Oke pas op de plaats nu. Laten we onszelf eens observeren; we zijn allemaal aan het rennen, zowel de event manager en eventbureau. Waarom precies? Ja, de budgetten zijn kleiner dan voorheen, de leadtijden worden steeds korter – tot in extreme mate – opdrachtgevers doen veel zelf, maar bedenken onderweg dat bepaalde zaken toch echt door een eventbureau gedaan moet worden, omdat daar bepaalde expertise en ervaring zitten. Ook inmiddels eerder regel dan uitzondering: als event manager krijg je mooie tenders op het bureau met een strakke deadline van tien dagen. Ook voor de klant is het hollen of stilstaan. Veranderingen zijn er nu eenmaal, maar hoe gaan we daarmee om en bereiken we toch het gewenste resultaat?Namelijk dat de doelstellingen van de klant worden bereikt en daarmee ook de doelstellingen van het eventbureau?
Evenementen organiseren
Klanten hebben een groot aanbod waaruit zij kunnen kiezen: een meeting, een event, een incentive of congressen. En de corporate event manager wordt geacht het optimale resultaat te halen uit elke gebeurtenis. Return on Investment, de boodschap moet beklijven, de visie moet worden uitgedragen en de targets (sales, klanttevredenheid, KPI’s) moeten worden behaald.
Door de vaak kortere leadtijden lopen deze event managers tegen budgetkwesties aan. Hierdoor is het een bijna een onmogelijke taak om doelgroepen volledige aandacht te geven. Een balans vinden tussen aanbod, tijdsdruk, behalen van het gewenste resultaat gebiedt keuzes te maken. Ik zou opdrachtgevers daarom willen uitdagen ….
Nieuwe samenwerking tussen event manager en eventbureau
Wanneer een klant, samen met een passend eventbureau, meer aandacht zou hebben voor het traject als geheel. Dan zou de focus op de doelstelling, de boodschap, groter zijn. Die boodschap blijft vervolgens ook langer bij de doelgroepen hangen, aangezien er niet alleen meer aandacht voor is in het voor- en natraject, maar ook de wet van de herhaling geldt. Zo wordt de visie strategisch ingezet met het middel evenementen, in plaats van met one off’s die vaak een doel op zich zijn.
Een ander bijkomstig voordeel: klanten kunnen tussendoor ook evenementen inzetten (bijvoorbeeld voor een extra boost op targets bij tegenvallende resultaten), juist omdat het eventbureau als backbone van de corporate organisatie ook ad hoc is in te zetten. Zij kennen door de samenwerking het merk als geen ander, zijn dedicated en hebben hetzelfde DNA.
Efficient event management
Nog zoiets: budgetten worden minder snel overschreden. Door een langdurige samenwerking aan te gaan met focus op de strategische doelstellingen, zijn budgetten ruim van tevoren vastgesteld. Dat is natuurlijk anders wanneer steeds ‘ineens’ een event georganiseerd moet worden. Met als gevolg dat er ook onnodige kosten gemaakt moeten worden. Nog los van de inkoop die langer voorafgaand aan je evenement gunstiger zal uitpakken dan ad hoc kort voor de uitvoerdatum, niet alleen op prijsgebied maar tevens op voorwaarden. Ook daarom zou een zogenaamde campagne voor een langere periode efficiënter werken, zowel aan de voor- als aan de achterkant van het eventbureau.
En last but not least: Return on Investment is natuurlijk beter te duiden wanneer het om een lange termijn samenwerking gaat. Is die doelstelling daadwerkelijk behaald? De effecten van een standalone event zijn nu eenmaal lastiger te meten. Kortom; de waarde van evenementen wordt op alle aspecten vergroot door deze nieuwe(re) vorm van samenwerken. Voor de klant behoren de hit & runs tot het verleden en ook een eventbureau heeft daar baat bij zodat zij het optimale kan bewerkstelligen voor haar opdrachtgever.
Wil je meer weten over deze nieuwe manier van samenwerken tussen event manager en eventbureau? Neem contact op met Yolanda Logt!
Bron: Events.nl – Barbara van Baarsel
Schrijf je hier in voor de nieuwsbrief.
Skip to content
