Milaan-Cortina 2026: Het ontwerpen van een Olympische ervaring

Het creëren van een ware Olympische Spelen-ervaring voor zakelijke gasten en officials vereist meer dan alleen het boeken van vluchten en hotels. Na Parijs 2024 begon ATPI met de voorbereidingen voor Milaan-Cortina 2026, waarbij op maat gemaakte evenementenprogramma’s werden ontwikkeld die cliënten in het hart van de actie plaatsten. De ervaring combineerde VIP-hospitality, live wedstrijden en de energie van een wereldwijd sportevenement, terwijl er een authentieke Italiaanse sfeer werd geboden die gasten zich nog lang na de Spelen zullen herinneren. Om te begrijpen hoe het programma tot stand is gekomen, spraken we met Karrel Cournoyer, Senior Manager en Team Lead bij ATPI’s Events & Incentives divisie, die de leiding had over het ontwerp en de uitvoering van het programma voor een officiële sponsor.

Van vroege concepten naar een volledig verfijnd programma

Karrels betrokkenheid bij Milaan-Cortina 2026 kwam voort uit een relatie die was opgebouwd tijdens eerdere Olympische Spelen, wat betekende dat de gesprekken begonnen met een gedeeld begrip in plaats van een blanco pagina. “Ik had al een goed gevoel bij wat voor hen het belangrijkst was, en we hebben de plannen stap voor stap samen opgebouwd.” Het werk begon meer dan een jaar van tevoren en evolueerde gaandeweg vele malen. De eerste ideeën kwamen van ATPI’s lokale partners in Italië en werden vervolgens verder ontwikkeld door feedback van de klant, praktische beperkingen en lessen die werden getrokken tijdens bezoeken ter plaatse. Elke reis hielp om ambitie te vertalen naar iets waar gasten oprecht van zouden genieten. Terwijl de klant rechtstreeks samenwerkte met Olympische belanghebbenden om accommodatie, vervoer en toegang tot evenementen veilig te stellen, richtte ATPI zich op alles rondom de reis en de algehele ervaring. Vluchten, dagschema’s, activiteiten en zorgvuldig geselecteerde restaurants werden gepland om natuurlijk op elkaar aan te sluiten, zodat gasten de sfeer konden opsnuiven en van de Spelen konden genieten zonder na te hoeven denken over de logistiek erachter.

Anticiperen op verwachtingen tijdens een Olympische ervaring

Het ontwerpen van een op maat gemaakt programma voor de Olympische Spelen bracht unieke uitdagingen met zich mee, met name rondom beschikbaarheid. “De beschikbaarheid van activiteiten en restaurants was de grootste uitdaging,” legde Karrel uit. “Tijdens een evenement als de Olympische Spelen kan het lastig zijn om bevestigingen van leveranciers te krijgen, aangezien velen nog niet weten of ze hun locaties openstellen voor groepen.” Om deze onzekerheid te beheersen, bouwde het team flexibiliteit in het planningsproces in en hield het alternatieve opties achter de hand, zodat de kwaliteit nooit in het gedrang kwam en er toch aan de verwachtingen van de klant werd voldaan.

Hoe bezoeken ter plaatse de ervaring vormgaven

Karrel reisde tijdens de planningsfase naar Milaan en gebruikte haar bezoek om het programma in de praktijk te verfijnen. “Het bezoek aan Milaan draaide vooral om inspiratie en bevestiging; we waren nog opties aan het verkennen om te zien of de kwaliteit overeenkwam met wat we wilden presenteren,” legde ze uit. Een tweede bezoek door haar team was gericht op validatie, waarbij elk element opnieuw werd getest met een gemengde groep deelnemers. “We hebben de meeste elementen bevestigd, maar ook enkele verwijderd. Wanneer de kwaliteit niet op het niveau was dat we voor ogen hadden, kozen we ervoor om een optionele activiteit volledig te schrappen.” Gedurende het hele proces bleef balans centraal staan. “We wilden dat gasten zich enthousiast voelden, niet uitgeput, dus beperkten we de reistijd, varieerden we in activiteiten en lieten we ruimte om op adem te komen.” Aangezien veel deelnemers ervaren reizigers waren, gaf het team prioriteit aan authentieke ervaringen van hoge kwaliteit en onderscheidende diners in plaats van voorspelbare opties.

Uitvoering ter plaatse tijdens de Spelen

Tijdens de Spelen was Karrel ter plaatse om toezicht te houden op de uitvoering van aankomst tot vertrek. “Ik fungeerde als de verbinder tussen alle betrokkenen en zorgde ervoor dat de communicatie tussen de klantvertegenwoordigers, deelnemers en leveranciers soepel verliep. Ik was ook de bewaker van het programma, hield toezicht op verplaatsingen en zorgde ervoor dat alles volgens plan verliep.” Haar aanwezigheid in Milaan stelde ATPI in staat om snel te schakelen en problemen op te lossen voordat ze de gastervaring beïnvloedden.

Wat de reis onvergetelijk maakte

Vanuit Karrels perspectief werd de Olympische ervaring in Milaan niet alleen bepaald door de organisatie, maar door wat gasten voelden zodra ze arriveerden. “Het begint bij sport. Het kiezen van evenementen waar Canadese atleten een reële kans op succes hadden, zorgde voor onmiddellijke gedeelde emotie; gasten die elkaar net hadden ontmoet, juichten plotseling samen als oude vrienden. Dat is de magie van sport.” Kleine details deden er ook toe. Het onthouden van het favoriete dessert van een gast en dit later in hun kamer klaar laten zetten, kon net zo gedenkwaardig worden als het evenement zelf. En dan waren er de verrassingen. “Deze gasten hebben alles al gezien,” zei Karrel. “Door lokale kennis en onderzoek zocht het team naar ervaringen die mensen toch nog wisten te verrassen; dit zijn de momenten waar gasten over praatten tijdens de vlucht naar huis, en nog lang daarna. Uiteindelijk waren het niet de schema’s of de planning die mensen zich het meest herinnerden, maar de momenten die ze deelden terwijl ze in Milaan waren.”