Hoe mijnbouworganisaties hun reisprogramma op waarde kunnen testen

Ondanks het feit dat reizen een van de grootste druk legt op het budget en de middelen, blijven ze grotendeels onopgemerkt in de dagelijkse activiteiten van de mijnbouwindustrie – totdat het misgaat.

Als de reisschema’s niet kloppen en FIFO-personeel te laat ter plaatse is, lopen projecten vertraging op. Wat een naadloos onderdeel van de logistiek zou moeten zijn, wordt plotseling een enorme bron van stress, frustratie en kosten.

Kosten zijn cruciaal voor de mijnbouwsector. De wens om de reiskosten te verlagen is een van de belangrijkste motivaties voor veel mijnbouworganisaties om met een TMC te werken. Veel mijnbouworganisaties hebben echter ontdekt dat lage kosten niet noodzakelijk gelijk staan aan hoge waarde en hebben op de harde manier geleerd dat een succesvol reisprogramma een delicaat evenwicht vereist tussen kosten en procesefficiëntie.

Zodra een nieuwe reispartner is geïmplementeerd en uitgerold binnen je organisatie, hoe kun je er dan zeker van zijn dat je de meeste waarde blijft halen uit je reisprogramma?

De experts van ATPI Mining Travel hebben deze korte gids samengesteld, waarin de belangrijkste punten worden besproken om ervoor te zorgen dat je mijnbouworganisatie de beste waarde krijgt.

De sleutel tot het verkrijgen van waarde uit je reisprogramma

Een flexibel reisprogramma is essentieel als mijnbouworganisaties hun bredere bedrijfsdoelen willen bereiken en de meeste waarde uit hun TMC willen halen. Maar wat betekent flexibiliteit eigenlijk binnen de mijnbouwsector?

De omstandigheden in de mijnbouwindustrie kunnen veranderen, omdat de best voorbereide plannen onderhevig zijn aan politieke invloed, extreme weersomstandigheden, onvoorziene situaties en natuurlijk wereldwijde pandemieën. Daarom verwijst flexibiliteit naar het vermogen om snel op deze veranderingen te reageren met een minimale impact op de productiviteit en de kosten.

Een reiziger in een vliegtuig krijgen is één ding. Toch zijn er veel processen en regels “achter de schermen” rond locatievergunningen, certificeringen en reisvisa die in overweging moeten worden genomen. Het beheren hiervan vereist een ander niveau van expertise om de flexibiliteit en nauwkeurigheid van het reisprogramma te garanderen.

Een inflexibel reisprogramma kan onverwachte kosten met zich meebrengen, zowel op het vlak van productiviteit, efficiëntie als reisuitgaven. Een programma dat bijvoorbeeld de voorkeur geeft aan zo goedkoop mogelijke tarieven zou in totaal meer kunnen betalen als gevolg van de kosten die in rekening worden gebracht wanneer routes moeten worden gewijzigd.

Een echt flexibel reisprogramma moet het volgende omvatten:

Wereldwijde tariefsourcing

Als je samenwerkt met een reisaanbieder die internationale tarieven wereldwijd kan inkopen, heb je de beste kans om gunstigere tarieven te krijgen.

Door in zee te gaan met een specialist in reismanagement die gebruik kan maken van zijn wereldwijde inkoopkracht, krijgen mijnbouworganisaties toegang tot een grote verscheidenheid aan tarieven. Een TMC met wereldwijde kantoren die een groot aantal locaties bedienen, kan de beste lokaal geprijsde tarieven bieden, ongeacht waar de boeking vandaan komt. Je TMC moet ook sterke relaties hebben met wereldwijde leveranciers en expertise hebben op het gebied van vliegtarieven en benchmarking.

De totale reiskosten

Inzicht in de totale kosten van de reizen van je organisatie zal zorgen voor nauwkeurigere rapportage en budgetprognoses. Toch kan het een uitdaging zijn om deze informatie te verzamelen als je organisatie afhankelijk is van verschillende systemen en processen bij het beheren van reizen voor FIFO-werknemers.

Als je workflowbeheer- en reisboekingssystemen vindt die integreren met personeelsbeheer, salarisadministratie, HR en onkostentools, kun je gemakkelijker rapporteren over de totale reiskosten. Met toegang tot dit type gegevens zal je organisatie beter geïnformeerd zijn en het beste in staat zijn om gebieden te identificeren waar flexibiliteit kan worden verbeterd tegen de laagst mogelijke kosten.

Rapportage en analyse

Inzicht in hoe je organisatie vandaag reist is de beste manier om te voorspellen hoe het in de toekomst zal reizen.

Er is een immense hoeveelheid gegevens betrokken bij het reizen van FIFO-werknemers, die allemaal gemakkelijk toegankelijk moeten zijn voor strategische planning en kostenbesparende initiatieven. Het genereren van interne rapporten over elk aspect van de reislevenscyclus, inclusief maaltijden en kosten voor grondtransport, geeft je bedrijf meer controle over je tijd en uitgaven.