Ontdek hoe ATPI Corporate Travel ervoor zorgde dat hun klant hun geplande projecten kon uitvoeren, evenals de bouw van tijdelijke ziekenhuizen, tijdens de coronapandemie.
De klant
Onze klant, een toonaangevende infrastructuurgroep met capaciteiten op het gebied van bouwdiensten, was essentieel voor de reactie van het Verenigd Koninkrijk op de pandemie van het coronavirus. Terwijl het land te horen kreeg dat het thuis moest blijven, moesten de sleutelmedewerkers van de cliënt blijven reizen.
Veel van de locaties en contracten van de klant bleven operationeel. Ze speelden onder andere een cruciale rol bij de bouw van de tijdelijke COVID-19 ziekenhuizen in het Verenigd Koninkrijk. Omdat veel van hun werknemers als belangrijke werknemers werden geclassificeerd, moesten ze reizen en van huis wegblijven om te kunnen werken.
De uitdaging
Ongeveer 500 werknemers van de organisatie hadden huisvesting nodig op meer dan vijftig locaties in het Verenigd Koninkrijk. Er waren echter beperkte opties vanwege hotelsluitingen, waaronder hotels in het hotelprogramma van de klant. De situatie werd nog moeilijker gemaakt doordat veel accommodaties hun online beschikbaarheid niet hadden bijgewerkt, waardoor de informatie misleidend en onnauwkeurig kon zijn. De situatie was veranderlijk, met hotels die op korte termijn sloten of heropend werden.
Er was ook duidelijke informatie nodig over de eetgelegenheden, aangezien alle hotelrestaurants en bijbehorende faciliteiten gesloten waren.
We werkten nauw samen met het hotel om ervoor te zorgen dat alles klaar en veilig was voor de aankomst van de gasten.
De oplossing
ATPI werkte snel aan een offline oplossing voor elke hotelboeking. Een team van drie reisadviseurs nam rechtstreeks contact op met hotels om te controleren of ze openstonden voor belangrijke werknemers en om hun geschiktheid te beoordelen. Voor elk pand verduidelijkte het team de voedsel- en drankopties die beschikbaar waren voor de belangrijkste werknemers, naast de reinheids- en veiligheidsprotocollen die de hotels hadden ingesteld om de veiligheid van hun gasten en personeel te garanderen.
Een van de reisadviseurs die werkte aan het boeken van accommodatie in de omgeving van Carlisle vertelde: “Veel hotels waren gesloten, maar het lukte ons om met een hotel te praten dat bereid was om voor ons open te gaan en we spraken een tarief af binnen het beleid voor vijfentachtig bednachten. We werkten nauw samen met het hotel om ervoor te zorgen dat alles klaar en veilig was voor de aankomst van de gasten. Het hotel stemde er onder andere mee in om een klein menu te verstrekken, zodat de sleutelmedewerkers in het hotel konden blijven om te eten. Samen hebben we serveertijden en menu’s voor de sleutelmedewerkers uitgewerkt.” Het team werkte ook samen met serviceflats om zelfstandige accommodatie aan te bieden als alternatieve optie, zodat de reizigers de mogelijkheid hadden om voor zichzelf te zorgen op de door hen gekozen locaties.
Dit was een langdurige procedure die tot drie keer langer duurde dan het boeken van een hotel of appartement in ‘normale’ tijden. Het was niet alleen een langer proces, maar ook een steeds belangrijkere uitdaging, omdat er sleutelfiguren nodig waren om veel vitale projecten met korte tijdschema’s te ondersteunen.
ATPI zorgde ervoor dat de reizigers van de klant over de juiste documenten beschikten om hun status als belangrijke werknemer te bevestigen, zodat ze probleemloos in het hotel konden inchecken.
Er werden dagelijks op maat gemaakte rapporten opgesteld om de infrastructuurgroep volledig inzicht te geven en hen in staat te stellen te controleren wie er reisde, waarheen, de reden voor de reis en de verblijfskosten.
Het resultaat
Onze klant bleef zijn geplande projecten uitvoeren en de bouw van tijdelijke ziekenhuizen ondersteunen tijdens de COVID-19 pandemie, met het vertrouwen dat ze veilige huisvesting kregen aangeboden en verzekerd waren voor hun belangrijkste werknemers in een extreem uitdagende tijd.
Skip to content
