Een reis van A naar B en terug boeken is een beheersbare taak, maar wat als meerdere reizigers vanuit D, H en K naar A moeten vliegen? En dan terugreizen naar Y? We zochten de expertise van een zakenreisexpert die al meer dan 18 jaar complexe zakenreizen boekt. In deze korte gids delen ze alles wat je moet weten om een soepel en stressvrij boekingsproces te behouden.
Wat is de meest complexe zakenreis of route die je ooit hebt geboekt?
“Ik voltooi meer dan 200 boekingen per maand, dus kom ik veel verschillende reizen en routes tegen. Het klinkt gek, maar soms zijn het de eenvoudigste routes die de gecompliceerde uitdagingen vormen. Het heeft te maken met het complete pakket: een vliegroute, een interessante prijs, strakke besparingen en de uitdaging om zoveel mogelijk aan de behoeften van de reiziger te voldoen. Natuurlijk zijn er routes die veel creativiteit vereisen, maar ik zie het altijd als een uitdaging om de puzzel zo goed mogelijk op te lossen. Ik kom ook soms speciale bagageverzoeken tegen, bijvoorbeeld bagage van zeelieden, of instrumenten en apparatuur voor artiesten of fotografen.”
Wat is de truc voor het boeken van complexe zakenreizen?
“De truc is om met creatieve en ‘out-of-the-box’ oplossingen te komen. We maken bijvoorbeeld gebruik van speciale tarieven die zijn vastgesteld voor ATPI Corporate Travel, partnerschappen tussen luchtvaartmaatschappijen – en natuurlijk onze eigen interne expertise. Zelfs ik weet niet alles, dus ik ben dankbaar dat ik gebruik kan maken van onze denktank, die bijvoorbeeld de route vanuit een ander perspectief bekijkt en daardoor met nog creatievere oplossingen komt. De voortdurend veranderende markten, tarieven en voorwaarden dwingen ons om te blijven zoeken en innoveren om steeds weer met de beste oplossingen te komen. En dat doen we met plezier. Wat gisteren nog mogelijk was, kan vandaag al verleden tijd zijn.”
Hoe zorg je ervoor dat een complexe boeking foutloos is?
“Verwijzen naar de offerte verduidelijkt hoe de gewenste reis eruit zal zien. Dit is een zeer belangrijke fase om zoveel mogelijk te weten te komen over de specifieke behoeften van de reiziger en waar je op moet letten. Als je de juiste vragen niet stelt, dan gaat het zeker mis. Daarnaast zoeken we altijd naar een alternatief om kosten en/of tijd te besparen. Door gebruik te maken van de expertise binnen ons bedrijf, betrekken we direct hun creativiteit en extra controle om zo foutloos mogelijk te werken. Bovendien geeft technologie ons toegang tot geautomatiseerde controles die zoekopdrachten nog nauwkeuriger uitvoeren dan mensen.”
De behoeften van reizigers veranderen. Wat heb je hierin gemerkt?
“De behoeften van reizigers veranderen voortdurend, de een meer dan de ander. Of je nu wel of niet met een bepaalde luchtvaartmaatschappij wilt vliegen, of misschien een notenallergie hebt, tot de wens om altijd aan de linkerkant van het gangpad te zitten. Deze pijlers leiden ons naar het ideale beeld van hoe de reiziger de reis zal ervaren. Reizigers zijn ook onafhankelijker geworden. Ze weten precies wat ze willen en zijn ook zeker van wat ze niet willen. Het zoeken naar de beste oplossing op internet hoort daar nu ook bij. Omdat veel websites gebruikmaken van stuntmarketing, is het voor ons een uitdaging om hetzelfde te doen of zelfs met een beter reisaanbod te komen.”
Welke kwaliteiten moet je hebben als zakenreisboeker?
“Communicatieve vaardigheden zijn erg belangrijk. Elkaar begrijpen. Dit geldt voor de relatie tussen de zakenreisagent en de boeker (meestal de secretaresse, maar soms ook de reiziger). Door samen te werken krijgt het beeld van wat de reiziger zoekt vorm. Creativiteit is een kwaliteit die, samen met productkennis, tot de beste resultaten kan leiden. Snelheid is goed, maar kwaliteit is beter. De nauwkeurigheid van het vak vertaalt zich in tevreden reizigers die hun behoeften en verzoeken durven uit te besteden aan de experts van het zakenreisbureau.”
Skip to content
