter te begrijpen wat er nodig is om sportfederaties te ondersteunen tijdens een evenement van deze omvang, spraken wij met Kevin Perrin, Commercial Global Head of Sport, over hoe doordachte logistiek en realtime ondersteuning helpen om onzekerheid weg te nemen voor degenen die naar Milaan reizen.
Reizen ontworpen om families aanwezig te houden, niet bezorgd
Op het hoogste niveau van internationale sport gaat reizen voor personeel, vrienden en families over veel meer dan logistiek. Schema’s zijn gecomprimeerd, accommodatie is beperkt en sportschema’s kunnen met weinig voorafgaande kennisgeving wijzigen. Voor families in het bijzonder vertegenwoordigen deze reizen vaak zeldzame kansen om er persoonlijk bij te zijn voor bepalende momenten, momenten die niet herhaald kunnen worden.
“Onze rol is om reizen moeiteloos te laten aanvoelen, zelfs wanneer de realiteit erachter allesbehalve dat is,” legt Kevin Perrin uit. “Wanneer personeel en families zich geen zorgen maken over accommodatie, betalingen of last-minute wijzigingen gekoppeld aan evoluerende competitieschema’s, kunnen zij zich richten op wat werkelijk belangrijk is: aanwezig zijn en het team ondersteunen.”
Deze benadering strekt zich veel verder uit dan hotelboekingen. Het behelst het anticiperen op drukpunten, het navigeren door periodes van hoge vraag en het snel reageren wanneer schema’s wijzigen. Met de juiste ondersteuning kunnen degenen die reizen met vertrouwen bewegen, wetende dat de details worden afgehandeld, zodat niets in de weg staat van het delen van de ervaring terwijl deze zich ontvouwt.
Opereren onder realistische druk
Het ondersteunen van sportfederaties tijdens een groot evenement betekent werken in een omgeving waar verwachtingen hoog zijn en marges voor fouten klein. Reisplannen moeten flexibel blijven, communicatie moet helder blijven en oplossingen moeten snel worden geleverd wanneer omstandigheden veranderen.
“Op dit niveau is voorbereiding slechts de helft van het verhaal,” merkt Kevin op. “Je kunt elk scenario plannen, maar evenementen van deze omvang brengen altijd het onverwachte. Wat belangrijk is, is hoe kalm en effectief je reageert wanneer iets verschuift.”
In de aanloop naar Milaan vormt deze mentaliteit elke beslissing. Systemen worden stressgetest, workflows verfijnd en noodplannen klaar gehouden. Dicht bij de operatie blijven stelt ATPI-teams in staat om snel aan te passen zonder verstoring te creëren voor degenen die reizen.
Ervaring die belangrijk is wanneer het erop aankomt
Met bijna drie decennia ervaring in het ondersteunen van sportfederaties en grote internationale evenementen, begrijpt ATPI Sports Travel dat het belangrijkste werk vaak buiten het zicht gebeurt.
Terwijl personeel, vrienden en families zich voorbereiden om naar Milaan te reizen, blijft de focus consistent: onzekerheid verminderen, complexiteit absorberen en ervoor zorgen dat iedereen aanwezig kan zijn voor de momenten die het meest belangrijk zijn.
Want wanneer reizen naadloos werkt, staat niets in de weg van het samen delen van de ervaring.
