Hybride evenementen zijn een combinatie van een fysiek en een online evenement, vaak live plaatsvindend voor een beperkt publiek, met een breder publiek dat online deelneemt.
Een belangrijk element dat een hybride evenement onderscheidt van een webinar of livestream is interactie. Deelnemers thuis staan ook in contact met andere deelnemers of sprekers. De virtuele ervaring is gemodelleerd naar de ervaring van het live publiek, wat betekent dat als degenen die ter plaatse kijken lunch ontvangen, dezelfde lunch ook wordt bezorgd bij de deelnemers die thuis zitten.
Waarom nu?
De wereld is veranderd. Naarmate de tijd vordert, zullen live evenementen weer opschalen en de vraag is: hoe pak je dit aan? Je kunt natuurlijk collega’s, zakenpartners en/of klanten op locatie uitnodigen, maar het toevoegen van een online aspect biedt meer mogelijkheden.
Het kan zijn dat sommige gasten zich nog enige tijd nerveus voelen om persoonlijke evenementen bij te wonen, of je hebt misschien een lijst met internationale gasten die duurzamere keuzes willen maken als het om reizen gaat.
Ons plan voor hybride evenementen:
Digitaal voorbereidingsproces
Het digitale tijdperk biedt volop mogelijkheden om een uniekere draai te geven aan jouw evenement. Neem jouw gasten online mee naar meerdere locaties en laat ze deelnemen aan het besluitvormingsproces; loop door het centrum van Barcelona vanachter jouw laptop, laat jouw gasten kiezen uit diverse lokale activiteiten of organiseer een online kookworkshop met een chef-kok ter plaatse om te ‘proeven’…
Hybride evenementen op locatie
Het is momenteel een uitdaging om plannen te maken, aangezien een groot deel van de toekomst nog zo onzeker aanvoelt, en veel organisaties terughoudend zijn om middelen te besteden aan het plannen van een evenement dat geannuleerd zou kunnen worden.
Samenwerken met een gespecialiseerd evenementenbureau biedt je niet alleen een klankbord, maar ook een partner die jouw wensen kan samenvatten in een duidelijk en op maat gemaakt voorstel, inclusief transparante boekingsvoorwaarden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
‘Voor de zekerheid’ alternatieven
We hebben allemaal gezien hoe snel nieuwe reisbeperkingen en veiligheidsmaatregelen kunnen worden afgedwongen en velen van ons hebben ook gezien hoe snel dit geplande evenementen en vergaderingen kan ontsporen.
Dit kan ongelooflijk frustrerend zijn voor evenementenmanagers die op de hoogte zijn gebleven van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en alle verplichte documentatie hebben voltooid om ervoor te zorgen dat een evenement compliant is. Echter, rekening houden met een hybride eventualiteit gedurende het planningsproces betekent dat, als het ergste gebeurt, jouw evenement nog steeds in enige vorm kan doorgaan.
Voordelen van het organiseren van een hybride evenement:
- Bedrijfscultuur behouden – Betrokkenheid en sociale interactie tussen werkgevers en werknemers is belangrijk, vooral nu we allemaal vanuit huis werken.
- Een hybride evenement biedt flexibiliteit – Als onvoorziene omstandigheden zich voordoen, kan een hybride evenement eenvoudig worden omgezet naar een volledig digitaal evenement.
- Betrokkenheid van deelnemers – Het toevoegen van een digitaal element aan een live evenement opent meer mogelijkheden voor betrokkenheid, zoals peilingen en Q’s. Deelnemers ter plaatse kunnen met elkaar netwerken en deelnemers thuis ook.
Skip to content
