Deze Premier League voetbalclub heeft een lange geschiedenis, met meer topwedstrijden dan welke andere club dan ook. Voordat ze ATPI Sports Events als hun Travel Management Company (TMC) gebruikten, had de club een relatief onbeheerd zakenreisprogramma. Hun vorige agent
werkte offline met hen samen en er was aanzienlijke ‘lekkage’ en een gebrek aan inzicht in de uitgaven.
Ons doel was om alle eenvoudige point-to-point zaken naar een online platform te verplaatsen. We bespraken verschillende opties en vonden de beste oplossing voor hun behoeften. Daarnaast boden we een offline team om complexere boekingen en teamreizen te ondersteunen. De overstap naar een nieuwe TMC bood de club ook een goede gelegenheid om hun reisbeleid te herzien, en ATPI Sports Events werd gevraagd te helpen met benchmarking ten opzichte van vergelijkbare groepen.
De uitdaging
Onze eerste uitdaging was het overwinnen van de interne mindset en traditionele gefragmenteerde gedragspatronen. We moesten de houding veranderen van reizigers die dingen altijd op een andere manier hadden gedaan en hun eigen langdurige, gevestigde contacten hadden voor het boeken van reizen. We pakten dit snel aan door steun op bestuursniveau aan te bevelen om alle medewerkers de redenen voor de verandering en de voordelen die het voor het bedrijf zou opleveren, te communiceren.
ATPI SportsEvents communiceerde deze boodschap gezamenlijk tijdens training roadshows op locatie, waarbij leden van het serviceteam werden geïntroduceerd om ervoor te zorgen dat relaties konden worden opgebouwd, zowel met het offline team als met het e-commerce telefonische helpdeskteam. Degenen die verantwoordelijk waren voor het boeken van reizen kregen snel meer vertrouwen en maakten gebruik van de technologie die onmiddellijke beschikbaarheid en prijsvergelijkingen bood. Onze rol was om de reizigers en reisboekers te informeren dat we allemaal werken aan hetzelfde doel van efficiëntie en kostenbesparingen. We positioneerden onszelf als een facilitator, terwijl we hen nog steeds in staat stelden om lokale persoonlijke relaties te onderhouden.
De oplossing
Ons e-commerce team is tijdens kantooruren beschikbaar om individuen te begeleiden bij het gebruik van de online boekingstool. Onze klant introduceerde een beleid waarbij alle reizigers een profiel moeten hebben, wat zorgt voor de verplichte verzameling van informatie zoals telefoonnummers en paspoortgegevens – dit kan essentieel blijken in tijden van crisis. We hebben nu met succes sterke relaties opgebouwd binnen het bedrijf en een verscheidenheid aan serviceopties geïntroduceerd, variërend van VIP en ATPI Select tot mobiele apps.
ATPI 24/7, onze interne dienst buiten kantooruren, is waardevol gebleken in zowel toernooi- als zakenreisscenario’s. Het geeft een extra niveau van comfort dat ATPI Sports Events dag en nacht beschikbaar is, iets wat de club voorheen niet had.
Kostenbesparingen worden geregistreerd en dit heeft ons een goed inzicht gegeven in het gedrag van individuele boekers. Mogelijkheden om kostenbesparingen te maximaliseren worden ook benadrukt – dit wordt binnen het bedrijf gedeeld met nieuwsbrieven die de beste bespaarders feliciteren. We identificeerden ook de noodzaak om zorgplicht in overweging te nemen waarvoor de voetbalclub ten tijde van de implementatie geen voorziening had.
We hebben hen met succes van advies voorzien en geholpen bij het implementeren van een beleid en processen, evenals toegang geboden tot tools om deze behoefte effectiever te beheren.
Zichtbaarheid van reizigers is iets wat vaak over het hoofd wordt gezien door de boeker of de reiziger zelf bij het boeken van reizen. De club heeft echter gebruik kunnen maken van de ATPI Traveller Tracking tool die hen op elk moment laat zien waar hun reizigers zich bevinden, wat hen gemoedsrust geeft. . Deze robuuste aanpak heeft zijn waarde al bewezen binnen hun bedrijf, vooral gezien de ongelukkige toename van evenementen die specifiek gericht zijn op de sportwereld gedurende de afgelopen twee jaar.
Het resultaat
Na implementatie van de online tool ervoer de voetbalclub onmiddellijk kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie, hoewel de offline adoptiepercentages aanvankelijk over de hele linie laag waren vanwege een gebrek aan vertrouwen bij de boekers.
Door tijd door te brengen met de belangrijkste boekers, training te geven en vertrouwen op te bouwen, is de online adoptie gestaag toegenomen van maand tot maand, van 22% in januari tot 62% in december 2016. Specifiek heeft de online adoptie voor treinreizen de grootste stijging gekend, een toename van 21% in 2016 ten opzichte van 2015. Door reizigers te leren online te boeken, vroegboeking aan te moedigen en enkele reizen te combineren, zijn de gemiddelde kosten van treinkaartjes met 9% gedaald.
Skip to content
